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教學(xué)秘書(shū)在高職教學(xué)管理與實(shí)施中的作用及任務(wù)論文
論文摘要：從教學(xué)秘書(shū)作用及工作任務(wù)出發(fā)，論述了在高職教學(xué)管理中應(yīng)如何更好地發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的作用，并提出了工作任務(wù)的要求及實(shí)施方法。
論文關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書(shū)；教學(xué)管理；作用；任務(wù)
教學(xué)管理是高職院校教學(xué)質(zhì)量工程順利實(shí)施的保證，是高職院校管理工作的重心所在，是提高整體辦學(xué)水平的根本保證，決定著學(xué)校的教學(xué)資源配置是否合理，高校的辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)規(guī)模、師資結(jié)構(gòu)等方面是否協(xié)調(diào)發(fā)展。以教學(xué)秘書(shū)為核心的基層教學(xué)管理隊(duì)伍，是教學(xué)管理所有方針政策落到實(shí)處的保證。隨著高校教學(xué)改革的深入，教學(xué)管理的現(xiàn)代化程度日益提高，如何提高教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的整體素質(zhì)，使其充分發(fā)揮其職能，更好的為院系建設(shè)發(fā)展做貢獻(xiàn)，促進(jìn)教學(xué)改革，意義十分重大。浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院自1999年從原先的寧波商業(yè)學(xué)校升格為高職院校以來(lái)，一直強(qiáng)調(diào)教學(xué)秘書(shū)要專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)心和專(zhuān)職。筆者從事教學(xué)秘書(shū)工作多年，現(xiàn)根據(jù)自身實(shí)踐將一些不成熟的經(jīng)驗(yàn)整理如下，以供參考。
一、教學(xué)秘書(shū)工作崗位特點(diǎn)
教學(xué)秘書(shū)角色多樣，扮演著“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色，這勢(shì)必要求教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該加強(qiáng)與任課教師、學(xué)生間的交流溝通，主動(dòng)為他們著想，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反饋教學(xué)信息，樹(shù)立自覺(jué)服務(wù)的意識(shí)，真正將服務(wù)落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動(dòng)正常運(yùn)作做好準(zhǔn)備，確保日常教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展。在過(guò)去的幾年里，隨著教學(xué)管理體系的不斷完善，學(xué)校在教學(xué)部門(mén)整合中力求機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，效率突出，這就對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作能力提出了更高地要求。具體表現(xiàn)為工作內(nèi)容增加，工作難度加大且越來(lái)越繁瑣。由此決定了其崗位特點(diǎn)，要求教學(xué)秘書(shū)具備較好的服務(wù)意識(shí)，對(duì)工作有著任勞任怨的態(tài)度，同時(shí)應(yīng)提高處理突發(fā)事件的能力，并隨時(shí)做好應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查的準(zhǔn)備。
1.教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具有較高的服務(wù)意識(shí)
教學(xué)秘書(shū)作為院系教學(xué)管理基層工作者，需經(jīng)常面對(duì)院系教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)、任課教師以及學(xué)生，接受各種任務(wù)和處理各種問(wèn)題。比如教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)要求發(fā)布一些教學(xué)信息，任課教師提出需要改變上課時(shí)間或者上課地點(diǎn)，以及學(xué)生提出專(zhuān)業(yè)調(diào)整或者辦理休、退學(xué)手續(xù)等要求，另外還要通知學(xué)生更換教室或上課時(shí)間等，這些工作看起來(lái)不難，不復(fù)雜，但實(shí)際上都需要教學(xué)秘書(shū)細(xì)心認(rèn)真的處理，如果不注意就會(huì)直接影響到教師和學(xué)生正常上課。因此，對(duì)于這項(xiàng)工作，教學(xué)秘書(shū)如果沒(méi)有良好的服務(wù)意識(shí)，是做不好的。教學(xué)秘書(shū)的工作必須建立在真心誠(chéng)意服務(wù)的基礎(chǔ)上，任勞任怨，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。
