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環(huán)境保護(hù)電子檔案特點及策略論文
一、環(huán)境保護(hù)電子檔案的特點
1.環(huán)境保護(hù)信息海量、立體儲存。環(huán)境保護(hù)檔案是在環(huán)境保護(hù)工作中形成的。由于環(huán)境污染及地理位置的多樣性，環(huán)境保護(hù)手段和方法的多變性，從而使環(huán)保檔案的來源廣泛而分散，信息量非常大,這就需要一種具有海量存儲的方式對其進(jìn)行統(tǒng)一的管理。環(huán)保電子檔案把信息存儲在計算機(jī)存儲介質(zhì)上，以電子檔案的形式存儲計算，一張光盤的存儲含量假設(shè)為700MB，如果按照每冊書本檔案為2×105個漢字計算,一張光盤大約能存儲1800冊紙質(zhì)檔案。如果使用U盤或者移動硬盤存儲，一個U盤或者硬盤存儲空間已達(dá)到64G或者更多，1G就可以存儲10億個字節(jié)，這樣就可以存儲更多的信息。環(huán)境保護(hù)電子檔案海量存儲的特點為環(huán)境保護(hù)工作信息的存儲節(jié)省了巨大空間，同時也節(jié)省了檔案管理工作的巨額人力和物力開支。面對復(fù)雜繁瑣的環(huán)境保護(hù)工作，環(huán)保工作者希望檔案記錄的信息更加詳盡、精準(zhǔn)、完整，以便利用起來更便捷和直觀。如在對某處水污染源進(jìn)行監(jiān)測時，環(huán)保工作者希望檔案中能夠提供相關(guān)水源以前的詳細(xì)監(jiān)測報告，這樣環(huán)保工作者就可以根據(jù)這些資料及時采取正確的保護(hù)措施。環(huán)境保護(hù)電子檔案可以準(zhǔn)確、實時地記錄在工作中獲取的聲音，圖像，影像等信息，這些文字、圖片、視頻、音頻等材料可以集成在一起，使檔案內(nèi)容更加豐富完善，收集的信息更加立體全面，從而為環(huán)保工作者提供及時、全面、準(zhǔn)確的信息參考，這大大地提高了檔案信息的利用價值，也為環(huán)保工作順利高效地開展提供了基礎(chǔ)的信息支撐。
2.環(huán)境保護(hù)電子檔案存儲的動態(tài)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是靜態(tài)的、被動的，一旦存檔之后，任何人都無法進(jìn)行修改。相對于紙質(zhì)檔案，環(huán)保電子檔案主要是將信息存儲在光盤、硬盤、閃存、U盤等存儲介質(zhì)中，由于這些存儲介質(zhì)具有可重寫性，所以使環(huán)保電子檔案也可以進(jìn)行動態(tài)的增加、修改、標(biāo)注和刪除；并且檔案管理者可以根據(jù)使用者的需要重新組織信息，從不同角度了解環(huán)�；顒拥倪^程；電子檔案還可以按條目進(jìn)行組織，動態(tài)生成用戶查閱的內(nèi)容，這樣可以減少信息的重復(fù)，方便檔案的管理。環(huán)境保護(hù)電子檔案的動態(tài)性，可以把信息按照每個查找者的需求按一定的結(jié)構(gòu)形式組織起來，使得信息的存儲和訪問更加人性化、個體化，同時使得信息的完整性和一致性得到保證。另外在檢索查詢時，利用超鏈接等技術(shù)，在查詢某個電子檔案時，可以迅速通過超鏈接訪問到更多的相關(guān)信息，使得檔案的“生命”獲得了延續(xù)和發(fā)展。
3.環(huán)境保護(hù)電子檔案傳遞的便利性。隨著環(huán)保事業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，環(huán)保部門內(nèi)部文件的擬定、下發(fā)、落實等運作過程都是在局域網(wǎng)中完成的，上下級之間的文件來往也直接通過網(wǎng)絡(luò)傳送。環(huán)境監(jiān)測工作中水、空氣、土壤污染源也相繼采用在線監(jiān)測，所獲得的大量數(shù)據(jù)直接通過網(wǎng)絡(luò)傳送。隨著環(huán)保工作者對環(huán)保檔案的需求越來越高，環(huán)保檔案的使用，不再局限于本機(jī)關(guān)的利用，還要滿足于政府決策，滿足于相關(guān)單位、企業(yè)的利用。檔案的傳遞，不再是提供本單位的幾個簡單數(shù)據(jù)，而是要求系統(tǒng)地查閱某一事項的詳細(xì)參數(shù)、前因后果及具體實施。因此，要求環(huán)保檔案的傳遞打破時間、地域、部門之間的限制。環(huán)境保護(hù)電子檔案傳遞的便利性，能夠及時準(zhǔn)確地向政府和環(huán)保工作者提供所需要的環(huán)境保護(hù)檔案信息，以便于迅速做出正確的決策，是環(huán)保工作順利及時開展的基礎(chǔ)保障。
