職場E-mail使用規(guī)則技巧

職場E-mail使用規(guī)則技巧

1、不要越級發(fā)郵件

E-mail的最重要特征就是容易被轉(zhuǎn)發(fā)，這一點對于喜歡越級E-mail的“小聰明們”來說是致命的。

2、保留好發(fā)送E-mail的證據(jù)

有時候E-mail可能因網(wǎng)絡(luò)問題不能按時送達，也可能不小心被收件者刪掉了，或者收件者根本就是故意說沒收到，怎么辦？在發(fā)E-mail時給自己抄送一份就得了，或者保留在發(fā)件箱里。同樣，其他人發(fā)給你的工作E-mail也要保留三個月以上再考慮永久刪除，以備發(fā)生問題時“對質(zhì)”。

3、不要轉(zhuǎn)發(fā)不該轉(zhuǎn)發(fā)的E-mail

同樣，假如你收到了某某同事發(fā)來的帶有偏見內(nèi)容的E-mail，你做到自己知道就行了，并深深感謝他的信任，不要到處轉(zhuǎn)發(fā)或復制粘貼，更不要為證明“這不是我說的，是XX說的”而當著他人面打開E-mail頁面，你就變成了辦公室的不良信息傳播者，失去了同事最起碼的信任。

4、讓E-mail幫助自己樹立勤奮形象

不能半夜給客戶打電話談價格，不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報情況，怎么辦？很簡單，發(fā)E-mail啊，只管在晚上零點之后給客戶、老板發(fā)E-mail談工作吧，當他們收到時會為你的勤奮感動的！同樣，在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老板發(fā)E-mail，說一句：我在火車上，周圍比較亂，在用手機發(fā)E-mail……老板最喜歡這樣的員工了。

5、私人E-mail躲開公司網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控

很多公司都有網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控一說，我們就寧可信其有吧。我們總有點私事吧，躲開監(jiān)控也不難，可以用擅發(fā)E-mail的手機，隨時隨地上網(wǎng)，發(fā)送接收都可以避開公司的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。比如跟戀人談?wù)勄檎f說愛，或者跟培訓班的老師發(fā)發(fā)作業(yè)，都很方便。

6、不要忘記正確“抄送”和“密送”

當需要把文件傳達給其他人時，固然要抄送到每位，但別忘了要抄送到主管上級、老板那里，雖然他可能根本沒有時間看，但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候，這種抄送更是比表揚本身還重要。

7、不要忘記E-mail的正確收發(fā)時間

同一個E-mail前后10分鐘發(fā)送可能就影響大局。把手機的E-mail收發(fā)設(shè)置短信一樣的提醒聲音；對于需要在確定的時間點上發(fā)送出去的重要E-mail可以在手機的備忘錄中將其記錄下來，一到時間就會提醒你。老板可以說沒有看到E-mail，但你不能說你沒有發(fā)。動一動手指頭不麻煩，幫你省掉無數(shù)的誤會、責備。