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公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定（精選13篇）
公文行文規(guī)則，是指各級機(jī)關(guān)公文往來時需要共同遵守的制度和原則。以下是小編整理的公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定，希望對大家有所幫助。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 1
一、目的
為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本規(guī)定。
二、范圍
本規(guī)定適用于公司對內(nèi)、對外公文的管理。
三、職責(zé)
1、公司行政人力資源部負(fù)責(zé)公司公文歸口的管理部門，為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔；
2、各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的公文擬稿；
3、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對本部門對內(nèi)、對外行文的審核；
4、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外行文的簽批。
四、發(fā)文分類
公司內(nèi)部發(fā)文為各項規(guī)章制度、公務(wù)文書、事務(wù)性文件。各項規(guī)章制度：公司在管理中依照執(zhí)行的各項制度（規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施）等；
公務(wù)文書：請示（申請）、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀(jì)要等；事務(wù)性文件：說明、各類統(tǒng)計報表等。公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。
1、規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施：對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；
2、請示（申請）：用于下級向上級或政府部門請求批示、批準(zhǔn)、批的事項；
3、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級的詢問；
4、通知：傳達(dá)公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；
5、通報：公司認(rèn)定的，表彰先進(jìn)、好人好事、或批評錯誤、或傳達(dá)情況；
6、通告：公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項；
7、決議：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項；
8、決定：對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；
9、函：于對外溝通，用于對外溝通、和外部業(yè)務(wù)單位相互商洽，聯(lián)系工作的，或稱公函（可不受行文規(guī)定擬定）；
10、會議紀(jì)要：用于各類會議的記錄、整理與總結(jié)；
11、說明、表格：用于日常事務(wù)工作，由撰寫部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否受行文進(jìn)行制定；
五、發(fā)文格式
1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2.2cm，左右邊距為2.0cm，表格排版上下左右邊距為2cm；
2、文字版頭標(biāo)題為二號、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；格版標(biāo)題為二號、宋體加黑，表內(nèi)文字為五號、宋體；
3、文字行距1.5倍行距；段落設(shè)置一般為首行縮進(jìn)2個字符；
4、文本中所有的符號、數(shù)字、英文均選用Times New Roman體；
5、頁眉頁腳：對內(nèi)行文頁眉靠左“云南超彥汽車貿(mào)易有限公司”
靠右“XXX管理文件CY—XX—001（編號格式見本規(guī)定附錄）”；頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗、帶格式線；對外行文頁眉靠右“云南超彥汽車貿(mào)易有限公司”；頁腳同對內(nèi)行文；
6、落款為4號、宋體、加黑，發(fā)文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向右錯開，寫全年月日，日期為發(fā)文公布日為準(zhǔn)；
7、發(fā)文中有附件，應(yīng)在正文后、落款前，注明附件數(shù)及附件名稱；
六、行文要素要求
1、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項外，包括發(fā)文部門、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：文件按密級分為一般文件、密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對文件共五級，具體劃分（詳見附件3）；涉及公司保密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級，其中密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號。對于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項要求，公司人員嚴(yán)格遵守保密協(xié)議中提及的'各項；文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據(jù)崗位工作進(jìn)展調(diào)整辦理時間；發(fā)文字號以公司關(guān)鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號組合在一起：超彥[20xx]XX號（字體：宋體；字號：5號，其他符號用Times New Roman體5號）各部門發(fā)布公文時，應(yīng)向行政人力資源部申請文件編號；
2、主送、抄送部門，屬上級的列入主送，平級或下級列入抄送；
3、所有發(fā)布文件，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數(shù)一律設(shè)置頁碼，頁碼設(shè)置在每頁的右側(cè)。
七、發(fā)文管理
1、發(fā)文按照編制→審核→批準(zhǔn)→發(fā)放→學(xué)習(xí)與執(zhí)行→作廢的程序進(jìn)行管理�！９�
2、文件編制、審核、批準(zhǔn)流程：制度→所屬部門領(lǐng)導(dǎo)編寫→主管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)→行政人事部發(fā)布；通知、通報、通告、決議、決定→行政人力資源部編制→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→行政人事部發(fā)放；會議紀(jì)要→會議紀(jì)要員編制→會議主持人批準(zhǔn)→行政人事部留存。
3、公司內(nèi)部行文，各項規(guī)章制度歸屬于領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)分別屬密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對文件范圍；相對于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當(dāng)下一段時間內(nèi)比較重要的，應(yīng)以紅頭文件的形式；
