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前臺文員的工作內(nèi)容
前臺接待是現(xiàn)代企業(yè)職位之一,通常主要負責客戶的來訪及登記、電話轉(zhuǎn)接等事務(wù)。下面是CN人才網(wǎng)小編整理的前臺文員的工作內(nèi)容，歡迎閱讀參考!
前臺文員工作內(nèi)容
1.轉(zhuǎn)接總機電話
2.收發(fā)傳真并轉(zhuǎn)交給部門
3.管理辦公用品，辦公用品的尋價及采購，對公司人員申請領(lǐng)用辦公用品進行登記，發(fā)放。每月與行政，財務(wù)進行庫存盤點工作，并將匯總表上報給部門經(jīng)理一份。
4.承辦員工考勤工作和外出登記，每天檢查到崗情況，每天不定時檢查員工有無中途離崗等等，違反考勤制度的，沒有正規(guī)手續(xù)的，一律嚴格按制度執(zhí)行，無特殊情況當月考勤在次月第二日內(nèi)完成，每天更新考勤表電子版，連同工作日志一同發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)郵箱里。
5.規(guī)范化公司固定資出產(chǎn)的庫和入庫工作和出庫單入庫單的規(guī)范使用和管理，出庫或領(lǐng)用、庫存，建立電子版，每天發(fā)給主管行政的領(lǐng)導(dǎo)郵箱里。
6.協(xié)助人事辦理人員離職，入職的相關(guān)手續(xù)
7.快遞的.收發(fā)工作，并做好登記本人簽字確認的相關(guān)工作
8.每日向全公司人員收集個人日報內(nèi)容，整理好及時上報給領(lǐng)導(dǎo)
9.及時申請交納水費，快遞費，辦公用品費等相關(guān)費用的報銷工作
10.隨時更新和管理員工的通訊錄并發(fā)放到內(nèi)部局域網(wǎng)及各個分公司
11.及時下達領(lǐng)導(dǎo)的各類通知包括口頭通知
12.給招聘主管做好面試人員面試接待的工作
13.信件和書刊的收發(fā)，并做好相關(guān)的登記工作
14.票務(wù)的查詢
15.公司員工飲用水的訂購及管理
16.定期抽查辦公區(qū)內(nèi)是否存有的安全隱患問題
17.會議室使用管理和客戶接待引見支持工作
18.會議結(jié)束后清理會議室
18.協(xié)助好各部門組織公司活動等事宜
19.協(xié)助各部門打印相關(guān)信息
20.協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)完成辦公室日常事務(wù)以及其他部門相關(guān)工作等事宜。
前臺文員工作職責
一、日常接待
1.接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據(jù)原因來看來者是否是無關(guān)人員，還是需要找公司相關(guān)人員再進行接待。
2.接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應(yīng)及時請實驗室或辦公室相關(guān)工作人員來協(xié)助接待。
3.接聽轉(zhuǎn)接電話：前臺是總機電話，一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機，根據(jù)通訊錄的分機號碼，準確的進行電話轉(zhuǎn)接;接聽咨詢電話，若在前臺接到咨詢電話，如對方不明確自己的咨詢顧問是誰，直接將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門助理處。
4.接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門員工直接與其對接。
5.面試人員：請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會議室等待，通知辦公室主任或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進行面試。
6.接待頻繁往來的相關(guān)人員：
a)快遞，公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件，均以電話通知相關(guān)員工至前臺處進行處理，不能讓快遞員直接進入公司實驗室內(nèi)部。
b)物業(yè)公司，公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯(lián)系工作;
c)送水公司，關(guān)注公司各處飲水機水量情況，及時聯(lián)系送水，每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”個即可。每月月底結(jié)賬，填寫請款單提交辦公室主任，向財務(wù)申請費用支付。同時關(guān)注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。
二、辦公用品管理
1.盤庫：每月23-25日對庫存的辦公用品進行全面盤點，制作“辦公用品庫存統(tǒng)計表”提交辦公室主任審查。若有用品數(shù)量不足或已領(lǐng)用完，即時上報，進行補充;
2.購買：每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單，統(tǒng)計出“購買清單”后報辦公室主任審批。批準后，聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商送貨;
3.領(lǐng)用：員工領(lǐng)用所需辦公用品時，讓其填寫“辦公用品領(lǐng)用表”并簽字，然后給予發(fā)放;
4.結(jié)算：每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票，確認無誤后，填寫支出單，報財務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。
三、日常事務(wù)
1.保證行政電子設(shè)備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機、復(fù)印機等，若機器出現(xiàn)故障，及時聯(lián)系供應(yīng)商解決問題;
2.每月15日左右統(tǒng)計公司提供話費補助的'員工名單，并將名單與話費總數(shù)報于辦公室主任審核。領(lǐng)款后，前往移動和聯(lián)通營業(yè)大廳購買充值卡，并開具發(fā)票。將充值卡發(fā)放給相關(guān)員工，并要求其簽字確認;
3.每月定期統(tǒng)計公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進或離職員工，都應(yīng)在2-3個工作日內(nèi)制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工郵箱中;
4.名片的申請與制作：當公司部門有印制名片需求時，需要其填寫“名片申請單”，并提供名片相關(guān)信息。確認名片信息后，將信息發(fā)送給供應(yīng)商，通知其排版印刷，電子版確認無誤后印刷，后交于名片申請人;
5.每周一定時查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中;
6.公司備用門卡的管理，前臺應(yīng)妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用;
7.公司有人員招聘時，協(xié)助人事部門電話通知應(yīng)聘人員各項事宜;
8.收發(fā)傳真，協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真;
9.協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。
10.新員工入職時，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個人身份證明(身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶口本、照片)的復(fù)印件，提交辦公室主任整理歸檔。
11.積極配合公司的市場宣傳活動，做好后勤保障工作。
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