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秘書實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)
案例一實(shí)務(wù)
波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會(huì)議召開的時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映的時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。
9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如焚``````思考題：
1、假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？
2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程？3、向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？
4、召開大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？
案例二會(huì)務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密
一次某地當(dāng)代表大會(huì)的開幕式上，會(huì)務(wù)人員未能按大會(huì)主持人宣布的程序播放國際歌，雖得到補(bǔ)救，但終是一件憾事，并受到批評。
事情發(fā)生的過程是，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國際歌”的一項(xiàng)。大會(huì)秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式進(jìn)行，于是把此一項(xiàng)目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會(huì)秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)，又把該項(xiàng)圈了回來。會(huì)務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項(xiàng)程序，而對后來又被圈了回來一事，未家注意，因此對于在大會(huì)上宣布“奏國際歌”時(shí)無法奏出，一時(shí)形成了冷場。幸好會(huì)務(wù)組長急中生智，立即上臺揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場。會(huì)后領(lǐng)導(dǎo)同志捉，這一事故該給予批評，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時(shí)刻能得到即使不久，這是好的，這一點(diǎn)值得表揚(yáng)。思考題：
本案例中，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備方面存在哪些問題？
案例三“時(shí)裝秀”方案
某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：
1．會(huì)議名稱：“XXxx服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。
2．參加會(huì)議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊(duì)若干人。
3．會(huì)議主持人：xx集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會(huì)議時(shí)間：XX年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。
5．會(huì)議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會(huì)開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。
6．會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同
7．會(huì)址：服裝集團(tuán)小禮堂。
8．會(huì)場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識，上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。搭設(shè)t型服裝表演臺，安排來賓圍繞就座。會(huì)場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。共13頁，當(dāng)前第1頁12345678910111213
9．會(huì)議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)xx服裝集團(tuán)生產(chǎn)的t恤衫1件)
10．會(huì)務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會(huì)后安排工作午餐。
問題討論：
小李的會(huì)議方案有無改進(jìn)的地方？
案例四請柬發(fā)出之后
某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。
接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會(huì)。一看會(huì)場布置不像是開表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。
事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。
但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。
問題討論：
這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？
案例五會(huì)議方案制訂
中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實(shí)現(xiàn)銷售額8億元人民幣，產(chǎn)品30％出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢頭，質(zhì)量管理也達(dá)到了同行業(yè)的先進(jìn)水平。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，去年底，該公司又?jǐn)U建了1萬平方米廠房，增加了3條國際先進(jìn)的生產(chǎn)流水線，使顯示器年生產(chǎn)能力達(dá)到了100萬臺。
產(chǎn)量增加了，銷售必須跟進(jìn)。目前，中迅顯示器有限公司在全國設(shè)有300多個(gè)代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時(shí)展示其即將推向市場的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴(kuò)大產(chǎn)品銷售等問題，公司領(lǐng)導(dǎo)決定8月8日一10日在上海市召開一次全國代理商會(huì)議，由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠(yuǎn)景；研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測試結(jié)果；生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況；公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項(xiàng)做專題發(fā)言。同時(shí)，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗(yàn)，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會(huì)議期間，還要組織與會(huì)代表參觀企業(yè)，利用一個(gè)晚上的時(shí)間舉辦一場聯(lián)歡晚會(huì)，安排代表游覽上海市內(nèi)的幾個(gè)景點(diǎn)。
為保證會(huì)議的成功舉辦，公司還決定會(huì)議地點(diǎn)安排在上海國際會(huì)議中心，食宿也在上海國際會(huì)議中心。同時(shí)各部門抽調(diào)10人組成大會(huì)籌備處，由張副經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體工作包括準(zhǔn)備會(huì)議所需文件、材料，寄發(fā)會(huì)議通知，接待，安排食宿，布置會(huì)場，聯(lián)系上海國際會(huì)議中心及旅游景點(diǎn)，預(yù)訂返程車、船、機(jī)票，邀請新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會(huì)，購置禮品等�？偨�(jīng)理還特別強(qiáng)調(diào)，要在保證會(huì)議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。
根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見，張副經(jīng)理立即從各部門抽調(diào)了10位同志成立了大會(huì)籌備處，并召開了會(huì)務(wù)工作會(huì)議，對會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行了部署和分工。
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