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工程檔案信息化管理系統(tǒng)
1工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能
1．1山東建筑大學(xué)工程檔案管理現(xiàn)狀
山東建筑大學(xué)新校區(qū)于2002年9月動工興建，占地156．72hm2，分一、二期和續(xù)建工程，包括27座單體工程，總工程量約為39．62萬m2，持續(xù)建設(shè)周期為兩年，續(xù)建工程根據(jù)發(fā)展需要適時推進(jìn)。新校區(qū)工程檔案共分為23項，500余卷，分為JJ11綜合、JJ12－1設(shè)計基礎(chǔ)、JJ12－2設(shè)計文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工驗收等六個類目，涵蓋了所有單體工程從前期規(guī)劃設(shè)計、中期施工建設(shè)及后期竣工驗收和管理運行的全過程，如表1所示。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)建設(shè)之始，就制定了系統(tǒng)的工程檔案建設(shè)與管理方案，主動引入物聯(lián)網(wǎng)理念，著力克服檔案載體多樣化、建檔不及時不系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)共享差等問題，在工程檔案信息化管理方面進(jìn)行了頗見成效的探索和實踐，有效提高了工程檔案的歸檔準(zhǔn)確率、完整率和使用效率。
1．2基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能設(shè)計
文章在研究國內(nèi)外文獻(xiàn)及實例的基礎(chǔ)上，以工程項目建設(shè)的生命周期為依據(jù)，針對山東建筑大學(xué)新校區(qū)工程檔案管理的需要，基于物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，設(shè)計了信息化管理系統(tǒng)的主要功能，如圖1所示。(1)紙質(zhì)工程檔案電子化功能目前，尚有很多工程檔案的管理仍為紙質(zhì)檔案與電子檔案分離，并以人工查詢檢索為主。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求全部工程檔案以電子化數(shù)據(jù)的形式存入既定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。山東建筑大學(xué)在工程檔案建檔過程中，已對規(guī)劃設(shè)計、管線等功能設(shè)計圖在存檔規(guī)劃設(shè)計藍(lán)圖的同時，一并存儲CAD文件;驗收材料在存檔驗收報告及支撐材料的同時，一并存儲工程建設(shè)的實時監(jiān)測或記錄電子數(shù)據(jù)。(2)工程檔案智能識別調(diào)取功能工程項目的實施是一個動態(tài)過程，從動議報批、立項審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工建設(shè)、監(jiān)理驗收、運行管理等各個階段都會產(chǎn)生檔案信息［9］。工程檔案存在于工程項目的整個生命周期內(nèi)。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求對工程項目自始至終的全過程、各階段、各環(huán)節(jié)和節(jié)點的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理，建立電子識別碼或二維碼標(biāo)簽，在利用檔案數(shù)據(jù)時可以通過直接掃描標(biāo)簽的方式自動調(diào)取。山東建筑大學(xué)對各單體建筑建設(shè)全過程檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)編碼，并分類登記入庫，為利用物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行工程檔案信息管理建立了堅實的基礎(chǔ)。(3)工程檔案數(shù)據(jù)全時分析功能在工程項目提出后，關(guān)于工程的可行性和必要性、綜合設(shè)計和建設(shè)方案等都要進(jìn)一步的科學(xué)論證�；谖锫�(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過對國內(nèi)外相同性質(zhì)、相近體量的工程進(jìn)行對比，并運用云數(shù)據(jù)和相關(guān)算法，對工程項目數(shù)據(jù)進(jìn)行基于現(xiàn)實環(huán)境的分析，得出工程項目建設(shè)的前期相關(guān)數(shù)據(jù)預(yù)測，從而為工程項目的穩(wěn)步實施提供技術(shù)依據(jù)。這是工程檔案信息化建設(shè)的核心領(lǐng)域［10］。目前，工程檔案數(shù)據(jù)全時分析功能尚處在框架設(shè)計階段。