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檔案管理工作制度(2)
二、檔案查閱利用制度
(一)利用范圍
1、本機(jī)關(guān)室藏的文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、聲像及其他實(shí)物等各種門(mén)類和各種載體的檔案及有關(guān)資料;
2、本機(jī)關(guān)各部門(mén)、本系統(tǒng)或其他單位經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，辦理手續(xù)均可利用室藏檔案資料;
(二)利用方式
查閱、摘錄、復(fù)制。
(三)利用檔案的要求
1、查閱利用檔案只限在一定范圍內(nèi)進(jìn)行，與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)情況不予提供，檔案查閱者在查檔案時(shí)，不得閱看其他無(wú)關(guān)內(nèi)容的案卷。
2、查閱利用檔案時(shí)，必須愛(ài)護(hù)檔案。不得在檔案文件批注、涂改、勾畫(huà)、圈點(diǎn)、折疊，嚴(yán)禁擅自拆卷，抽剪頁(yè)、復(fù)印、拍照，以保持檔案的清潔，完好無(wú)損;
3、檔案員要熟悉所藏檔案情況，并能及時(shí)準(zhǔn)確地查找出檔案材料，提供的檔案要齊全完整，準(zhǔn)確無(wú)誤;
4、全宗內(nèi)永久、長(zhǎng)期的案卷要編制《案卷目錄》和《案卷文件目錄》，為利用檔案和資料提供方便條件;
5、本機(jī)關(guān)形式的檔案，是為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)的，原則上不外借。確需外借，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理手續(xù)后，方可借出，期限不得超過(guò)一周，如需延期時(shí)，需辦理續(xù)借手續(xù);
6、利用者若需復(fù)印檔案材料，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，利用者應(yīng)妥善保管復(fù)印材料，不得轉(zhuǎn)借他人;
7、未經(jīng)組織批準(zhǔn)，私人查閱檔案，謝絕接待;
8、查閱和利用檔案要有登記。
(四)批準(zhǔn)手續(xù)
1、凡本單位工作人員查閱所屬業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)科室負(fù)責(zé)人同意后，方可查尋;
2、查閱機(jī)密檔案及本機(jī)關(guān)核心檔案，應(yīng)經(jīng)形成科室領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
3、黨委會(huì)議記錄及黨內(nèi)文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
4、會(huì)計(jì)檔案僅供形成科室查閱，查閱須經(jīng)形成科室負(fù)責(zé)人同意，由兩人以上方可進(jìn)行，其他部門(mén)需要，形成科室有關(guān)人員代為查閱;聲像基建檔案因工作需要復(fù)制須得到分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
5、外單位查閱檔案者，須持單位介紹信，注明查閱的目的與內(nèi)容，履行登記手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查尋。
(五)歸還手續(xù)
1、案卷使用完畢歸還時(shí)，檔案人員要逐件、逐項(xiàng)進(jìn)行清點(diǎn)，無(wú)誤后方可在借閱登記薄上注銷;利用者在歸還借閱案卷時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用效果登記表，反饋檔案利用信息，以便不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作。
三、檔案工作保密制度
(一)檔案工作人員和檔案利用人員，都必須認(rèn)真執(zhí)行《保密法》及有關(guān)保密工作規(guī)定，增強(qiáng)保密觀念，遵守保密制度，不得泄露檔案的內(nèi)容或提供加密檔案的線索;
(二)嚴(yán)格履行借閱不同密級(jí)檔案的批準(zhǔn)手續(xù)，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得隨意借閱或擴(kuò)大借閱范圍，轉(zhuǎn)載和引用，復(fù)制或拍照檔案文件;
(三)只限于閱讀卷內(nèi)直接借閱的檔案，不得隨意閱讀其他檔案，借(查)閱檔案不得轉(zhuǎn)讓他人;
(四)檔案人員必須時(shí)刻提高警惕，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的保管保密工作，經(jīng)常檢查各項(xiàng)安全保密設(shè)施，下班前要鎖好文件，關(guān)好門(mén)窗;庫(kù)房鑰匙要由專人保管，做好防盜、堵塞一切可能失竊的漏洞，保證檔案的安全;
(五)要做好防火工作，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁煙火，防火檢查要做到經(jīng)�；�、制度化，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，以保證檔案材料的絕對(duì)安全;
(六)非檔案人員，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房;
(七)要進(jìn)行定期或不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)有丟失或被盜現(xiàn)象，必須立即報(bào)告，及時(shí)追查，設(shè)法挽回?fù)p失;
(八)注意口頭保密，未公開(kāi)的內(nèi)部情況絕對(duì)不外傳;
(九)需要銷毀的檔案，要進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽章批準(zhǔn)后，方可銷毀，銷毀時(shí)指定兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字，以示負(fù)責(zé)。
四、檔案人員崗位責(zé)任制
(一)工作目標(biāo)
根據(jù)檔案工作的基本原則，對(duì)本機(jī)關(guān)檔案實(shí)行綜合管理，維護(hù)檔案的安全，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策服務(wù)。
(二)職責(zé)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》和上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策和各項(xiàng)規(guī)定，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度;
2、對(duì)本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各種文件材料進(jìn)行收集、分類、整理、立卷和歸檔;
3、集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案和科技檔案，積極提供利用為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù);
4、按照規(guī)定，要定期向檔案局移交具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案;
5、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作;
6、按照規(guī)定及時(shí)向檔案局報(bào)送檔案工作基本情況和各種統(tǒng)計(jì)表;
7、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作;
8、定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案組織鑒定，并按有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，進(jìn)行銷毀工作，做好防火、防盜、防鼠、防光、防蟲(chóng)、防潮等工作，確保其完整與安全;
9、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，確保檔案的安全無(wú)損。
(三)考核
1、對(duì)檔案員的工作考核要納入目標(biāo)管理，實(shí)行半年檢查，年度評(píng)定的辦法;
2、檔案員工作目標(biāo)任務(wù)的完成情況，由辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行日�？己恕�
(四)獎(jiǎng)懲
1、檔案員較好地履行《檔案法》，檔案管理工作突出，目標(biāo)任務(wù)完成好的，可給予獎(jiǎng)勵(lì);
2、檔案員出現(xiàn)嚴(yán)重違反《檔案法》行為，根據(jù)情節(jié)輕重依法追究責(zé)任。
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