秘書隨從事務(wù)的工作程序

　　隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會議、談判、商務(wù)出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時間有短長，但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：

　　1、準備階段

　　當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準備工作。

　�。�1）思想準備。秘書要了解商務(wù)出訪的意圖、目的；出訪的內(nèi)容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關(guān)人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。

　�。�2）組織準備。秘書要做到：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案；通知有關(guān)部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預(yù)備會，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù)；印發(fā)出訪方案和日程安排；與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。

　　（3）資料準備。秘書要收集：邀請單位的歷史沿革，領(lǐng)導(dǎo)班子，當(dāng)前工作發(fā)表及評價的資料；同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件；同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗方面的資料；出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。

　�。�4）物質(zhì)準備。秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。

　　2、出訪階段

　�。�1）做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關(guān)人員。無論哪種活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。

　　秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。

　�。�3）及時同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，秘書要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示，以及原企業(yè)的工作動向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實施不間斷的指揮。

　�。�4）處理好日常事務(wù)。隨從秘書要主動處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調(diào)，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

　　3、結(jié)束階段

　　隨從秘書要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

　　（1）做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。

　�。�2）整理調(diào)查資料。回企業(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

　�。�3）抓緊有關(guān)問題的落實。在出訪時，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回企業(yè)后秘書要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

　　（4）報銷差旅費。隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報銷差旅費、償還預(yù)借款。

　　（5）回顧總結(jié)。隨從秘書工作要對自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進行回顧總結(jié)，主動征求領(lǐng)導(dǎo)的批評、幫助，這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。

　　秘書在整個跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動期間要時刻注意維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，執(zhí)行政策，遵守紀律，謙虛謹慎，平易近人，為領(lǐng)導(dǎo)、也為秘書自身樹立良好的形象。

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