4、對于公司出臺的各項制度、通知、決定等，公司行政人事部對生效公文（加蓋公章）進(jìn)行簽字留存；
5、公文作廢時，需向總經(jīng)理進(jìn)行申報請示，獲批后，進(jìn)行統(tǒng)一整理銷毀。
八、其他注意事項
1、所擬稿件的密級等級，應(yīng)先通報總經(jīng)理進(jìn)行初步定級；
2、公文在討論期間需要打印時，均應(yīng)先使用單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 2
（一）總則
第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
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第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機(jī)要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
�。ㄈ┌l(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項；
�。�4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關(guān)全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
�。ㄋ模┌l(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的`文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室列印；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
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第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲(wèi)月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
�。┪募�。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�。�1）上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
�。�4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 3
第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用"規(guī)定"。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排，用"決定"。
經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用"決議"。
三、通知。
轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用"通知"。
四、通報。
表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要信息，用"通報"。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準(zhǔn)，用"請示"。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用"報告"。
六、批復(fù)。
答復(fù)請示事項用"批復(fù)"。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用"函"。
八、會議紀(jì)要。
傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用"會議紀(jì)要"。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號包括、年號、順序號。
四、公司發(fā)文分為四種:
�、�"發(fā)"、②"人發(fā)"、③"客發(fā)"。
冠以上述發(fā)文的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力，對外發(fā)文應(yīng)代表公司的`整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
"發(fā)"用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號; "人發(fā)"、"客發(fā)"分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。
(公司其他部門均以"發(fā)"的發(fā)文，以②、③發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為"絕密"、"機(jī)密"、"秘密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。 二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。
2、急:限8個工作時內(nèi)完成。
3、平:限16個工作時內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 4
1、凡是店里員工一律不準(zhǔn)玩游戲機(jī)。上班時間不準(zhǔn)玩手機(jī)。如果服務(wù)員有意把顧客數(shù)字多記一點(diǎn)或是少記一點(diǎn)，被查出一次罰十倍，后果自負(fù)。
2、大堂經(jīng)理的最高權(quán)限是顧客回家沒有打的錢，最多50-100元，服務(wù)員和大堂經(jīng)理簽字。
3、店里的處理額度一律為10％，大堂經(jīng)理簽字。按規(guī)定僅能在第二天處理。
4、服務(wù)員錯帳一律要賠。顧客沒有會員卡一律不準(zhǔn)上分。
5、上班時間大堂經(jīng)理和服務(wù)員一律不準(zhǔn)睡覺，如果因睡覺錯帳(機(jī)器上分偷去)機(jī)器門撬開，大堂經(jīng)理和服務(wù)員一起賠錢。
6、地面和機(jī)器上面的衛(wèi)生，服務(wù)員一律要搞干凈。
7、店里的錢服務(wù)員一定要放好．遺失要賠，若服務(wù)員遺失店里的`錢財，要按原價、原數(shù)賠償。
8、天天遵守店里的8條服務(wù)態(tài)度。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 5
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財產(chǎn)，由綜合管理部管理與控制，具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理，辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼，以便于歸檔，根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件，可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù)，文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02)，注明文件類別、索引號、份數(shù)等，如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03)，注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等，并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng)，以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回，同時作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的'文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應(yīng)闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機(jī)密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議，公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門，如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協(xié)助與配合，但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件，由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許，不得隨意復(fù)印公司的文件資料，如因工作需要復(fù)印文件，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱，復(fù)印數(shù)量，并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管，當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時，應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06)，由辦公室主任批準(zhǔn)，辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件，并應(yīng)給予新的分發(fā)號，新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換，保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件，經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的，應(yīng)向上級匯報，經(jīng)總經(jīng)理審批后，給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進(jìn)行，一人實(shí)施，一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件，應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢，并向各部門書面發(fā)布作廢聲明，防止誤用。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 6
1、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3、定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4、職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5、文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的.作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6、文件編號、標(biāo)識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標(biāo)識與控制
文件分受控與非受控兩種，在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件，以編號為受控標(biāo)識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識;
長期有效的文件予以編號和標(biāo)識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識，不必跟蹤回收其過期版本。
7、文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件，并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當(dāng)超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達(dá)文件使用場所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 7
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的.文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 8
第一條 為健全并妥善保管設(shè)備技術(shù)檔案，明確設(shè)備技術(shù)檔案管理職責(zé)，規(guī)范設(shè)備技術(shù)檔案管理工作，提高公司設(shè)備技術(shù)檔案管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司設(shè)備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設(shè)備的檔案管理。內(nèi)容包括檔案管理的主要內(nèi)容，檔案管理的'要求等。
第三條 各車間設(shè)備管理部門應(yīng)妥善保管設(shè)備技術(shù)資料，建立設(shè)備臺帳及主要設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備檔案，各車間應(yīng)建立所管轄范圍內(nèi)的全部設(shè)備檔案。
第四條 各單位應(yīng)按照公司《設(shè)備管理體系相關(guān)記錄》的要求逐一建立健全設(shè)備管理基礎(chǔ)資料，并結(jié)合本單位實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充和完善。
第五條 各單位應(yīng)逐臺建立健全設(shè)備檔案，主要內(nèi)容應(yīng)包括：
�。ㄒ唬┰O(shè)備一般特點(diǎn)及技術(shù)特性(如設(shè)備編號、位號、名稱、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點(diǎn)、投產(chǎn)日期、操作運(yùn)行條件等)；
�。ǘ┰O(shè)備檢驗(yàn)總結(jié)報告；
�。ㄈ└綄僭O(shè)備明細(xì)表；
（四）重大缺陷記錄；
�。ㄎ澹┌惭b試車記錄；
�。┰O(shè)備檢修記錄；
（七）主要配件更換記錄；
�。ò耍┰O(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時間累計；
�。ň牛┰O(shè)備技術(shù)改造和更新記錄；
�。ㄊ┰O(shè)備故障及事故記錄；
�。ㄊ唬櫥f明表；
�。ㄊ┰O(shè)備腐蝕情況及防腐措施記錄；
（十三）設(shè)備狀態(tài)監(jiān)測及故障診斷記錄；
�。ㄊ模┢渌枰w檔的設(shè)備技術(shù)資料。
第六條 設(shè)備技術(shù)檔案管理要求
（一）設(shè)備檢修后，必須有完整的交工資料，由使用單位交設(shè)備管理部門，一并存入設(shè)備技術(shù)檔案；
（二）各單位對主要設(shè)備零部件（潤滑油脂）進(jìn)行改替代和技術(shù)改造等，應(yīng)按照有關(guān)程序進(jìn)行審批，并及時修訂設(shè)備技術(shù)檔案；
（三）設(shè)備遷移，其檔案隨設(shè)備調(diào)出，主要設(shè)備報廢后，檔案由設(shè)備管理部門封存；
