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出納崗位認知分析論文
摘要:出納員是貨幣資金內(nèi)部控制的關鍵崗位,明確其職責,加強對其的制衡,對于保證企業(yè)貨幣資金的安全完整,有著十分重要的意義。
關鍵詞:出納;會計工作;崗位
出納工作是會計工作的一個重要崗位,關系到貫徹執(zhí)行國家政策和規(guī)章制度,關系到每個員工的親身利益,也顯示出財務會計職員的精神文明和職業(yè)道德水準。
1出納的概述
1.1出納的含義
作為會計術語的出納,通常是指出納工作。出納工作,顧名思義,出即支出,納即收進。出納工作是治理貨幣資金、票據(jù)、有價證券進進出出的一項工作。具體地講,出納是按照有關規(guī)定和制度,辦理本單位的現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關賬務,保管庫存現(xiàn)金、有價證券、財務印章及有關票據(jù)等工作的總稱。
1.2設置出納崗位的原因
現(xiàn)金作為一種特殊的商品,是人們最為關心和渴求的一種財富;現(xiàn)金作為資本的一個組成部分,又是活動性最強、性能最活躍的一種活動資產(chǎn),可以說誰得到了它,誰就得到了物質(zhì)財富。所以現(xiàn)金不同于其他資產(chǎn),在治理和核算上需要有一種極為嚴密的手續(xù),要有相互監(jiān)視和制約的手段,從而保證其安全完整和不受損失,這就要求在日常工作中建立和完善現(xiàn)金核算和現(xiàn)金治理制度。這一制度最明顯的特點,就是在核算和治理中要求賬錢分管:一部分財會職員(會計員)分管賬目(指現(xiàn)金總賬,或稱總賬中的現(xiàn)金科目);一部分財會職員(出納員)具體分管現(xiàn)金的收、付、存,以互相配合、互相制約,共同治理好現(xiàn)金的核算和治理工作。
1.3出納職員的含義
從廣義上講,既包括會計部分的出納工作職員,也包括業(yè)務部分的各類收款員(收銀員)。收款員(收銀員),從其工作內(nèi)容、方法、要求,以及他們本身應具備的素質(zhì)等方面看,與會計部分的專職出納職員有很多相同之處。他們的主要工作是辦理貨幣資金和各種票據(jù)的收進,保證自己經(jīng)手的貨幣資金和票據(jù)的安全與完整;他們也要填制和審核很多原始憑證;他們同樣是直接與貨幣打交道,除了要有過硬的出納業(yè)務知識以外,還必須具備良好的財經(jīng)法紀素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。所不同的是,他們一般工作在經(jīng)濟活動的第一線,各種票據(jù)和貨幣資金的收進,特別是貨幣資金的收進,通常是由他們轉(zhuǎn)交給專職出納的;另外,他們的工作過程是收進、保管、核對與上交,一般不專門設置賬戶進行核算。所以,也可以說,收款員(收銀員)是出納(會計)機構(gòu)的派出職員,他們是各單位出納隊伍中的一員,他們的工作是整個出納工作的一部分。出納業(yè)務的治理和出納職員的教育與培訓,應從廣義角度綜合考慮。狹義的出納職員僅指會計部分的出納職員。
2出納職員的崗位職責
2.1辦理現(xiàn)金收支和銀行結(jié)算業(yè)務
各單位出納職員應根據(jù)國家《現(xiàn)金治理暫行條例》的規(guī)定,具體辦理現(xiàn)金的收支業(yè)務;對重大的開支項目,須經(jīng)過單位領導或會計負責人審核后再辦理付款手續(xù)。同時應根據(jù)《中華人民共和國票據(jù)法》、《銀行支付結(jié)算制度》等有關規(guī)定,辦理銀行結(jié)算業(yè)務。出納職員辦理相關業(yè)務時,做到知法、懂法、遵法,現(xiàn)金的收支符合有關規(guī)定和相關的手續(xù),在此基礎上還要保證收支、核算的及時性。
2.2登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬,編制日報表和調(diào)節(jié)表
出納職員根據(jù)已經(jīng)編制的收、付款憑證,經(jīng)其他會計職員審核無誤后,逐筆序時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬,逐日終了應結(jié)出余額。銀行存款賬面余額,要定期與銀行對賬單進行核對。月終應及時編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”,使賬面余額與對賬單上余額相符�，F(xiàn)金賬面余額應與庫存現(xiàn)金核對,使其賬實相符。對于現(xiàn)金業(yè)務和銀行收支業(yè)務較多的單位,也可以編制現(xiàn)金、銀行存款日報、旬報表,以反映現(xiàn)金和銀行存款的收、支、存情況。
2.3保證現(xiàn)金、有價證券、空缺支票、印章的安全和完整
出納職員不僅負責登記現(xiàn)金日記賬,而且負責保管現(xiàn)金。有些單位的有價證券如同庫券、債券等也應由出納職員負責保管。因此出納職員應根據(jù)本單位的實際情況建立現(xiàn)金、有價證券登記薄,便于隨時進行核對,保證其安全完整。此外,出納職員應妥善保管保險柜的鑰匙,在任期間鑰匙不離身,不得交給他人保管,對于保險柜的密碼嚴格保密。各單位的空缺支票應由出納職員從開戶銀行購買,并將購買后的空缺支票登記在支票登記簿中。在支票使用后,應將用途及支票號除登記銀行存款日記賬外,還應該在支票登記簿中予以記錄,以備核對。另外,還應妥善保管印章(財務章、公章),一般來說出納職員保管空缺支票并簽發(fā)支票,支票印章由會計主管職員負責或指定專門職員負責保管。當然,各單位的具體情況不盡相同,因此可以根據(jù)其具體規(guī)定自行處理。但需要留意的是,空缺支票與印章不得由一人治理。
3出納崗位的工作流程
3.1收款程序
(1)應根據(jù)現(xiàn)金收進傳票點收現(xiàn)款,鑒定現(xiàn)鈔的真?zhèn)螣o誤后,即在現(xiàn)金收進傳票加蓋“收款日戳”及“分號”(收進傳票之分號逐日自第一號依序編列)并蓋私章。
(2)如需簽發(fā)或發(fā)回信托單或各種憑證時,應于傳票下端制票員編號處登記“號碼牌”號數(shù)(號碼牌應與傳票加蓋騎縫私章)后,將“號碼牌”(簽發(fā)信托單時以收進傳票第二聯(lián)代替號碼牌)交給顧客憑向原經(jīng)辦部分領取所需憑證。
(3)將收款后的傳票依序登記于:①現(xiàn)金收進賬。②現(xiàn)金收進日記賬后,傳票及附件遞交有關部分辦理。各有關部分辦妥手續(xù)后,按傳票所記號碼呼號收回“號碼牌”(應留意有無涂改),憑此交付信托單或憑證等。
3.2付款程序
出納部分付出現(xiàn)金,須憑現(xiàn)金支出傳票(包括視同現(xiàn)金支票傳票的各項付款憑證)辦理。
(1)凡付款傳票,均須依照程序先由經(jīng)辦員、會計職員及各級主管職員核章后始得付款。
(2)出納員支付款項時,須先查明傳票的核章具備后在傳票編列“分號”(逐日自第一號依序編列)依序登記于:
�、佻F(xiàn)金支出賬。
�、诂F(xiàn)金支出日記賬。
③在傳票及附件的憑證上加蓋“付款日戳”及私章后,點檢款項,按傳票左端所記號碼呼號,向客戶收回“號碼牌”(應留意號碼有無涂改)并詢明金額無誤后,即照付現(xiàn)款(包括支票)。
�、芊脖竟竞灠l(fā)的支票應以記名式為原則,支票經(jīng)主管簽蓋印鑒后,均應經(jīng)會計及出納員副署。
