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關(guān)于上市企業(yè)電子檔案管理存在問題和解決措施
企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，它客觀地記述和反映了企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中的全部內(nèi)容。隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用，然而，目前的上市企業(yè)檔案管理工作，卻存在著許多需要研究和解決的問題。
一、當(dāng)前上市企業(yè)檔案管理存在的問題
1、公司重業(yè)務(wù)輕管理的現(xiàn)象普遍存在，不少企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對于行政事業(yè)單位，上市企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。沒有認(rèn)識到上市企業(yè)在實際操作中，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革必然引發(fā)企業(yè)重視固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)等有形資產(chǎn)的評估，而對企業(yè)品牌、商標(biāo)、專利、生產(chǎn)技術(shù)等無形資產(chǎn)則少有涉及，對真實記錄和反映這些無形資產(chǎn)的檔案及其價值，在資產(chǎn)評估中多數(shù)沒有作為一項內(nèi)容來認(rèn)真對待，認(rèn)識不到這些無形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。這就給上市企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來不少新問題。
2、企業(yè)沒有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡單的收集、分類，人員的責(zé)任心不強(qiáng)，專業(yè)心不高；沒有專門的庫房，庫房安全性較差，或兼作檔案室。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前，我國共有上市企業(yè)近兩千，其中，20%的上市企業(yè)無專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業(yè)未建檔案室。
3、沒有建立切實可行的企業(yè)檔案管理辦法。制度不合理，企業(yè)檔案管理制度形同虛設(shè)的現(xiàn)象屢見不鮮；有一家上市企業(yè)，各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展根本沒有形成制度。這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日�；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。
4、各企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，嚴(yán)重增加了經(jīng)營成本。
5、企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強(qiáng)。例如：有存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。
6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責(zé)任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。
7、企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段跟不上形勢發(fā)展的需要。從表面上看，以上問題是一個企業(yè)的檔案管理混亂。實際上是給企業(yè)利用檔案管理薄弱之機(jī)，進(jìn)行違法、違規(guī)經(jīng)營制造條件。例如：個別機(jī)構(gòu)就利用檔案管理薄弱的機(jī)會披露虛假信息。還有的企業(yè)在經(jīng)營中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現(xiàn)象，都與檔案管理不規(guī)范有關(guān)。這些已經(jīng)給我們敲響了警鐘�？梢�，加強(qiáng)上市企業(yè)檔案管理，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為的有效手段。內(nèi)部控制是上市企業(yè)風(fēng)險防范的第一道防線，只有切實提高企業(yè)內(nèi)部控制水平才能從根本上防范化解企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。上市企業(yè)檔案管理的好壞是企業(yè)內(nèi)控水平好壞的直接體現(xiàn)。從一個企業(yè)的檔案管理情況可以從一個側(cè)面反映企業(yè)的內(nèi)控管理水平。也就是說，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，可以使企業(yè)建立風(fēng)險事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動態(tài)過程和機(jī)制，有助于為防范化解企業(yè)風(fēng)險提供根本保證。
二、規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的有效措施
1、提高企業(yè)檔案管理意識
在文件、圖紙、資料等轉(zhuǎn)化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業(yè)進(jìn)行了大量人力、物力的投資。但是在企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革中，有些地方對企業(yè)檔案管理流于形式，存在著管理不善，使檔案資產(chǎn)的開發(fā)利用效益沒有充分發(fā)揮出來。沒有認(rèn)識到檔案作為有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。具體對策：檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強(qiáng)勢宣傳推介企業(yè)檔案管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的極大關(guān)注，贏得社會各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進(jìn)創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。
2、解決檔案的歸屬問題
目前，不少大中型企業(yè)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，由于產(chǎn)權(quán)出資主體的多元化，如國家股、法人股、個人股及外資股等對資產(chǎn)的共有權(quán)，也就是說，多元化的投資主體對企業(yè)檔案同樣存在一種資源共享權(quán)，企業(yè)產(chǎn)權(quán)雖然出售了，但企業(yè)檔案資產(chǎn)歸誰所有，由誰管理的問題至今尚無明確規(guī)定。這一問題在破產(chǎn)企業(yè)拍
賣中，表現(xiàn)尤為突出。具體對策：檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)換機(jī)制，轉(zhuǎn)變職能打破原有管理模式，強(qiáng)化檔案工作的現(xiàn)代化管理；建立健全上市企業(yè)的資產(chǎn)管理體系。即企業(yè)改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國家所有，變?yōu)榛旌闲偷乃兄菩问�。國家控股的股份企業(yè)，檔案資產(chǎn)的所有權(quán)以國有為主體；國有企業(yè)進(jìn)行股份制改組前后形成的檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。
3、拓寬歸檔范圍
目前不少企業(yè)依舊按原來工業(yè)企業(yè)十大分類規(guī)定的內(nèi)容來制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現(xiàn)代企業(yè)制度歸檔工作的新要求，沒有及時將企業(yè)在產(chǎn)權(quán)制度改革中進(jìn)行資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)界定、行使、交易、保護(hù)等活動中產(chǎn)生的檔案及時收集整理，歸檔立卷，認(rèn)識不到這些無形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。針對這些問題，檔案部門應(yīng)擴(kuò)大歸檔范圍，增加歸檔內(nèi)容，增加股份制企業(yè)檔案部門庫存種類的信息。
4、控制檔案流失
在企業(yè)改革過程中，由于檔案資產(chǎn)觀念淡薄，管理不善，導(dǎo)致國有檔案資產(chǎn)流失現(xiàn)象時有發(fā)生，有的未經(jīng)申報評估就將檔案資產(chǎn)無償轉(zhuǎn)讓，有的雖然評估，卻忽視其收益的市場價值，只重視檔案資產(chǎn)的賬面成本價格，造成價值低估等現(xiàn)象。具體對策：組建檔案資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)。不僅要把檔案資產(chǎn)作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)價值評估中的原始憑證，更要包括對檔案資產(chǎn)自身價值的評估，從而使企業(yè)和國家的權(quán)益不受影響，杜絕國有資產(chǎn)的流失。檔案資產(chǎn)評估具有專業(yè)性、特殊性、復(fù)雜性等特點，必須組建專門的檔案資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)。
任何的管理都會存在漏洞、存在問題，這是不可避免的，但我們可以選擇忽視問題，還是面對解決問題。以上規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的措施，是一種較為全面概括的方法，具體企業(yè)在針對自身情況在落實以上措施的時候，需要靈活運(yùn)用。
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