�。ㄋ模┘夹g(shù)檔案應(yīng)責(zé)成專人統(tǒng)一管理，建立清冊。技術(shù)檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化，及時整理填寫。人員變更時，主管領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)真組織按項交接。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 9
一、目的
為進(jìn)一步完善公司文件管理，讓公司文件的下發(fā)更加規(guī)范、合理，從而提高公司下發(fā)文件的質(zhì)量和提升下發(fā)文件的效率，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司各部門的文件下發(fā)工作。
三、管理責(zé)任
1、綜合辦是公司文件的統(tǒng)一管理部門，主管本公司并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門的文件下發(fā)工作。
2、公司各部門在文件管理中必須嚴(yán)格執(zhí)行公司相關(guān)保密規(guī)定，確保公司信息安全。
四、發(fā)文規(guī)則
1、公司文件的下發(fā)由相關(guān)部門起草，未涉及跨部門事項的文件，歸各部門管理，由部門經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈交總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)之后生效；涉及跨部門事項的文件，發(fā)文部門起草后，應(yīng)先征求相關(guān)部門意見，并經(jīng)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈交總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)后生效。
2、綜合辦設(shè)立專門人員對公司文號及發(fā)文格式進(jìn)行管理。批準(zhǔn)生效后的文件原件及電子檔備份由綜合辦存檔，并
統(tǒng)一編制文號，最后將修訂好的電子文檔或書面文檔發(fā)至相關(guān)部門，并保存發(fā)文記錄。
五、文件格式
1、文件一律采用A4或B5型號的紙張打印，頁面邊距
按標(biāo)準(zhǔn)版面。
2、主標(biāo)題（又稱一級標(biāo)題）為二號宋體（加粗）；二級標(biāo)題為三號黑體；三級標(biāo)題為三號宋體加粗；正文均為三號宋體。
3、所有正式的下發(fā)文件要求統(tǒng)一編號，各部門代字如下：
副總辦江總字
綜合辦公室江辦字
工程部江工字市場經(jīng)營部江市字
財務(wù)部江財字
人力資源部江人字
六、文件的校正程序
先由相關(guān)出臺文件的責(zé)任部門起草，綜合辦負(fù)責(zé)初步編制文件，公司文件若需修改，由相關(guān)部門提出書面意見，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后，由綜合辦按規(guī)范進(jìn)行修改。修改之后的文件經(jīng)綜合辦統(tǒng)一以電子文檔或書面形式發(fā)往相關(guān)部門。無保留價值的原書面文件需送還綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一銷
七、文件審批程序
1、公司的文件采取逐級審批的程序，應(yīng)將擬制的文件報送直接上級審核。
2、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，再由綜合辦統(tǒng)一發(fā)放至相關(guān)部門。
3、文件審核（批）的重點(diǎn)是：是否需要行文；是否符合公司的規(guī)章制度；是否應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式、文字表述是否符合本制度規(guī)定等。
4、公司頒布的規(guī)章制度以及涉及公司全局的文件，正式發(fā)文前應(yīng)先經(jīng)總經(jīng)理審核，由總經(jīng)理簽字或蓋章確認(rèn)。
八、文件發(fā)放辦法
1、按各部門、各級領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)劃分的'規(guī)定，各級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽發(fā)職權(quán)范圍內(nèi)報送的文件。
2、有關(guān)規(guī)章制度、管理辦法以及關(guān)系公司全局的文件由總經(jīng)理簽發(fā)。
3、法律文件由法定代表人或法定代表人授權(quán)的人員簽發(fā)。
4、文件在公司領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章后生效。
5、文件發(fā)放人員負(fù)責(zé)本部門的發(fā)文工作，對于公司全部發(fā)文，要進(jìn)行登記，即填寫《發(fā)文登記表》。
6、文件收發(fā)人員應(yīng)將原件進(jìn)行歸檔管理，將文件的復(fù)印件發(fā)至抄送部門，并將相關(guān)文件電子版上傳到公司群共
九、收發(fā)效率與管理
1、公司綜合辦負(fù)責(zé)公司的文件發(fā)放工作，所有針對公司全部人員下發(fā)的文件一律由綜合辦人員進(jìn)行登記，即填寫《發(fā)文登記表》。
2、文件發(fā)放人員必須盡職盡責(zé)，在發(fā)文的各個環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格登記手續(xù)，使文件的流轉(zhuǎn)方向和辦理過程一目了然。
3、文件收發(fā)人員應(yīng)在收文后一小時之內(nèi)將文件及時送達(dá)各收文部門（個人），不得在手中積存，以免造成辦公效率低下。
4、文件審核人、審批人原則上應(yīng)在24小時內(nèi)將所交批文件簽署意見并批轉(zhuǎn)或交辦。
5、所有辦畢文件都應(yīng)立卷歸檔。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 10
1.目的
對管轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控，確保人身財產(chǎn)安全，杜絕事故發(fā)生。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)的審批。
3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實(shí)。
3.3現(xiàn)場安全員進(jìn)行監(jiān)護(hù)。
4.方法和過程控制
4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運(yùn)、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運(yùn)等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進(jìn)行的危險作業(yè)必須事先報公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批，批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護(hù)后方可進(jìn)行。
4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知，以便顧客提前準(zhǔn)備。
4.4安全員在對危險作業(yè)進(jìn)行指揮、監(jiān)控時應(yīng)首先注意自身安全。
4.5在危險作業(yè)進(jìn)行前，安全員應(yīng)對施工人員交代安全第一、預(yù)防為主的`方針。
4.6危險作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū)，并在明顯位置放置如高空作業(yè)，請勿靠近等字樣的標(biāo)識。
