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訴訟檔案管理操作實(shí)務(wù)
訴訟文書材料的立卷原則訟文書材料的立卷原則，是指法院審判人員在一個(gè)具體訴訟案件辦結(jié)后，將零散的、雜亂無章的訴訟文書材料集中收集起來，經(jīng)過系統(tǒng)整理，按一定規(guī)則組合裝訂成訴訟案卷時(shí)，必須遵循的客觀規(guī)律，以及在觀察、分析、解決訴訟文書材料管理和訴訟檔案實(shí)體管理問題時(shí)所依據(jù)的基本準(zhǔn)則，是訴訟文書材料立卷歸檔普遍適用的指導(dǎo)原則。我國法院訴訟文書材料數(shù)量巨大，種類繁多，與國計(jì)民生關(guān)系密切，卓有成效地組織好訴訟文書材料的立卷歸檔工作，必須明確和熟悉訴訟文書材料的立卷原則。
訴訟文書材料的立卷原則，由四個(gè)相互聯(lián)系的有機(jī)組成部分構(gòu)成。
一、按年度、類別、審級(jí)、一案一號(hào)單獨(dú)立卷原則
《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第二條規(guī)定：“人民法院的訴訟文書，要根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟(jì)、行政等案件類別，按年度、按審級(jí)、一案一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷。一個(gè)案件從收案到結(jié)案所形成的法律文書、公文、公函都使用收案時(shí)編定的案號(hào)。”這一原則早在新中國成立時(shí)就已在法院確立并付諸實(shí)施。
按年度立卷，就是根據(jù)法院受理案件的年度將其分為年度類別進(jìn)行立卷。按年度分類立卷，可以客觀地反映各法院每年度審判案件的數(shù)量、特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化情況，有利于現(xiàn)行利用和歸檔后提供利用，也與法院工作制度相吻合，同時(shí)自然而然地把法院全部案件劃分成了各種年度類別。按年度立卷，要求根據(jù)案件收案年度編定的案號(hào)歸入相應(yīng)的年度，某一年度受理的案件應(yīng)當(dāng)集中管理，不可分散，不可將一個(gè)年度的案件放入另一個(gè)年度之中，跨年度審結(jié)的案件，無論何時(shí)立卷歸檔都應(yīng)列入收立案年度集中管理。
按類別立卷，是指按照案件的性質(zhì)分類進(jìn)行立卷。依我國三大訴訟法規(guī)定，訴訟案件分為刑事、民事、行政、執(zhí)行四大類別。
按審級(jí)立卷，是指按照案件所在的審級(jí)進(jìn)行分類立卷。這里的審級(jí)指審判程序，一般分為一審程序、二審程序、死刑復(fù)核程序、審判監(jiān)督程序、特別程序、執(zhí)行程序等。我國三大訴訟法對(duì)審判程序作出了嚴(yán)格的法律規(guī)定，必須認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。
按一案一號(hào)立卷，是指按照案件在立案部門收案時(shí)編定的案號(hào)進(jìn)行立卷。一個(gè)案件在同一審級(jí)審理時(shí)，只能編定一個(gè)案號(hào)，收、結(jié)案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表、檔案檢索目錄都應(yīng)按照立案時(shí)編定的案號(hào)順序排列。
上述四個(gè)因素是一個(gè)緊密聯(lián)系而不可分割的有機(jī)整體，缺一不可。執(zhí)行這一原則必須綜合四個(gè)因素合并使用。充分運(yùn)用這一立卷原則，有利于正確編定案號(hào)，簡化管理手續(xù)，提高管理效率。法院從受理一個(gè)案件開始，就按年度、類別、審級(jí)和收案順序編定一個(gè)案號(hào)，訴訟活動(dòng)中產(chǎn)生的所有訴訟文書材料以及立卷、歸檔、整理、上架、保管、利用、銷毀等等，都只能使用這個(gè)案號(hào)。一個(gè)案件訴訟活動(dòng)全過程的所有原始記錄，通過運(yùn)用這一原則編定的案號(hào)，把它們?nèi)拷y(tǒng)領(lǐng)、集合起來，并有機(jī)地結(jié)合成一個(gè)完整的訴訟檔案實(shí)體，從而有效地方便了日常管理，便于查找利用，對(duì)沒有按時(shí)歸檔的案件也能了如指掌，便于未歸檔案件的清查催歸，有利于確保訴訟檔案的完整與安全。
二、并卷管理原則
《人民法院檔案管理辦法》第十二案規(guī)定：“同一案件由于審級(jí)改變或其他原因形成幾個(gè)案號(hào)的案卷，應(yīng)當(dāng)合并保管。并卷的要求是：再審卷并入一審或二審卷；向本院提出申訴所形成的申訴卷并入本院的審判卷；向上級(jí)法院提出申訴所形成的申訴卷由上級(jí)法院立卷歸檔；近年申訴卷并入早年申訴卷。案卷合并時(shí)，要在卷宗封面、卷宗登記薄和檢索卡片上注明移出、移入的相關(guān)案號(hào)�！边@一規(guī)定是并卷管理原則的具體化，其核心內(nèi)容是確定
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