會計電算化下的會計內(nèi)部控制論文
摘要：會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢，主要分析會計電算化對會計業(yè)務內(nèi)部控制的影響，并提出了在會計電算化下如何加強和完善會計內(nèi)部控制制度題目，以確保單位實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運行。
關鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制
控制與會計是不可分割的。內(nèi)部控制是單位為進步會計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全和完整，確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序，包括內(nèi)部治理控制和內(nèi)部會計控制。會計電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計控制的特殊形式。財政部頒布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》中指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施”。
1會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響
在計算機會計中，由于會計處理高度集中在計算機內(nèi)部，其處理高度自動化，而且會計信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)，因此，與手工核算相比內(nèi)部控制發(fā)生了很大變化。
（1）內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。
手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同，我們通過以下分析了解會計電算化核算下會計內(nèi)部控制形式的變化。
會計電算化工作流程:
原始憑證→授權批準→財務審核→對合格憑證進行憑證輸進(制單)→電算審核→機系統(tǒng)處理→賬表輸出。
從以上工作流程可以看出,會計電算化后，會算帳務的集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸進由會計職員操縱外,經(jīng)濟業(yè)務的記錄和加工、會計報表的天生和查詢等工作都可以通過計算機完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計算機會計中沒有存在的必要。比如，編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬明細賬進行平行登記、賬賬核對、賬證核對等，在會計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失往了其真正的意義。其次，手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中將移進計算機系統(tǒng)內(nèi)部，通過計算機程序體現(xiàn)出來。如，記賬憑證的借、貸平衡效驗；賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查；各核算業(yè)務模塊間數(shù)據(jù)的核對；報表數(shù)據(jù)的鉤稽關系檢查、會計平衡的等式的檢查等等。
因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度,在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。
�。�2）內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變。
電算化會計系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng)，再加之計算機系統(tǒng)更具隱蔽性，因此，其控制的內(nèi)容更加復雜。大致可以概括為以下幾方面：計算機會計職員的重新分工和新的內(nèi)部牽制；系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)資料文書化控制；系統(tǒng)的組織和操縱治理控制；系統(tǒng)的輸進控制、處理控制和輸出控制。
�。�3）內(nèi)部稽核機制發(fā)生變化。
手工會計信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟業(yè)務的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴格遵循有關的制約監(jiān)視機制進行操縱，如業(yè)務經(jīng)辦與授權批準、收付款項與會計記錄的分離等，必須經(jīng)過嚴格的審核復查機制，會計職員之間的聯(lián)系是直接，因而很自然地形成嚴密的內(nèi)部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)視等重要措施的實施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。實行電算化后，由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續(xù)都由計算機自動處理同一執(zhí)行，會計工作的分工、崗位職責、權限也發(fā)生了變化，很多業(yè)務處理程序被大大簡化，會計職員無法直接參與和控制，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，其審查、稽核機制被削弱。
�。�4）內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化。
在電算化環(huán)境下,除了人這個執(zhí)行控制的主體外,很多內(nèi)部控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)。因此,在計算機會計中，控制的重點已不再僅僅是人，而變成了第一，人工處理控制；第二，原始數(shù)據(jù)進進計算機控制；第三，會計信息輸出控制；第四，人機交互處理控制；第五，計算機系統(tǒng)之間連接控制等多方面。
�。�5）會計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變。
在手工會計核算下，會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì)，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。會計數(shù)據(jù)所用可見的文字、符號直接記錄在紙上，紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計職員所熟悉的會計證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則輕易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征。這種方式有較好的直觀性，各不相同的字跡也可作為控制的手段。
但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)以肉眼無法識別的形式被直接存儲在磁盤或光盤上，很輕易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失往了直觀性。手工會計信息系統(tǒng)中易于辨認的審計線索如字跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會計記錄其勾稽關系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上，不宜實施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很輕易被改動，由于在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務記錄的“原件”。電磁介質(zhì)易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的題目。
從以上分析可以看出,會計電算化使會計內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列變化，很多傳統(tǒng)的會計控制方式消失了。就目前我國會計電算化的應用現(xiàn)狀來看,大部分還停留在一般應用水平上,人們對于職員職責分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護等方面的重要性往往熟悉不足，這就迫使電算化會計信息系統(tǒng)必須建立嚴格的內(nèi)部控制制度。
2會計電算化下會計內(nèi)部控制的對策與措施
國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內(nèi)控制度是非常有必要的，嚴格的內(nèi)部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證，此外，有助于防止違法行為的發(fā)生。
（1）明確職責分工，加強組織控制。
由于會計電算化知識與功能的相對集中，必須制定相應的組織和治理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。