4.環(huán)境保護(hù)電子檔案檢索更為精準(zhǔn)、便捷。環(huán)境污染是全國性的普遍現(xiàn)象，其污染范圍之廣，污染程度之高，污染問題之嚴(yán)重堪比史上臭名昭著的英國倫敦大霧。面對這樣的問題，需要查閱類似污染問題的檔案，進(jìn)行綜合分析，并制定有效的解決方案。電子檔案具有快捷查詢、統(tǒng)計、檢索的功能，可以進(jìn)行精準(zhǔn)、便捷的檢索和對比。當(dāng)使用者需要查找某個環(huán)境檔案信息時，可以根據(jù)日期、標(biāo)題、作者、關(guān)鍵字等任意一項檢索條目查找所需要的檔案，還可以搜索出相關(guān)的主題文章，不必像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣進(jìn)行手工翻頁查詢。
二、環(huán)境保護(hù)電子檔案存在的問題與相應(yīng)策略
1.依賴計算機(jī)軟硬件，不能直接識別。與以往各種形態(tài)的紙質(zhì)檔案文件相比,環(huán)境保護(hù)電子檔案的產(chǎn)生和管理都離不開計算機(jī)系統(tǒng)。電子檔案是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物,在計算機(jī)內(nèi)部,電子檔案是以數(shù)字編碼形式存在的，從生成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^計算機(jī)實現(xiàn)的。使用者查看電子檔案時也需要通過顯示器或其他輸出設(shè)備才能看到，一旦離開計算機(jī)軟硬件平臺,電子檔案就看不見也摸不著。由于電子檔案是以代碼形式記錄于U盤、光盤和移動硬盤等載體上,其存儲格式各不相同,具有非人工識讀性,必須要依靠相應(yīng)的電子設(shè)備和軟件支持才能還原檔案的內(nèi)容。隨著電子科學(xué)技術(shù)的日益更新，新的信息編碼方案、存儲格式、系統(tǒng)軟件對電子信息穩(wěn)定性和可讀性造成了巨大沖擊,而電子文件對不同設(shè)備環(huán)境又是不兼容的,從而導(dǎo)致電子文件無法閱讀或難以互換。
2.環(huán)境保護(hù)電子檔案的存儲設(shè)備不穩(wěn)定性，不具備永久保存的條件。由于存儲環(huán)保電子文檔的介質(zhì)具有不穩(wěn)定性，從而決定了環(huán)保電子檔案的不穩(wěn)定性。其主要表現(xiàn)在兩個方面：一是所用技術(shù)的不穩(wěn)定性。環(huán)境保護(hù)檔案不論是生成還是管理都需要計算機(jī)和電子技術(shù)的參與，而現(xiàn)在計算機(jī)存儲設(shè)備和電子技術(shù)發(fā)展迅猛，更新?lián)Q代非�？�，這使得管理者和使用者很難了解和掌握這種變化。二是存儲設(shè)備的不穩(wěn)定性。當(dāng)前，電子檔案大多存儲在硬磁盤、U盤、光盤等幾種主要儲存設(shè)備上，然而這些存儲設(shè)備的壽命問題對電子檔案的使用年限造成了一定的制約，與紙張相比，它們的穩(wěn)定性較差。電子檔案存儲介質(zhì)穩(wěn)定性要低于紙質(zhì)檔案，一般保存的壽命不超過70年，且電子存儲設(shè)備對保存環(huán)境要求較高，對環(huán)境的濕度，溫度，灰塵，磁場輻射等都相當(dāng)敏感。一旦電子存儲設(shè)備內(nèi)部結(jié)構(gòu)稍有變化，存儲在其中的信息便會丟失或無法讀出。目前，對于環(huán)境保護(hù)電子檔案存儲設(shè)備的不穩(wěn)定性問題，為了防止重要環(huán)境保護(hù)信息的丟失和無法識別，我們應(yīng)采取嚴(yán)格的保護(hù)措施。首先應(yīng)用安全的數(shù)據(jù)備份手段,將信息存儲于能夠脫機(jī)保存的存儲設(shè)備上,并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。這樣，一旦數(shù)據(jù)發(fā)生損壞或者丟失，還可以進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)修復(fù)，從而確保電子檔案的完整。其次，針對電子文件依附的載體壽命不長的問題，應(yīng)通過制定載體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與環(huán)境保存標(biāo)準(zhǔn)，盡量使這類載體具有更長的保存期限，選擇高質(zhì)量的電子檔案存儲設(shè)備和適宜的存放環(huán)境，對磁場進(jìn)行屏蔽，控制環(huán)境的溫濕度，保證設(shè)備清潔。
