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電算化會(huì)計(jì)賬簿的變化及風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策論文
[摘要] 電算化會(huì)計(jì)帳簿相對(duì)于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)帳簿而言，改變了數(shù)據(jù)的輸入方式、處理方式、存儲(chǔ)方式記方法，但它存在因開發(fā)與設(shè)計(jì)軟件不嚴(yán)格、業(yè)務(wù)操作不當(dāng)和使用管理不規(guī)范而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。其防范為：加強(qiáng)軟件購(gòu)置與開發(fā)的管理，加強(qiáng)操作程序控制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入與輸出管理，加大檢查監(jiān)督力度。
[關(guān)鍵詞] 電算化會(huì)計(jì) 賬簿變化 風(fēng)險(xiǎn)分析 防范對(duì)策
一、電算化會(huì)計(jì)賬簿的變化
(一)改變了數(shù)據(jù)輸入方式
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)賬簿主要是根據(jù)審核無(wú)誤的憑證，逐筆或匯總記錄在會(huì)計(jì)賬簿上，登賬工作繁瑣復(fù)雜，易于出錯(cuò)。電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)賬簿的記錄直接取決于數(shù)據(jù)采集端口的原始單據(jù)或記賬憑證，而原始數(shù)據(jù)的采集與輸入形式已大為擴(kuò)展，如人工鍵盤錄入，磁盤、光盤、U盤等磁介質(zhì)導(dǎo)入，遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)收集與傳輸，輸入方式呈現(xiàn)出迅速、開放、多元、高效的特點(diǎn)。
(二)改變了數(shù)據(jù)處理方式
在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算程序中，采用平行登記方法的總分類賬與明細(xì)分類賬的登記是一項(xiàng)原理簡(jiǎn)單而核算過(guò)程繁雜的工作。實(shí)行電算化后，賬簿數(shù)據(jù)的整個(gè)處理過(guò)程分為輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)基本采用集中處理的方式，即多個(gè)子系統(tǒng)采集原始憑證信息，記賬憑證一次輸入或生成，各種賬表數(shù)據(jù)在記賬憑證分錄庫(kù)的基礎(chǔ)上派生形成。數(shù)據(jù)的運(yùn)算與歸集高度依賴于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)操作，賬賬、賬證之間的對(duì)賬環(huán)節(jié)也不復(fù)存在，數(shù)據(jù)處理呈現(xiàn)出一體化傾向。
(三)改變了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)賬簿以紙介質(zhì)存儲(chǔ)方式保留會(huì)計(jì)信息與管理會(huì)計(jì)信息。在計(jì)算機(jī)方式下，賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在憑證文件、匯總文件等數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，以電磁介質(zhì)作為會(huì)計(jì)信息的存貯載體，還可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤、內(nèi)存、磁帶等磁介質(zhì)與光盤等電介質(zhì)上，需要時(shí)可以通過(guò)打印機(jī)輸出紙介質(zhì)賬簿。原始數(shù)據(jù)的輸入端口、高度依存的電算化軟件系統(tǒng)、易隱藏信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，成為影響電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)賬簿風(fēng)險(xiǎn)的三大主要因素，這些因素不僅引起了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)賬簿外在形式的變化，而且?guī)?lái)了會(huì)計(jì)賬簿實(shí)質(zhì)性的變革。
(四)改變了數(shù)據(jù)登記方法
傳統(tǒng)賬簿中，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的登記按會(huì)計(jì)六大要素分別設(shè)置資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)六大賬戶，并設(shè)置總分類賬和明細(xì)分類賬。而在電算化會(huì)計(jì)賬簿中，所有賬戶都被賦于一個(gè)科目號(hào)，科目號(hào)的第一位用于標(biāo)志這個(gè)會(huì)計(jì)科目的大類別，如資產(chǎn)類為1、負(fù)債類為2、權(quán)益類為3、成本類為4、損益類為5,前三位用于標(biāo)志總賬的會(huì)計(jì)科目，如現(xiàn)金是101、銀行存款是102,這樣就可以方便的進(jìn)行總賬、明細(xì)賬、日記賬等各種賬目的處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)出一門(都出自憑證)，數(shù)據(jù)共享的特點(diǎn)�？偡诸愘~和各級(jí)所屬明細(xì)分類賬也不再是一種重復(fù)平行的關(guān)系，而演化為一次登記，逐級(jí)共享的關(guān)系。
二、電算化會(huì)計(jì)賬簿帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)
(一)開發(fā)和設(shè)計(jì)軟件不嚴(yán)格帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)
目前，國(guó)家對(duì)財(cái)務(wù)軟件研發(fā)環(huán)節(jié)沒(méi)有嚴(yán)格、有效的限制性法律條款制約，對(duì)財(cái)務(wù)軟件推廣環(huán)節(jié)也沒(méi)有強(qiáng)有力的市場(chǎng)準(zhǔn)入制度保護(hù)。一方面，一些軟件企業(yè)為打開市場(chǎng)，追求市場(chǎng)占有率，滿足少數(shù)企業(yè)的不正當(dāng)需要，在“反審記”、“反記賬”、“反結(jié)賬”、“修改數(shù)據(jù)庫(kù)”、“刪除操作日志”等方面為企業(yè)大開“綠燈”,為少數(shù)企業(yè)和人員違反會(huì)計(jì)法規(guī)提供了可乘之機(jī)。另一方面，在軟件研發(fā)過(guò)程中，由于研發(fā)人員考慮問(wèn)題不十分全面，也給犯罪分子以可乘之機(jī)。
(二)業(yè)務(wù)操作不規(guī)范造成的風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)代化管理工具代替了陳舊落后、繁瑣的手工核算，但是企業(yè)管理者的管理理念沒(méi)有轉(zhuǎn)變，嚴(yán)格而科學(xué)的管理往往只停留在形式上。同時(shí)，由于國(guó)家缺乏對(duì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)賬簿存儲(chǔ)介質(zhì)的嚴(yán)格規(guī)定，其原始性與可靠性無(wú)法得到保證，電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入、修改大為便捷，出現(xiàn)了“無(wú)痕跡修改”、“瞬時(shí)刪除”、“快速拼湊”等行為現(xiàn)象，極大地破壞了會(huì)計(jì)賬簿信息的原始性、真實(shí)性和完整性。濫用或盜用操作密碼進(jìn)行操作的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，也給賬簿數(shù)據(jù)帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。
