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如何高效利用上班精力
一個接受我輔導的客戶是一家大型律師事務所的管理合伙人，我們討論的事情中，有一項就是如何在在有限的時間里有效地應對高強度任務客戶想要和他約時間;合伙人和其他員工希望他解決他們擔憂的問題，處理爭端;這些人還對他的郵箱狂轟濫炸(當然還有其他人);未處理清單沒有到頭的時候。當然，要應對這個挑戰(zhàn)，關鍵是要知道為你的愛人和朋友，身體鍛煉還有其他個人需求騰出時間的重要性。
當我們沒有足夠時間完成要求的任務時，我們常常被建議說要分個優(yōu)先級，好像這就能夠神奇地解決問題似的。但是，在幫助客戶解決和管理工作流程問題的過程中，我發(fā)現(xiàn)分優(yōu)先級的方式收效甚微，部分原因在于做起來太容易。我們先來下個定義：分優(yōu)先級是給事務分等級的過程，比如要占用我們時間的人，未處理清單上的內(nèi)容，收件箱里的郵件等等，要把他們按重要性排列。雖然有時會難下判斷，但大多數(shù)情況下只是直接依靠感覺做出排列。當看到會議請求，未處理清單，或是一封郵件，我們直覺上就知道這是否重要，然后我們就可以把不同的事情進行比較，并排好次序。
問題來了。排完優(yōu)先級后，我們還是按照時間和精力充裕的情況來著手處理，而且我們會把不那么重要的事項放在以后來做。但是從來沒有所謂的以后。未完成清單從來沒有底的。
我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業(yè)生涯進入到某個階段，我們所擔負的責任讓我們永遠無法滿足所有要求，不管我們加多久班，干得多賣力。想要見我們的人排到了門外，排到了街上。我們的未完成清單長得都拖到了地上，我們的收件箱從來沒有清空的時候。
讓我們許多人犯的錯誤是幻想我們可以把門檻一降再降工作更賣力，加班時間更長，用更聰明(不管到底怎么個聰明法)的方式工作，希望有一天能把清單上的事情都做完，但到頭來是一場空。
關鍵點在于，排優(yōu)先級是必要但不充分的。重點在下一步上，鑒別歸類。處理突發(fā)事件的醫(yī)務人員必須判斷哪些患者需要立即處理，哪些可以等一等，哪些根本無需治療，還有哪些已經(jīng)沒救了。對我們普通人來說，鑒別歸類意味著不要只關注最重要的事項，而把不那么重要的事情放到以后來做，而是主動忽略占大比例的那些未及重要性門檻的事情。
第一步要把事物重新組織一下。
把滿滿的收件箱，沒做完的工作清單，還有排在門外的失望人群視作失敗，這沒有任何幫助。這種觀點會推動我們更努力工作，希望有一天能完成任務，但這是無用功。這場戰(zhàn)斗我們?nèi)绾味即虿悔A，因為在職業(yè)的某一個階段，不管我們?nèi)绾瓮渡硎聵I(yè)，我們所面臨的潛在挑戰(zhàn)總是超出我們能力所及。所以，收件箱，工作清單還有排隊的人群恰恰是成功標志，證明人們需要我們的時間和關注。最終的勝利不是贏得一場戰(zhàn)斗的勝利，而是一場戰(zhàn)爭的勝利：不是處理完收件箱，而是處理完收件箱里所有重要信息。不是完成清單上的所有事情，而是清單上全部都是重要事情，而你完成了。不是處理完所有排隊人群的問題，而是把真正重要的人的問題處理完。
下一步就是停止使用錯誤工具。
我們在時間管理和個人生產(chǎn)力上面花了太多精力。雖然這些努力從戰(zhàn)術上有效，但是在戰(zhàn)略上進行鑒別歸類時就沒用了。記�。喝蝿詹皇且谐銮鍐危菦Q定哪些可以刪除，并且堅持執(zhí)行。
最后，我們需要解決鑒別歸類所涉及到的情感問題，因為這部僅僅是個認知過程。
主動忽略一些事情，拒絕一些人會產(chǎn)生一系列情緒，極大地影響我們的選擇和行為。這正是鑒別歸類方法的困難之處，但只有我們關注它的情緒維度，我們通過基本理性干預來控制工作流程的努力才會有效。
這個過程可能當下就在進行。剛才當你讀到上面說的不是真正重要的人時，你很可能會退縮，覺得這也太無情了。我讀到這里時也打退堂鼓，而且這還是我寫的!這個反應是可以理解的，也正解釋了為什么我們會在那些不值得的人身上花費時間和注意力。在有效地進行鑒別歸類和成為混蛋之間有清晰界限，而我們中的許多人生怕跨過這條線，但是其實還離得遠呢。
要進行有效地鑒別分類，我們需要加強管理這些擔憂和其他相關情緒的能力(這里是管理不是壓抑)。正如USC的神經(jīng)學家Antonio Damasio所寫的(也正如每個人自己經(jīng)歷的)那樣，情緒會產(chǎn)生對于目標事實的偏見，甚至干擾做決策的支持機制(比如工作記憶)，從而影響有效決策的制定。但這正是我們在主動忽略一些事物時所發(fā)生的。處在鑒別歸類核心的決定會產(chǎn)生我們無法完全駕馭的情緒。
當我們面對無法完成的工作要求時，我們會感到焦慮，害怕，后悔，甚至氣憤。但是我們常常沒有充分意識到或者接觸到這些情緒，以便有效利用。它們在我們的自主意識水平之下產(chǎn)生，無可避免的影響我們的行為，但很多情況下，尤其是在壓力下時，我們無法意識到這種影響，失去了做出符合需求的最佳選擇的機會。
加強情緒管理是一個復雜的任務，但是我們可以采取以下步驟進行：
調整思維模式來體現(xiàn)情緒的重要性，體現(xiàn)情緒在理智思考和決策制定時的重要性。我們的想法會影響我們的經(jīng)歷。
更關心自己的身體。定期運動，保持充足睡眠已經(jīng)被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。
參與一些需要專注力的日常事務。冥想，寫作，和其他反饋性的活動能夠加強我們控制思想的能力，幫助我們更敏銳的感知情緒，并對我們的經(jīng)歷形成新的看法，從而幫助我們理解情緒的含義。
增加我們描述情緒的詞匯量指的就是字面意思。擴大詞匯量來描述自己的情緒，不但能幫助我們更好地與他人交流，也幫助我們更好地了解我們自己。
我們的最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適要能夠意識到進行鑒別歸類會產(chǎn)生困難情緒，這樣我們就能面對沒完沒了的未完成清單，爆了的收件箱，還有排隊想要獲得我們關注的人們。和善但是堅定的說不。
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