(4)工程檔案數(shù)據(jù)實時更新功能工程項目建設(shè)過程中以及在某一單項工程的全壽命周期內(nèi)，由于方案優(yōu)化修改、運行維修改造、功能提升等原因，工程檔案的數(shù)據(jù)處在動態(tài)變化中，前后數(shù)據(jù)的更新或?qū)崟r化顯現(xiàn)尤為重要。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將所有檔案數(shù)據(jù)均存儲于服務(wù)器中，能夠根據(jù)項目進(jìn)展，實時更新數(shù)據(jù)，特別是當(dāng)項目復(fù)雜、分期任務(wù)繁多時，更會根據(jù)時間節(jié)點和項目進(jìn)展階段將檔案數(shù)據(jù)快速調(diào)閱，并能夠通過編輯插件調(diào)入文件等形式統(tǒng)一將同一批數(shù)據(jù)進(jìn)行實時更新，有效保證了工程檔案數(shù)據(jù)的即時性、完整性和準(zhǔn)確性。(5)工程檔案業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)交流功能工程項目在實施過程中不同階段產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)不同，但彼此間又是相互聯(lián)系、互為一體的�；谖锫�(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將項目進(jìn)展中所涉及的不同行業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行交流和轉(zhuǎn)換，從而為下一步?jīng)Q策提供有效的資料，并輔助工程項目決策。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)工程建設(shè)中，以綜合分析工程檔案為基礎(chǔ)，對新建工程進(jìn)行設(shè)計方案優(yōu)化，例如運用綠色校園理念，建成了國內(nèi)第一棟太陽能綜合利用學(xué)生公寓;而采用B/S+C/S架構(gòu)，自主設(shè)計運行了節(jié)約型校園建筑節(jié)能監(jiān)管平臺。不同行業(yè)和項目間的工程檔案數(shù)據(jù)交流和分析，為學(xué)校綠色建筑、節(jié)能建筑及監(jiān)管體系的成功案例提供了重要的支撐。(6)工程檔案項目間數(shù)據(jù)共享功能如今建筑形式越來越多、建筑功能和用途愈來愈呈現(xiàn)多樣性，特別是對于商業(yè)、辦公等相對造價、出售價格比較高的建設(shè)項目，在其決策立項、規(guī)劃設(shè)計等進(jìn)度中，如果可以參照相似位置、類似環(huán)境下不同項目的建設(shè)情況，其設(shè)計、施工過程中出現(xiàn)的各類技術(shù)難題也將迎刃而解，項目造價、工程組織等也將更為有序和高效�；谖锫�(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過建立項目間的數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)比對，建立相同工程項目一體化的施工進(jìn)度、技術(shù)方案和質(zhì)量控制體系，提高管理效率和水平。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)工程建設(shè)過程中，將各項目單體或施工標(biāo)段分類管理，以工程檔案為支撐，提出統(tǒng)一的人員工作規(guī)范、技術(shù)和施工標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)了新校區(qū)建設(shè)“工程優(yōu)質(zhì)、人員優(yōu)秀、投資優(yōu)化”的目標(biāo)。
2工程檔案信息化管理系統(tǒng)對策
2．1工程檔案信息化管理系統(tǒng)的架構(gòu)
射頻識別和無線傳感網(wǎng)WSN(WirelessSensorNetwork)是物聯(lián)網(wǎng)的兩大核心技術(shù)。射頻識別技術(shù)是利用無線射頻方式對實物目標(biāo)進(jìn)行非接觸式識別，簡而言之，即能夠通過讀取物品上的電子標(biāo)簽(條形碼、二維碼等)進(jìn)行數(shù)據(jù)識別和相應(yīng)的處理。而無線傳感網(wǎng)技術(shù)是由部署在區(qū)域內(nèi)的微型傳感節(jié)點組成，以無線網(wǎng)絡(luò)通信的形式，構(gòu)成一個自組織網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其目的是協(xié)作感知、采集和處理信息，發(fā)送給網(wǎng)絡(luò)中樞［11］。通過將物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別技術(shù)和無線傳感網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到工程檔案管理中，即構(gòu)成了一個由無數(shù)檔案條目節(jié)點組成的在線數(shù)據(jù)庫，管理者或用戶可以通過遠(yuǎn)程終端登錄互聯(lián)網(wǎng)，繼而實現(xiàn)對工程檔案的信息化管理。