職責分工首先是將電算化部分與用戶部分的職責相分離。用戶部分指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部分或職員。在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務授權、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部分內(nèi)部的職責分離。
所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在系統(tǒng)中的各類職員之間進行分工，并以相應的治理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)視和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
電算化部分內(nèi)部必須把職責分工同組織控制相結合，以實現(xiàn)職權分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。會計電算崗位可分為計算機會計主管、軟件操縱、出納職員、審核記帳、系統(tǒng)維護、電算審查和數(shù)據(jù)分析、檔案治理等崗位，同時要明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責,督促工作職員及時保證工作的完成并做好相應的紀錄,保證工作質(zhì)量、杜盡舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作職員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外,還應該保證按照不相容業(yè)務相分離的原則,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一人或一個部分經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個部分承擔。如審核記賬員崗位不得由出納職員兼任,也不得審核自己輸進的憑證。同時規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)職員和維護職員不能兼任系統(tǒng)操縱員和治理職員等。進行這種職責分工的目的，是盡可能在電算化部分內(nèi)部保持不相容職能（如業(yè)務授權、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。內(nèi)部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，通過進行內(nèi)部職責分工，以補救會計電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計算機舞弊的可能性。
�。�2）加強會計核算控制。
會計核算結果是會計猜測、決策、分析的基礎。會計核算控制是防范和化解會計核算風險的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關，必須保證業(yè)務處理正當、有效，賬務處理的正確性、規(guī)范性，做到數(shù)據(jù)真實、完整和安全。會計核算控制內(nèi)容應包括：原始憑證經(jīng)過審查，在錄進處理前一切經(jīng)濟業(yè)務處理必須經(jīng)過相應的權級審批，簡明、正確、完整地填制與錄進。不正確的業(yè)務更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴格按規(guī)定進行，嚴格執(zhí)行復核制度，充分保證計算機賬務處理不錯穩(wěn)定。會計數(shù)據(jù)輸出必須進行嚴格審核并簽章，無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細核對輸出的賬務憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是否一致。
（3）加強操縱程序的控制。
會計電算化除了軟件對操縱方面作了一定的內(nèi)部控制設計以外，單位制訂并嚴格操縱治理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行，同時，也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。
會計電算化操縱應嚴格遵照會計業(yè)務和處理流程進行，會計電算化系統(tǒng)操縱治理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用治理、上機操縱規(guī)程、帳務處理程序,這些規(guī)定是為了保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠的運行,保證所有進進會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實、有效。
操縱治理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項：
1）操縱職員的工作職責和工作權限。
2）預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸進計算機的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關審核職員審核并簽章后才能輸進計算機等。
3）預防已輸進計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸進計算機的憑證需由審核職員核對并簽章后方可登記機內(nèi)賬簿等。
4）建立必要的上機操縱記錄制度。如規(guī)定用操縱日志的形式記錄天天的上機操縱內(nèi)容等。此外，在會計軟件中還應設置防止重復操縱、遺漏操縱和誤操縱的控制程序。
�。�4）加強系統(tǒng)安全控制。
加強系統(tǒng)控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。主要的控制措施包括：明確規(guī)定上機操縱職員對會計軟件的操縱工作內(nèi)容和權限，杜盡未經(jīng)授權職員操縱會計軟件，防止會計職員越權使用軟件；操縱職員身份的密碼控制；操縱職員離開機器時，應執(zhí)行相應的命令退出會計軟件；設置接觸與操縱的日志控制，各單位應根據(jù)本單位的實際情況，設專人保存上機操縱記錄進行“日志治理”；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查；工作環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行，主要包括：機房環(huán)境保護，保護性設備配備，以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計算機機房應采用單獨專門供電系統(tǒng)，并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機房環(huán)境安全。
（5）加強會計檔案控制。
實現(xiàn)會計電算化后,會計檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。
會計檔案治理制度應包括以下內(nèi)容:
�、賹嵭袝嬰娝慊蟮臅嫏n案以計算機打印的書面形式保存，保存的有關規(guī)定按《會議檔案治理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
�、谌讜嬰娝慊到y(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。
�、弁咨票９艽嬗袝嬓畔⒌拇判裕ü猓┙橘|(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規(guī)定存有會計數(shù)據(jù)的磁盤應存放在防潮防磁的容器內(nèi)等。
�、芸茖W規(guī)定會計檔案的有關權限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應經(jīng)有關職員批準等。
�、荼ＷC會計檔案安全與完整的措施。
對會計電子信息檔案還應按照財政部頒布的《會計電算化治理辦法》的規(guī)定進行治理，并通過以上制度的執(zhí)行以保證會計資料的安全完整。
�。�6）加強內(nèi)部審計。
內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強化內(nèi)部會計監(jiān)視的制度安排。在會計電算化中,由于是“人機”對話的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面:
(1)對會計資料定期進行審計,檢查電算化會計賬務處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定,審核用度簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整;
(2)審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時調(diào)整;
(3)監(jiān)視數(shù)據(jù)保存方式的安全、正當性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;
(4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞。
總之，發(fā)展會計電算化，是實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化及促進改革的重要保證。加強會計電算化的內(nèi)部控制，有利于各單位更好地組織會計工作，為單位決策提供正確、及時的會計信息，進步企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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