(三)使用管理不規(guī)范帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)
由于國(guó)家對(duì)財(cái)務(wù)軟件及其安裝環(huán)境、存貯方式都缺乏明確的規(guī)定，例如，有些企業(yè)沒(méi)有用于會(huì)計(jì)核算的專用計(jì)算機(jī)，使財(cái)務(wù)軟件與其他的應(yīng)用軟件交錯(cuò)在一起，不利于會(huì)計(jì)信息的專門監(jiān)管;對(duì)計(jì)算機(jī)維護(hù)不當(dāng)、操作失誤等，也給賬簿管理帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，服務(wù)器是數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)介質(zhì)，也是電算會(huì)計(jì)賬簿的重要組成部分，有些企業(yè)由于種種原因，為達(dá)到某些目的，采取隱匿服務(wù)器、跨地域存放服務(wù)器、以代理形式設(shè)置服務(wù)器等方式，造成會(huì)計(jì)賬簿的不完整和數(shù)據(jù)信息風(fēng)險(xiǎn)。
三、電算化會(huì)計(jì)賬簿的風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策
(一)加強(qiáng)軟件購(gòu)置及開發(fā)的管理
應(yīng)懲治財(cái)務(wù)軟件開發(fā)商的違規(guī)開發(fā)、違規(guī)推廣問(wèn)題，切實(shí)保證財(cái)務(wù)軟件遵從會(huì)計(jì)及審計(jì)法律法規(guī)用戶購(gòu)置系統(tǒng)軟件應(yīng)是經(jīng)過(guò)實(shí)踐應(yīng)用并被證明是安全可靠的，購(gòu)置的會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件必須是經(jīng)財(cái)政部門評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的并有詳細(xì)的操作說(shuō)明的。單位自行開發(fā)研制會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件的必須進(jìn)行全面深入的調(diào)查，科學(xué)系統(tǒng)地分析和設(shè)計(jì)，開發(fā)、研制過(guò)程一定要規(guī)范，開發(fā)、研制出的軟件必須符合財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。開發(fā)、研制出的軟件在投入運(yùn)行前必須經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門的評(píng)審、鑒定，軟件的有關(guān)文檔資料必須齊全。在正式運(yùn)用前應(yīng)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，防止研制人員由于考慮問(wèn)題不全面而出現(xiàn)偏差。
(二)加強(qiáng)操作控制會(huì)計(jì)電算化
操作應(yīng)嚴(yán)格遵循會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行，在會(huì)計(jì)軟件中設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和失誤操作的控制程序，如違反操作規(guī)程和操作時(shí)間應(yīng)及時(shí)予以提示和制止。建立操作日志制度，計(jì)算機(jī)程序中應(yīng)對(duì)所有操作留有記錄，包括操作時(shí)間、操作人員姓名、操作內(nèi)容等。對(duì)日記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可進(jìn)行修改或逆操作程序，要修改必須通過(guò)編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記來(lái)更正，以保證賬簿數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。
(三)加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入(出)管理電算化
會(huì)計(jì)系統(tǒng)主要是由數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸出三個(gè)部分構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中，應(yīng)預(yù)測(cè)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能性，考慮系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中是否該在實(shí)現(xiàn)各個(gè)功能時(shí)嵌入相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，而嵌入的內(nèi)部控制措施是否發(fā)揮作用。對(duì)于一些潛在的可預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)考慮是否該在系統(tǒng)中采取預(yù)防措施，對(duì)不可預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)考慮是否留有系統(tǒng)空間等，由此保證各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確有效和賬簿數(shù)據(jù)的安全完整。
(四)加大檢查監(jiān)督力度
要健全企業(yè)內(nèi)部定期檢查監(jiān)督制度，對(duì)會(huì)計(jì)賬簿資料定期檢查，主要檢查電算化賬務(wù)處理是否正確，是否遵照會(huì)計(jì)法規(guī)行事，審核費(fèi)用簽字是不是符合本單位的內(nèi)部控制要求，憑證附件是否完整等另外，計(jì)算機(jī)犯罪具有智能化、隱蔽化的特點(diǎn)。因此，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)法制建設(shè)，加大網(wǎng)上執(zhí)法力度，對(duì)不法分子的不法行為進(jìn)行打擊以起到震懾作用的任務(wù)勢(shì)在必行。同時(shí)還應(yīng)配備殺毒軟件，定期或不定期地查殺病毒�？傊�，在電算化會(huì)計(jì)下，賬簿風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，但只要我們正視各種風(fēng)險(xiǎn)并認(rèn)真分析，積極采取正確有效的措施進(jìn)行嚴(yán)密地風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防，那么電算化下賬簿的風(fēng)險(xiǎn)是完全可以控制和減少的。
參考文獻(xiàn)
[1]艾文國(guó)。會(huì)計(jì)電算化
[2]黃秋濤。會(huì)計(jì)電算化下審計(jì)的發(fā)展
[3]李巖。會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中的思考
[4]田震。淺談會(huì)計(jì)電算化在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題
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