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簡析管理與文秘論文
自從有了人類社會就有了領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動，而文秘活動則是隨著領(lǐng)導(dǎo)者的活動需求而產(chǎn)生的。因此，它的歷史和領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動一樣也是源遠流長的。人類社會幾千年，兩者相伴相隨，相輔相成，對社會的發(fā)展起著極大的維系和推動作用。
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致了信息時代的到來，經(jīng)濟的迅速發(fā)展造就出諸多新興的產(chǎn)業(yè)和行業(yè)門類。各種社會組織的管理活動突破了原來以行政手段為主體的模式，經(jīng)濟手段、法律手段、系統(tǒng)論、控制論、信息論等被廣泛地引入管理領(lǐng)域，管理領(lǐng)域迎來了科學(xué)的春天。
由于科學(xué)管理的重要性被社會廣泛認識和接受，文秘工作也出現(xiàn)了社會化的發(fā)展趨勢，它普遍存在于政府機關(guān)、社會團體、各類企業(yè)以及社會的方方面面，成為世界范圍內(nèi)覆蓋面最廣的社會職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會的第361行。在我國，黨的十一屆三中全會以來，隨著體制改革和經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，文秘工作也進入了一個新的階段。特別是1985年春，中央召開了第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會，著重研究了新形勢下如何更好地發(fā)揮秘書部門的參謀、助手作用的問題，提出了新時期文秘工作必須完成的“四個轉(zhuǎn)變”，即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃⻊?wù)。這四個轉(zhuǎn)變使文秘工作的內(nèi)容有了新的發(fā)展，不僅拓寬了它的外延，也加深了它的內(nèi)涵，為文秘部門指明了工作重點和發(fā)展趨勢。
然而，在各行各業(yè)的管理工作中，由于受傳統(tǒng)管理思想影響，人們往往重領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動，輕輔助人員的文秘活動；對廣大的文秘人員往往重使用、輕培養(yǎng)，加之不少文秘人員自身努力不夠，使得相當(dāng)一部分人的素質(zhì)與文秘工作的要求相去甚遠，嚴重影響了文秘工作的質(zhì)量。基于這一現(xiàn)狀，本文就管理與文秘之間的關(guān)系作簡要剖析，以喚醒人們對文秘工作及文秘理論研究的重視。
為了理清管理和文秘之間的關(guān)系，有必要分析管理和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。管理和領(lǐng)導(dǎo)都有廣義和狹義之分。廣義的管理包括狹義的領(lǐng)導(dǎo)，廣義的領(lǐng)導(dǎo)包括狹義的管理。管理作為執(zhí)行生產(chǎn)總體運動所產(chǎn)生的各種一般職能，其中包含有領(lǐng)導(dǎo)的意思；而領(lǐng)導(dǎo)作為組織所賦予的統(tǒng)領(lǐng)其部屬的權(quán)利，其中也包含有管理的意思。在實際工作中，管理如果離開了組織賦予的權(quán)利，就很難進行組織、協(xié)調(diào)和控制；同樣，領(lǐng)導(dǎo)如果離開了對各個人的活動的組織、協(xié)調(diào)和控制，就無法統(tǒng)領(lǐng)其部屬去實現(xiàn)組織目標。所以，兩者之間是互相聯(lián)系的。
但是，管理和領(lǐng)導(dǎo)又有區(qū)別，狹義的管理和狹義的領(lǐng)導(dǎo)相比較，在活動的層次、對象、范圍、任務(wù)和手段等方面都有所不同。此時的管理僅指在戰(zhàn)術(shù)層次上，對具體對象所進行的職能性實務(wù)活動，即實際掌管、治理和安排某種事務(wù)，作出技術(shù)性處理，而領(lǐng)導(dǎo)則指帶領(lǐng)、引導(dǎo)、分析情況，決策問題，使用干部，偏重于全局、戰(zhàn)略方面。
上述分析表明，管理和領(lǐng)導(dǎo)是兩個既有聯(lián)系又有區(qū)別的概念。據(jù)此，我們可以作出這樣的推論，管理和文秘也是既有聯(lián)系又有區(qū)別的兩個概念，這是因為：