3.3出納事務
(1)券幣的整理。
收進各項券幣的整理均應湊成整數(shù)后封扎,其方法如下:
①各種面額的券幣均應分別整理,同一面額每100張為1扎,每10扎為1捆。
�、诿吭鷳眉埡灄l封,每捆應加貼封,注明年月日。
�、弁幻骖~未滿100張的鈔券,得以50張折摺封扎。
�、芨髟骼�(jīng)收職員應加蓋私章。
⑤各種硬幣,同一面額每50枚為1卷,每1000枚為1袋,各卷名袋須如蓋經(jīng)收職員私章。
經(jīng)手點鈔職員對其所簽封的券幣負責。
(2)其他事項。
現(xiàn)金的提存:
�、偻鶃硇袔斓钠睋�(jù)及現(xiàn)金提送,應派適當職員充任,金額較巨或以為必要時應加派職員辦理。
②逐日營業(yè)終了時,除酌留一部分充為越日營業(yè)時必要的支付資金外,所有款項應盡量送存行庫。
庫存:
�、佻F(xiàn)金庫存除現(xiàn)款外,其他一切票據(jù)、借據(jù)或取款憑條均不能抵充。營業(yè)終了結(jié)賬后,如有經(jīng)收(付)的款項應辦妥越日收(付)款手續(xù),經(jīng)各級主管職員核章后連同傳票一并保管。
②逐日庫存現(xiàn)金,須與“現(xiàn)金庫存表”所載金額相符,如有不符時應立即報告主管,并應于當日查明不符緣由,如確屬無法當日查明時,應以暫收款或暫付款科目整理,待越日再繼續(xù)調(diào)查。
金庫:
①金庫內(nèi)外門應備正副鑰匙各一副,內(nèi)門正鑰匙由出納員負責治理使用,外門正鑰匙由經(jīng)理或指定副經(jīng)理掌管,非兩者不得啟閉金庫,內(nèi)外門副鑰匙由經(jīng)理會同會計科長及主辦出納員密封緘口蓋騎縫章后,交由經(jīng)理另行保管。
�、谝蚬什荒苁褂谜�匙需使用副鑰匙時,經(jīng)理須會同會計科長及主辦出納員啟封,用后重行封存。
珍貴物品的保管:
凡與業(yè)務有關的有價證券等珍貴物品,需寄存出納專用的金庫時,應由經(jīng)辦職員成扎或整箱密封,并由主管職員簽章后,連同保管條(寫明交存的件數(shù))交出納員,出納員點收后給保管條簽章交經(jīng)辦員收執(zhí),發(fā)回保管物時,收回保管條注銷后裝訂保管備查。
銀行存款支票簿的使用:
�、兕I用支票簿時,須由主管指派的經(jīng)管員編列號碼登記在“空缺單據(jù)登記簿”發(fā)交經(jīng)辦職員簽章使用。
�、谧鲝U的支票,須蓋“作廢”戳記,粘貼于該同一號碼的存根上,以示慎重。
�、壑鹑諣I業(yè)終了時,經(jīng)辦員應即查對當日簽發(fā)的支票存根,結(jié)計金額在存根最后一張背面,與銀行存款科目簽發(fā)總數(shù)是否相符,同時查點尚未使用的空缺張數(shù)是否相符。
�、苡眠^的支票簿(存根),須交還經(jīng)管員查核使用張數(shù)及作廢張數(shù)是否相符,并在“空缺單據(jù)登記簿”備注欄注明后,妥為保存(訂為15年)。
銀行存款的印鑒:
銀行存款的印鑒為有權簽章職員印鑒(簽章、職章、私章)及副署職員印鑒(會計科長、信托科長、出納員的印章)。
號碼牌的使用:
“號碼牌”本身并非付款憑證,僅為經(jīng)辦員方便熟悉交付客戶的標記。
4出納崗位的基本要求
4.1政策水平
不以規(guī)矩,不成方圓。出納工作涉及的“規(guī)矩”很多,如《會計法》及各種會計制度,現(xiàn)金治理制度及銀行結(jié)算制度,《會計基礎工作規(guī)范》,本錢治理條例及用度報銷額度,稅收治理制度及發(fā)票治理辦法,還有本單位自己的財務治理規(guī)定等等。這些法規(guī)、制度假如不熟悉、不把握,是盡對做不好出納工作的。所以,要做好出納工作的第一件大事就是學習、了解、把握財經(jīng)法規(guī)和制度,進步自己的政策水平。出納職員只有刻苦把握政策法規(guī)和制度,明白了哪些該干,哪些不該干,哪些該抵制,工作起來就會得心應手,就不會出錯誤。
