讓會(huì)議溝通有效的方法
不知道你是否有過(guò)這樣的經(jīng)歷?就是你在向某個(gè)人表達(dá)你的意思時(shí),你似乎總有很多想表達(dá)的,深怕自己說(shuō)少了,別人會(huì)不理解,或者會(huì)誤解。但是真實(shí)的情況卻是,當(dāng)我們交流時(shí),用越少的文字,會(huì)讓我們的交流更有意義。
溝通好才能協(xié)作好,溝通是協(xié)作的基礎(chǔ),沒有一個(gè)好的溝通,密切協(xié)作不可能實(shí)現(xiàn)。
何為溝通,我們可以從自然現(xiàn)象中找一找答案。
溝通的內(nèi)涵
涓涓細(xì)流匯成大海,波濤洶涌的伏爾加河的源頭只是一個(gè)小泉眼,水一點(diǎn)一滴地匯積,成了大江大河,形成了一種資源,成了能載舟、能發(fā)電、能灌溉、能養(yǎng)育生命的資源。試想一想,如果沒有連綿的溝壑,水的匯集就沒有了通路,那么,所謂大江大河大海也就成了鏡花水月、太虛幻境。所以,有“溝”很關(guān)鍵,有了連綿的“溝”,水的聚集就有了可能,而水聚集到一定程度就成了一種資源,人們就可以利用這種資源做更大的事。
所謂的“溝”,也就是渠道,也就是媒介。
人類也是如此,它通過(guò)無(wú)數(shù)個(gè)“溝”把單個(gè)人的智慧聚集成大智慧,從而促成了社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。單一個(gè)體的智慧如同一滴水,只有通過(guò)適當(dāng)?shù)那肋M(jìn)行匯集才能成為江河,思想和智慧匯集到一定程度便有了力量成了資源。一個(gè)企業(yè)也是如此,僅靠一個(gè)人的智慧難以達(dá)成目標(biāo),只有將許多人的思想和智慧匯聚在一起,才有可能形成一種力量,促進(jìn)事業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
這就是我所理解的溝通內(nèi)涵,也就是說(shuō),溝通是一種方式,一種讓個(gè)體智慧集聚成集體智慧,進(jìn)而成就宏偉事業(yè)的方式。
記住四點(diǎn)讓會(huì)議溝通更有效率
很多時(shí)候,更多的字對(duì)于外教和澄清什么是必要的,但是在信息時(shí)代,更多的字只會(huì)稀釋,并讓你傳遞的信息復(fù)雜化。Rene Shimada Siegel是高科技聯(lián)系公司的創(chuàng)始人和總裁。這家公司是在溝通和市場(chǎng)方面的咨詢專家。最近Rene Shimada Siegel指出了如何幫助你更好地簡(jiǎn)練你的溝通,從而讓溝通更有效?
1、即可談到要點(diǎn)
Rene Shimada Siegel舉了她丈夫過(guò)去在語(yǔ)音郵件上犯的錯(cuò)誤。他會(huì)告訴他老板他想說(shuō)什么,然后告訴他老板這個(gè)具體意味什么,然后會(huì)為他老板總結(jié)他所表達(dá)的。其實(shí)他老板早就已經(jīng)知道了。Rene Shimada Siegel指出在語(yǔ)音郵件中,只需要先自報(bào)家門,然后告訴對(duì)方你打電話的原因,給對(duì)方打回來(lái)的一個(gè)機(jī)會(huì)。對(duì)方需要給你打回來(lái),還是只是供參考?讓對(duì)方明白。要仔細(xì)考慮,你應(yīng)該用發(fā)送信息來(lái)替代語(yǔ)音郵件嗎?
2、3是一個(gè)神奇的`數(shù)字
Rene Shimada Siegel原來(lái)的工作單位是3COM。這個(gè)公司做的每件事都是3來(lái)表達(dá)。現(xiàn)在當(dāng)Rene Shimada Siegel需要解釋一些復(fù)雜的事情,曾經(jīng)在3COM的經(jīng)歷就會(huì)提醒她將每件事減少到3個(gè)最重要的點(diǎn)。一般情況下,最重要的3點(diǎn)列出以后,你會(huì)發(fā)現(xiàn)其他的點(diǎn)都是額外的,或者是多余的。
3、使用編號(hào)
任何文件中的大塊文字對(duì)于讀者而言,很難集中注意力。幾乎沒有讀者有時(shí)間、耐性或者集中注意力在這樣的文字上受折磨,除非迫不得已。他們想獲取他們想知道的。項(xiàng)目編號(hào)是Rene Shimada Siege喜歡的l快速交流方式。事先告訴讀者你的信息是有關(guān)啥的,用編號(hào)概括你的點(diǎn)來(lái)組成簡(jiǎn)短的詞匯,而非用完整的句子。最后,無(wú)論你希望讀者下一步做什么,用一個(gè)希望回饋的方式來(lái)結(jié)束。
4、讓會(huì)議聚焦
我們很多人都會(huì)在一種會(huì)議上感覺難受,就是某個(gè)人不斷的說(shuō),沒有什么時(shí)間交流。確信每個(gè)人都知道會(huì)議的目標(biāo),讓時(shí)間限制在30分鐘內(nèi),來(lái)保持一個(gè)緊急和專注的感覺。一些人會(huì)把日常的混亂帶入到會(huì)議上,做15分鐘的發(fā)言,這期間讓所有人都站著。同時(shí),需要考慮是否筆記本電腦、平板電腦、智能手機(jī)是被允許還是被禁止帶到會(huì)議上。如果被允許,人們會(huì)不理會(huì)演講者,讀他們的郵件,這樣也會(huì)極大的降低效率,延長(zhǎng)整個(gè)會(huì)議。
就像蘇格拉底曾經(jīng)說(shuō)的,“有多少事我可以不需要?”讓你的溝通保持簡(jiǎn)短,要求你停下來(lái)思考什么要說(shuō),以及如何表達(dá)最重要的事情。Rene Shimada Siege認(rèn)為通過(guò)簡(jiǎn)明扼要,快速、清楚的溝通,你可以用更少的資源做更多。
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