2.教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備較強(qiáng)的管理或協(xié)調(diào)能力
作為教學(xué)秘書(shū)，在日常的工作中所涉及的面是很廣的，不但有教師的工作、學(xué)生的工作，還有學(xué)校教務(wù)處和院系教學(xué)辦布置的任務(wù)。如何對(duì)各種教學(xué)任務(wù)和教學(xué)工作進(jìn)行有效管理或者協(xié)調(diào)好各個(gè)服務(wù)對(duì)象是每一名教學(xué)秘書(shū)都要認(rèn)真思考的問(wèn)題。在此類(lèi)問(wèn)題的處理上，需要教學(xué)秘書(shū)平時(shí)養(yǎng)成良好的管理習(xí)慣，具備對(duì)各種任務(wù)進(jìn)行快速分類(lèi)，找出最佳方法的能力。例如，出現(xiàn)班級(jí)上課地點(diǎn)沖突或者教師不到崗時(shí)，應(yīng)第一時(shí)間通知授課教師具體的上課地點(diǎn)，然后馬上與上課班級(jí)的班長(zhǎng)聯(lián)系，告訴其更換后的教室在哪里。如果事先沒(méi)有安排好教室的話就馬上找空余的教室進(jìn)行安排，以免出現(xiàn)學(xué)生喧鬧或者拒絕上課的不良后果。
3.教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備處理突發(fā)事件和繁瑣性問(wèn)題的能力
教學(xué)秘書(shū)應(yīng)時(shí)刻做好迎接突擊檢查和突發(fā)事件的準(zhǔn)備。在高職教學(xué)中，教學(xué)質(zhì)量提高需要管理部門(mén)經(jīng)常對(duì)教學(xué)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，承擔(dān)這些監(jiān)督和檢查的對(duì)象不外乎教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)秘書(shū)。因此，對(duì)于教學(xué)秘書(shū)而言，一旦有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)檢查工作就應(yīng)隨時(shí)做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。而要能順利過(guò)關(guān)則需要平時(shí)對(duì)教學(xué)條例和工作規(guī)范的熟知，在日常的工作中隨時(shí)進(jìn)行文檔的整理與歸類(lèi)，嚴(yán)格按照教學(xué)管理細(xì)則對(duì)教師教案、電子課件、授課計(jì)劃、教學(xué)大綱等資料進(jìn)行細(xì)分和保存，以免上級(jí)檢查需要時(shí)無(wú)從找起。
二、教學(xué)秘書(shū)的作用
教學(xué)秘書(shū)崗位不可或缺，其作用顯而易見(jiàn)。在高職院校教學(xué)開(kāi)展和實(shí)施中，處處離不開(kāi)教學(xué)秘書(shū)的身影。其作用具體表現(xiàn)在四個(gè)方面。
1.教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)正常運(yùn)行的重要保障
教學(xué)環(huán)節(jié)主要包括教學(xué)任務(wù)下達(dá)、授課教師確定、上課教室分配、學(xué)生課表制定等。其中教學(xué)任務(wù)是由教務(wù)處下達(dá)的，授課教師由各個(gè)專(zhuān)業(yè)確定，上課教室由教學(xué)秘書(shū)根據(jù)教務(wù)處統(tǒng)籌安排的教室進(jìn)行分配，學(xué)生上課課表由教學(xué)秘書(shū)制定。在這些環(huán)節(jié)中每一個(gè)環(huán)節(jié)都不容忽視，都需要教學(xué)秘書(shū)認(rèn)真核查，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)有問(wèn)題將直接影響到整個(gè)教學(xué)過(guò)程的正常開(kāi)展。因此，這就要求教學(xué)秘書(shū)對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)都要好好把關(guān)，以確保每個(gè)環(huán)節(jié)正常運(yùn)行。另外，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)及時(shí)將日常管理工作中存在的問(wèn)題和情況向院系領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出自己的看法，主動(dòng)補(bǔ)缺拾遺，同時(shí)也要把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，如果有教師或者學(xué)生反映情況，則應(yīng)及時(shí)把教師和學(xué)生的意見(jiàn)向上反饋，使教學(xué)主管全面了解教學(xué)情況，做出正確的判斷和決定，從而使問(wèn)題能夠得到及時(shí)解決。