3.安全問題。由于環(huán)保電子信息的易操作性和多媒體集成性，使我們可以根據(jù)需要修改電子檔案增減各種信息，但是如果被惡意的修改、刪除和誤操作，我們也是不易察覺的，再識別原件是很困難的。而且在計算機(jī)上讀取環(huán)保電子檔案或者在互聯(lián)網(wǎng)上共享傳遞信息時，都可能感染計算機(jī)病毒或是遭到駭客的入侵，這些破壞會造成嚴(yán)重的后果，必須在利用時采取必要的防護(hù)措施：
�。�1）設(shè)定授權(quán)訪問。對環(huán)保電子檔案信息的參閱、存儲、修改、標(biāo)記和刪除等工作內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，防止非授權(quán)訪問的違法事件。
�。�2）防止重要信息泄露和丟失。環(huán)保電子檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和制度，對電子檔案信息進(jìn)行仔細(xì)地鑒定和劃密，確定可在網(wǎng)上提供參考的檔案。對于尚未開放的敏感、機(jī)密的檔案信息，則不宜與網(wǎng)絡(luò)相連，以避免造成重要信息的泄密。
�。�3）選擇和制定功能強(qiáng)大的防火墻，以防范網(wǎng)絡(luò)駭客的攻擊。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用，隨時面臨著被駭客攻擊的危險，因此，在建立電子檔案時必須要對服務(wù)器設(shè)立相應(yīng)的防火墻。
（4）對環(huán)境保護(hù)電子檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。對于可能發(fā)生的突發(fā)事件進(jìn)行事前評估，做好應(yīng)急準(zhǔn)備。一旦發(fā)生硬件故障或受到駭客攻擊，則可以在最短的時間里調(diào)動各方面進(jìn)行果斷處理，恢復(fù)系統(tǒng)，從而確保電子檔案信息處于安全運行狀態(tài)。此外，電子檔案的管理需要高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才。管理人員除了掌握專業(yè)技術(shù)之外，還要熱愛本職工作，檔案管理人員還應(yīng)不定期地循環(huán)任職，確保分工明確，各司其職。經(jīng)十二屆全國人大常委會第八次會議審議通過的新環(huán)保法，被稱為“史上最嚴(yán)的環(huán)保法”。新環(huán)保法首次寫入生態(tài)保護(hù)紅線、規(guī)定環(huán)境公益訴訟、設(shè)計按日計罰制度、增加環(huán)境污染公共監(jiān)測預(yù)警機(jī)制，在給環(huán)境監(jiān)管部門賦予更大執(zhí)法權(quán)力的同時也賦予我們更大的社會責(zé)任。環(huán)保電子檔案是制訂環(huán)境規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)，是環(huán)境管理活動決策的重要依據(jù)和憑證，是正確進(jìn)行環(huán)境評價、開展環(huán)境工作的必要條件，是傳遞、交流、宣傳環(huán)保技術(shù)信息的重要工具，是我國環(huán)保事業(yè)的重要組成部分。我們一定要抓住這個契機(jī)，將科學(xué)的管理思想、方法、技術(shù)和手段用于環(huán)境保護(hù)檔案的管理，使環(huán)境保護(hù)電子檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高，使其更好地服務(wù)于生態(tài)文明建設(shè)大計。
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