4.7安全員必須維護(hù)好現(xiàn)場秩序，阻止無關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域。
4.8對于3米以上的高空作業(yè)，應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員進(jìn)行監(jiān)控。
4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè)，必須在通道兩端放置警示標(biāo)識，盡可能將通道臨時封閉，指揮車輛行人繞行。
4.10在危險作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時，應(yīng)盡可能移走，確實(shí)無法移走時，應(yīng)采取保護(hù)措施，避免造成不必要損失。
4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運(yùn)重物，須設(shè)專人指揮。
4.14對過重的物品搬運(yùn)應(yīng)使用機(jī)械設(shè)備，防止對員工造成潛在的傷害。
4.15危險作業(yè)完畢后，負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)的安全員應(yīng)督促施工人員及時對現(xiàn)場進(jìn)行清理，撤回警戒帶和標(biāo)識，并向?qū)徟藚R報工作結(jié)果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場處理辦法》
6.質(zhì)量記錄和表格
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 11
1.目的
防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識或標(biāo)識不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識
4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識，標(biāo)識牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識。
4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有機(jī)房重地，非請勿進(jìn)的標(biāo)識。
4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門上貼嚴(yán)禁煙火的告示牌。
4.1.7樓層的標(biāo)識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進(jìn)天臺的通道上應(yīng)有天臺重地，非請勿進(jìn)的標(biāo)識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險，請勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過程的標(biāo)識
4.2.1高空作業(yè)時，在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對區(qū)域內(nèi)的`財產(chǎn)要做好防護(hù)措施，并放置有危險勿進(jìn)，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。
4.2.2配電設(shè)備維修時，必須在開關(guān)上掛有人工作，禁止合閘的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時，應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時，如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時，應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會所等設(shè)施暫停開放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時掛放清潔中字樣的標(biāo)識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時，應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時，應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識，應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。
4.3標(biāo)識的管理
4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識，必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識所規(guī)范的樣式，所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識，部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識，需將中文及譯文內(nèi)容報品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識意義，應(yīng)及時更換、替補(bǔ)或撤消。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識的位置需要更改或撤銷標(biāo)識時，必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 12
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對公司所發(fā)的`內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監(jiān)理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三、文件查詢
1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營機(jī)密及項目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 13
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設(shè)專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負(fù)責(zé)對各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員，負(fù)責(zé)本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的`計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體，如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間，系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應(yīng)事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認(rèn)，并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認(rèn)真驗(yàn)收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴(yán)肅處理。
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