2.教學(xué)秘書(shū)是連接上下級(jí)，各職能部門(mén)關(guān)系的橋梁
在目前的高職教學(xué)管理體系中，教學(xué)單位分別是學(xué)校的教務(wù)處和各個(gè)院系的教務(wù)辦。教務(wù)處負(fù)責(zé)整個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理工作，如教學(xué)改革方案實(shí)施，教學(xué)業(yè)績(jī)考核方法制定，學(xué)校四、六級(jí)統(tǒng)考等面向全校的教學(xué)工作。而各個(gè)分院的教務(wù)辦則具體承擔(dān)院系的教學(xué)日常工作，同時(shí)還需向?qū)W校其他職能部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)教學(xué)事項(xiàng)，如需向?qū)W生處上報(bào)學(xué)生注冊(cè)情況，向財(cái)務(wù)處上報(bào)學(xué)生繳費(fèi)情況等。在學(xué)校與院系的聯(lián)系中，教學(xué)秘書(shū)架起了學(xué)校與院系工作之間的橋梁。另外，教學(xué)秘書(shū)還是教師與學(xué)生之間的紐帶，如向任課教師和學(xué)生傳達(dá)上課信息，把學(xué)生對(duì)教師的測(cè)評(píng)意見(jiàn)及時(shí)反饋給任課教師，同時(shí)還要積極聯(lián)系班長(zhǎng)或者學(xué)習(xí)委員，把教師對(duì)學(xué)生的要求傳達(dá)下去。 3.教學(xué)秘書(shū)發(fā)揮著主管領(lǐng)導(dǎo)助手參謀作用
教學(xué)秘書(shū)工作在學(xué)校的教學(xué)管理中發(fā)揮著承上啟下、上傳下達(dá)的重要作用，一方面必須遵循教學(xué)規(guī)律，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校有關(guān)教學(xué)各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度和規(guī)范，執(zhí)行學(xué)校教務(wù)部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)工作安排和要求。另一方面又必須結(jié)合本院系部實(shí)際情況，為院系部領(lǐng)導(dǎo)制定出本院系部的工作規(guī)范、實(shí)施細(xì)則和措施、辦法等，還要為保證學(xué)校、院系部的一系列制度、辦法、措施等的落實(shí)而開(kāi)展組織、管理工作，當(dāng)好院系部領(lǐng)導(dǎo)的助手參謀。
4.教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)信息管理工作的實(shí)施者
教學(xué)秘書(shū)還要做好教學(xué)管理中統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基本數(shù)據(jù)的整理工作、收發(fā)教學(xué)管理文件、資料歸檔、保存工作、本院系部各個(gè)專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃、重要教研活動(dòng)記載、教學(xué)研究項(xiàng)目和成果、教學(xué)工作總結(jié)及各項(xiàng)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)材料的整理和歸納。
三、教學(xué)秘書(shū)崗位的具體工作任務(wù)
教學(xué)秘書(shū)崗位任重道遠(yuǎn)，工作職責(zé)范圍很廣，上至主管領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)布置與安排，下至學(xué)生信息及檔案整理與歸類(lèi)，還有各任課教師所交的教學(xué)資料審核與備份，可謂無(wú)所不事，無(wú)所不能。其具體職責(zé)包括四個(gè)方面。
1.日常教務(wù)工作安排
教務(wù)安排包括：課表制定、教室安排、教學(xué)數(shù)據(jù)匯總、期末考試安排、四六級(jí)考試報(bào)名、監(jiān)考安排、試卷整理等；教學(xué)安排包括教學(xué)內(nèi)容確定、教學(xué)日志收集、授課計(jì)劃和教學(xué)大綱整理、教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)、教材征訂等。
2.各類(lèi)教學(xué)信息傳達(dá)