1.文秘活動從屬于領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動。從歷史的發(fā)展來看，在人類出現(xiàn)分工以后就產(chǎn)生了管理和決策的需要，出現(xiàn)了管理與決策的組織機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者在管理和決策過程中，由于時間、精力有限，需要有人協(xié)助處理大量繁雜的事務(wù)性工作，這樣便產(chǎn)生了文秘活動。這就是說，文秘活動是因為領(lǐng)導(dǎo)者的活動需要而產(chǎn)生的，沒有領(lǐng)導(dǎo)活動也便沒有文秘活動和文秘人員。從文秘人員的職責(zé)來看，他（她）不僅要幫助領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦會、辦事，還要出謀獻策，更好地發(fā)揮參謀和助手的作用。在領(lǐng)導(dǎo)者的決策過程中，文秘人員要事先幫助領(lǐng)導(dǎo)者搜集、整理資料，提供信息，隨時準備接受領(lǐng)導(dǎo)者的咨詢；在文書制作、處理過程中，文秘人員或幫助撰擬文稿，或檢查其內(nèi)容和格式，負責(zé)傳達或發(fā)出；在籌辦會議過程中，文秘人員要為領(lǐng)導(dǎo)者準備會議文件，安排會議事項，記錄會議內(nèi)容，收集整理會議資料；在接待賓客時，文秘人員要事先安排好接待程序、接待規(guī)格和接待方式等。文秘職能表明，文秘活動具有從屬性，從屬性的實質(zhì)是，在領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動中，文秘人員只能行使非強制性的管理權(quán)力，沒有獨立的組織決策權(quán)和人財物資源的管理分配權(quán)。他們的直接任務(wù)是提出管理“半成品”，而后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者的批準，同意采納，才能產(chǎn)生管理效益�？傊�，文秘工作從屬于領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動，是各類組織中為領(lǐng)導(dǎo)者的工作服務(wù)的輔助管理活動。這一點就使得文秘活動明顯區(qū)別于雖為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，但不參與管理的專職司機、專職醫(yī)生等輔助人員的工作。
2.文秘工作中包含著部分領(lǐng)導(dǎo)工作。在一個組織中，領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是決策、指揮和用人，對紛繁眾多的瑣碎事務(wù)，他們不可能事事動手，件件躬親，而是交給文秘人員去代為辦理。文秘人員在處理大量事務(wù)的同時，往往要承擔(dān)部分領(lǐng)導(dǎo)工作。如計劃、組織、協(xié)調(diào)等。其中計劃屬于領(lǐng)導(dǎo)職能，但是，文秘人員往往在搜集、整理信息資料的基礎(chǔ)上，為領(lǐng)導(dǎo)者草擬計劃方案，供領(lǐng)導(dǎo)者參與或選用。組織也是領(lǐng)導(dǎo)的一項職能，文秘人員雖然上無決策，下無執(zhí)行之權(quán)，但是，在具體工作中卻要參與很多組織活動，如，組織會議、組織比賽、組織調(diào)查等。協(xié)調(diào)同樣是領(lǐng)導(dǎo)的一項職能，文秘人員也要經(jīng)常根據(jù)授權(quán)參與協(xié)調(diào)工作。如，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)者，上級領(lǐng)導(dǎo)與下屬部門，部門與部門，本單位與外單位之間的關(guān)系等�？梢姡拿厝藛T的任務(wù)非常特殊，他（她）不僅要處理大量事務(wù)，還要默默無聞地從事部分領(lǐng)導(dǎo)工作。
3.文秘人員的主要服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)者，他們本身并不具有官的權(quán)力，但是，他們是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的人，整天跟領(lǐng)導(dǎo)者打交道，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖去辦文、辦會、辦事。為此，需要文秘人員十分熟悉管理部門的各項工作，了解研究領(lǐng)導(dǎo)的心理特征，具備服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的智能、素養(yǎng)和職業(yè)道德。
上述分析表明，管理與文秘雖屬兩個不同的范疇，各自有著獨特的活動領(lǐng)域，但是，兩者以領(lǐng)導(dǎo)為中介，互相關(guān)聯(lián)，互相作用。在總體管理活動中，領(lǐng)導(dǎo)處于最高層。
面，其職能是決定大政方針，管理全面工作。文秘人員與文秘部門則處于輔助層面，處理與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的大量事務(wù)性工作，他們從事的工作大多屬于狹義管理的內(nèi)容。但是，它又不同于一般管理活動，表現(xiàn)出輔助性的特點。
由于管理與文秘彼此不可分割，因此，要求我們在研究文秘工作時參照和借鑒管理工作的基本理論、基本原則和基本方式，從管理學(xué)中汲取理論和知識養(yǎng)分。同時，作為文秘人員，必須認真學(xué)習(xí)管理理論，懂得管理工作的一般原理，掌握管理的技能技巧，將管理的理論和技能運用于文秘工作中，這樣才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。如果一個文秘人員管理理論比較薄弱，連起碼的管理技能也不掌握，就很難勝任文秘工作。
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