從技術(shù)架構(gòu)上來看，物聯(lián)網(wǎng)分為感知層、網(wǎng)絡(luò)層和應(yīng)用層［12］�；谶@種標(biāo)準(zhǔn)的層次，搭建工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)，如圖2所示�；谖锫�(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本工作流程為:每一個工程檔案都有一個電子標(biāo)簽，檔案庫房中有多個傳感器節(jié)點，這些節(jié)點相互組成無線傳感網(wǎng)。單一檔案條目的插卷、修改、更新都將通過無線傳感網(wǎng)在數(shù)據(jù)庫中實時更新，并自主形成一個工程檔案云數(shù)據(jù)平臺。
2．2工程檔案信息化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)策略
物聯(lián)網(wǎng)為工程檔案的信息化管理提供了技術(shù)上的保障。但是，為有效利用基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案管理系統(tǒng)，仍需要從管理上進(jìn)一步規(guī)范相應(yīng)的管理模式與管理制度。(1)規(guī)范檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。為了基于物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別技術(shù)采集到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，在新的檔案入館前，需要制定檔案編目的標(biāo)準(zhǔn)，包括列別、年份、密級等信息，并將這些信息寫入RFID條形碼或二維碼標(biāo)簽。當(dāng)將檔案信息調(diào)入系統(tǒng)時，需要設(shè)立規(guī)范的審核制度，保證入庫信息的規(guī)范和準(zhǔn)確。(2)規(guī)范檔案使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案使用標(biāo)準(zhǔn)既是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)檔案信息化管理的保障。在物聯(lián)網(wǎng)背景下，實現(xiàn)檔案的信息化管理，確定電子檔案相關(guān)檔案的查閱權(quán)限范圍;當(dāng)需要借出或還回實體檔案時，必須掃描檔案的條形碼，記錄檔案的轉(zhuǎn)移情況。(3)強化部門間協(xié)調(diào)溝通部門間的協(xié)調(diào)溝通決定了檔案信息化管理的深度。相關(guān)部門間不定時的進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)上的溝通和交流，才能擴大檔案信息化的范圍，全面實現(xiàn)工程檔案管理的信息化水平和服務(wù)水平。(4)強化檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)管理人員的技術(shù)水平?jīng)Q定了信息化背景下檔案服務(wù)的質(zhì)量［14］。要定期對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)和理念的培訓(xùn)，提高他們對信息技術(shù)和信息化管理理念的理解。
3結(jié)語
物聯(lián)網(wǎng)為工程檔案信息化建設(shè)帶來了理念、技術(shù)、效能上的整體提升，它使得工程檔案管理由原來的人與檔案的單項“通話”，拓展為人與檔案、檔案與檔案之間的多維“對話”，進(jìn)而共建了一個縱貫工程建設(shè)全壽命周期、橫跨不同性質(zhì)工程項目的檔案數(shù)據(jù)云平臺，對提升工程檔案管理水平起到了有力的促進(jìn)作用。由于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用需要強大的硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫作為支撐，因此其在整個檔案管理領(lǐng)域仍處在理念移植、技術(shù)框架的構(gòu)建階段。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)工程檔案信息化管理中，主動引入物聯(lián)網(wǎng)理念，構(gòu)建了基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系，有效帶動和提升了學(xué)校的基本建設(shè)和檔案管理工作，對基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化管理管理進(jìn)行了有益的探索和實踐。
作者:宋守君 單位:山東建筑大學(xué)
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