教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)將日常管理工作中存在的問(wèn)題和情況反映給院（系）領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)向上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)教學(xué)資料，及時(shí)報(bào)告教學(xué)動(dòng)態(tài)，還要對(duì)學(xué)生的現(xiàn)狀及在教學(xué)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，找出其中的規(guī)律性，也要把學(xué)生以及教學(xué)一線的教職員工的意愿反饋給領(lǐng)導(dǎo)，如果教學(xué)秘書(shū)具有較好的文筆能力還可以為院領(lǐng)導(dǎo)起草有關(guān)教學(xué)的講話，或者是為領(lǐng)導(dǎo)提供文稿素材，并把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，更要把教師對(duì)學(xué)生的要求傳遞給學(xué)生。應(yīng)經(jīng)常深入教學(xué)一線，檢查教學(xué)常規(guī)，并把學(xué)生對(duì)教學(xué)管理工作的意見(jiàn)進(jìn)行整理，上報(bào)給主管領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)全面了解教學(xué)情況，做出正確的判斷和決定，便于及時(shí)解決問(wèn)題。
3.構(gòu)建教學(xué)檔案
教學(xué)檔案是促進(jìn)教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量的重要信息資源。教學(xué)秘書(shū)要做好相關(guān)信息的收集和整理工作。教學(xué)檔案資料共分四類(lèi)。一是教學(xué)計(jì)劃、授課計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)工作量等。二是教學(xué)日歷、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)課表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供日常教學(xué)信息，便于安排聽(tīng)課等教學(xué)檢查督導(dǎo)活動(dòng)。三是學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生檔案、學(xué)生成績(jī)表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師提供學(xué)生的全部資料。四是歷年試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、畢業(yè)生實(shí)習(xí)材料、課程項(xiàng)目報(bào)告等等，作為資料參考和教學(xué)評(píng)估的原始資料。
4.做好學(xué)籍管理，存放好各種相關(guān)資料。
學(xué)籍管理是確保教學(xué)工作正常開(kāi)展的重要內(nèi)容，也是對(duì)學(xué)生進(jìn)行有效管理的依據(jù)。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)及時(shí)整理新生花名冊(cè)、學(xué)生登記表、學(xué)生成績(jī)登記表、學(xué)生成績(jī)匯總表、畢業(yè)生花名冊(cè)等。這些資料都是十分重要的學(xué)籍管理方面的信息資料，因此要及時(shí)做好整理，登記存檔。學(xué)籍資料除了表彰學(xué)生、選拔干部、評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金、畢業(yè)分配時(shí)需要參考外，也可以在教務(wù)處辦理休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、處分手續(xù)時(shí)使用，因此必須及時(shí)掌握學(xué)生學(xué)籍變化情況。
四、結(jié)論
教學(xué)秘書(shū)工作是高職院校教學(xué)管理工作中極其關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，高職院校教學(xué)秘書(shū)的工作質(zhì)量直接影響著整個(gè)高職院校的教學(xué)質(zhì)量，在高職院校教學(xué)管理中具有舉足輕重的地位。作為教學(xué)管理的基層人員——教學(xué)秘書(shū)，不僅要充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，還要努力提高自身的綜合素質(zhì)，掌握現(xiàn)代教育管理理論，提高教學(xué)管理技能，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、協(xié)調(diào)意識(shí)、敬業(yè)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)、信息意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、研究意識(shí)等必要的崗位意識(shí)，以勝任日益復(fù)雜化、綜合化和規(guī)范化的教學(xué)管理工作，為學(xué)校教學(xué)工作的建設(shè)和發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
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