4.2業(yè)務技能
出納工作需要很強的操縱技巧。打算盤、用電腦、填票據(jù)、點鈔票等,都需要深厚的基本功。作為專職出納職員,不但要具備處理一般會計事務的財會專業(yè)基本知識,還要具備較高的處理出納事務的出納專業(yè)知識水平和較強的數(shù)字運算能力。在快和準的關系上,作為出納員,要把正確放在第一位,要準中求快。進步出納業(yè)務技術水平關鍵在手上,打算盤、用電腦、開票據(jù)、都離不開手。而要進步手的功夫,關鍵又在勤,勤能生巧,巧自勤來。有了勤,就一定能達到出納技術操縱上的理想境界。另外,還要苦練漢字、阿拉伯數(shù)字,進步寫作概括能力,使人見其字如見其人,一張書寫工整、填寫齊全、摘要精煉的票據(jù)能表現(xiàn)一個出納員的工作能力。
4.3工作作風
要做好出納工作首先要熱愛出納工作,要有嚴謹細致的工作作風和職業(yè)習慣。作風的培養(yǎng)在成就事業(yè)方面至關重要。出納天天和金錢打交道,稍有不慎就會造成意想不到的損失,出納員必須養(yǎng)成與出納職業(yè)相符合的工作作風,概括起來就是:精力集中,有條不紊,嚴謹細致,沉著冷靜。精力集中就是工作起來就要全身心地投進,不為外界所干擾;有條不紊就是計算用具擺放整潔,錢款票據(jù)存放有序,辦公環(huán)境潔而穩(wěn)定;嚴謹細致就是認真仔細,做到收支計算正確無誤,手續(xù)完備,不發(fā)生工作差錯;沉著冷靜就是在復雜的環(huán)境中隨機應變,化險為夷。
4.3安全意識
現(xiàn)金、有價證券、票據(jù)、各種印鑒,既要有內(nèi)部的保管分工,各負其責,并相互牽制;也要有對外的保安措施,從辦公用房的建造,門、屜、柜的鎖具配置,到保險柜密碼的治理,都要符合保安的要求。出納職員既要密切配合保安部分的工作,更要增強自身的保安意識,學習保安知識,把保護自身分管的公共財產(chǎn)物資的安全完整作為自己的首要任務來完成。
4.5道德修養(yǎng)
出納職員必須具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng),要熱愛本職工作,敬業(yè)、精業(yè);要科學理財,充分發(fā)揮資金的使用效益;要遵紀遵法,嚴格監(jiān)視,并且以身作則;要潔身自好,不以職務之便謀取一己私利;要做到誠信為本,操守為重,堅持原則,不假賬,不貪、不占公眾便宜;要實事求是,真實客觀地反映經(jīng)濟活動的本來面目;要留意守舊機密;要竭力為本單位的中心工作、為單位的總體利益、為全體員工服務,牢固樹立為人民服務的思想。
4.6緊扣時代脈搏,轉(zhuǎn)變思想觀念,與時俱進
作為出納職員需對其工作任務有個全面的熟悉并且應對出納工作中出現(xiàn)的新情況、新題目。從事出納工作,我們應當保持心情愉快,對未來布滿�？春托判�,在崗位的比較選擇上不妨度量大一點、風格高一點,在工作上不妨勤懇一點、認真一點。
總之,出納工作是財會機構(gòu)的重要崗位之一,是財務工作的一個組成部分,其工作好壞,直接影響財務工作的正常開展。由以上我們不丟臉出,要做好出納工作并不是一件很輕易的事情,必須具有扎實的理論基礎和實務技能:不但要具備處理一般會計事務的財會專業(yè)基礎知識,還要具備較高的處理出納事務的出納專業(yè)知識水平和較強的數(shù)字運算能力。不僅“快”還“準”,并在快與準之間尋求到二者的平衡。
參考文獻
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