交通運輸企業(yè)檔案管理改進措施論文

　　摘要：檔案管理是企業(yè)管理的重要內容，影響企業(yè)的長遠發(fā)展。本文以交通運輸企業(yè)為核心，首先指出檔案管理存在的問題，然后提出幾點改進措施，以供參考。

　　關鍵詞：交通運輸；檔案管理；問題；改進措施

　　經濟新常態(tài)下，交通運輸行業(yè)發(fā)展迅猛，做好檔案管理工作，能收集到原始資料，為企業(yè)的決策和管理提供科學依據(jù)，一方面節(jié)約原材料和運維費用，另一方面可以促進人員綜合素質的提升。以下結合實踐，探討了新形勢下交通運輸行業(yè)檔案管理工作的開展。

　　一、交通運輸企業(yè)檔案管理存在的問題

　�。ㄒ唬┕芾硪庾R薄弱

　　交通運輸企業(yè)自主經營、自負盈虧，管理工作的目標是降本增效[1]。檔案管理帶來的利益比較隱蔽，而且難以量化，因此不少企業(yè)領導沒有認識到檔案管理的重要性，甚至將管理活動拋之腦后。如此帶來的結果，是管理制度不完善，管理操作不規(guī)范，管理執(zhí)行流于形式。

　　（二）管理方法滯后

　　信息時代，紙質檔案減少，電子檔案增多，傳統(tǒng)檔案管理模式不滿足管理需求。而在交通運輸企業(yè)中，紙質檔案占比較大，不僅需要投入大量的人力、財力，而且收集、檢索、歸檔效率低。此外，隨著時間延長，紙質檔案容易發(fā)生破損，會加快檔案的老化速度。

　�。ㄈ�）利用效率低下

　　充分利用檔案資料，才能提高檔案的價值，但交通運輸企業(yè)存在重視收藏、輕視利用的現(xiàn)象，導致檔案利用效率低下。實際管理中，檔案收集整理后，就成為一種靜態(tài)資源，其積累性強、附加值低，沒有充分發(fā)揮出檔案的功能作用。

　�。ㄋ模┤藛T素質不足

　　相關調查發(fā)現(xiàn)，交通運輸企業(yè)內部，檔案管理人員配置不合理，一方面是崗位分工不明確，甚至缺少專職管理人員，從其他崗位臨時借調而來，不利于應對各種工作。另一方面是人員變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理中，直接影響檔案資料的完整性和延續(xù)性。

　　二、新形勢下交通運輸企業(yè)檔案管理的改進措施

　�。ㄒ唬┮�(guī)范管理制度

　　擁有一套完善的管理制度體系，是檔案管理的前提，對交通運輸企業(yè)而言，應該對現(xiàn)有的管理制度進行規(guī)范和完善。第一，以提高管理的時效性為核心，明確組織領導，實行管理責任制。要求企業(yè)領導增強檔案管理的認知度，在檔案管理、機構設置、部門建設上，給予大力支持。第二，從檔案的收集整理入手，嚴格執(zhí)行相關規(guī)定，鑒別不同檔案資料的價值，明確保管期限，遵循分類存檔的原則。以營運車輛檔案為例，從車輛入戶開始、到報廢為止，檔案資料不斷流入，應該及時補充，針對車輛的使用、維修、檢測、事故等進行完整準確記錄[2]。

　�。ǘ�）推行信息技術

　　在檔案管理上，交通運輸企業(yè)應推行信息技術，以計算機、互聯(lián)網(wǎng)為代表，以滿足新形式下管理工作的需求。具體操作上，要構建檔案信息管理平臺，利用大數(shù)據(jù)技術，對交通運輸檔案材料進行收集整理，進一步提高歸檔、查詢、使用價值。針對電子檔案，應該結合企業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展需求，對管理工作進行統(tǒng)一規(guī)定，并從安全角度出發(fā)，采用備份管理模式，進行權限設置，設置防火墻，防止檔案丟失或盜竊。

　�。ㄈ�）提高利用效率

　　在檔案管理工作中，應該注重檔案的開發(fā)和利用，挖掘出檔案資料的內在價值。從資源配置的角度來看，提高檔案利用效率，能為交通運輸企業(yè)的發(fā)展、決策、工作安排提供依據(jù)，具體措施如下：在檔案收集上，保證收集過程的規(guī)范性，提高檔案資料的真實性、完整性，為后續(xù)開發(fā)利用提供有利條件。在檔案管理上，創(chuàng)新管理手段，可以建立信息檢索系統(tǒng)，加強部門溝通協(xié)作，實現(xiàn)資源共享的目標。此外，對檔案的工商注冊、合同履約、稅費繳納、資產運營等信息進行整合，將其用在企業(yè)宣傳上，能增強企業(yè)員工的認同感[3]。

　　（四）制定激勵措施

　　要想提高檔案管理效果，激勵措施必不可少，能激發(fā)工作人員的積極性，建立一支高素質的管理團隊。具體來說，一方面要加強員工培訓學習，從理論知識、管理技術兩個層面入手，學習成功的管理模式和經驗，促進工作人員專業(yè)技能的提升。另一方面，完善激勵考核機制，科學制定的考核指標，將定性評價、定量評價相結合，改變管理工作流于形式的現(xiàn)狀[4]。此外，結合管理工作的實際情況，制定合適的激勵措施，例如日常表現(xiàn)良好、管理質量高的員工，給予精神鼓勵和物資獎勵，發(fā)揮出帶頭榜樣作用，推動管理工作順利進行。結語：綜上所述，對交通運輸企業(yè)而言，檔案管理是一項重要的管理工作。分析可知，目前檔案管理工作中存在諸多問題，涉及管理意識、管理方法、開發(fā)利用、人員素質等方面。對此，必須規(guī)范管理制度，推行信息技術，提高利用效率，并制定激勵措施，以此提高管理水平，促進交通運輸企業(yè)健康發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]李梅梅.加強交通運輸企業(yè)檔案管理之思考[J].檔案與建設，2013，（5）：64-66.

　　[2]陳麗鸚.交通運輸企業(yè)檔案管理的研究[J].才智，2011，（19）：334.

　　[3]李曉瑜.網(wǎng)約車平臺電子檔案管理與隱私保護[J].山西檔案，2017，（6）：51-53.

　　[4]田紅麗.信息時代下交通運輸行業(yè)管理電子檔案的應用探析[J].才智，2018，（21）：211.

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