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如何建立項(xiàng)目管理辦公室
如何建立項(xiàng)目管理辦公室
建立項(xiàng)目辦公室需要付出很多努力。正如許多富有價(jià)值的設(shè)想一樣，它需要全面思考和周詳安排。由于組織中的許多人會(huì)反對(duì)，故建立它也需要具備政治敏感性。從廣義上講，建立項(xiàng)目辦公室應(yīng)分為兩階段，即宣傳建立項(xiàng)目辦公室的構(gòu)想階段和實(shí)際建立階段（見(jiàn)圖）。
宣傳建立項(xiàng)目辦公室的構(gòu)想
建立項(xiàng)目辦公室是非常值得的，但并非每一個(gè)人都會(huì)認(rèn)同這一點(diǎn)。有些人會(huì)抱怨，在資源緊缺的年代，這是一筆沒(méi)有必要花費(fèi)的費(fèi)用且負(fù)擔(dān)不起；有些人可能視之為另一層官僚機(jī)構(gòu)，認(rèn)為它將減緩業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)；還有些人甚至于會(huì)認(rèn)為，這是一種從他們手中奪權(quán)的企圖，即企圖集權(quán)化。
想建立項(xiàng)目辦公室的人們必需意識(shí)到，他們會(huì)面對(duì)巨大的質(zhì)疑和阻力。在一開(kāi)始，項(xiàng)目辦公室計(jì)劃人員就必須采取明確的步驟對(duì)同事進(jìn)行關(guān)于項(xiàng)目辦公室需求的教育，這一點(diǎn)是非常重要的。如果想取得組織內(nèi)部的支持，就必須宣傳建立項(xiàng)目辦公室的想法。
一開(kāi)始最好先弄清楚同事們會(huì)針對(duì)項(xiàng)目辦公室提出什么問(wèn)題。在問(wèn)題被提出來(lái)之前先準(zhǔn)備好答案，這樣會(huì)幫助同事們打消許多疑慮，下面列出了經(jīng)常會(huì)被問(wèn)及的三個(gè)問(wèn)題：
▲項(xiàng)目辦公室對(duì)于我們的項(xiàng)目有多大價(jià)值？
▲建立和運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目辦公室的費(fèi)用有多少？
▲由于項(xiàng)目辦公室的重點(diǎn)在于制定標(biāo)準(zhǔn)上，那么，它會(huì)在多大程度上扼殺員工在項(xiàng)目工作中的靈活性和創(chuàng)造性？
項(xiàng)目辦公室的價(jià)值
項(xiàng)目辦公室無(wú)論是對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員還是顧客，都有其存在的價(jià)值。一個(gè)充分發(fā)揮作用的項(xiàng)目辦公室是為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供支持的無(wú)價(jià)源泉。項(xiàng)目辦公室可以向團(tuán)隊(duì)成員提供顧問(wèn)、咨詢專家和及時(shí)的培訓(xùn)，提供對(duì)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)和提高工作效率的工具。此外，項(xiàng)目辦公室還可保存過(guò)去項(xiàng)目管理方案的數(shù)據(jù)，以備將來(lái)新項(xiàng)目參考使用。
過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)顯示，顧客是項(xiàng)目辦公室概念的強(qiáng)有力的支持者。他們認(rèn)為，項(xiàng)目辦公室的建立明顯標(biāo)準(zhǔn)著公司有著追求最佳管理的使命感。項(xiàng)目辦公室的存在增強(qiáng)了顧客對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的信心，因?yàn)樗麄儽澈笥斜匾闹С�，所以具有更�?qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。
維護(hù)費(fèi)用
有些懷疑者會(huì)非常緊張地提出，項(xiàng)目辦公室不但不能減少相應(yīng)的費(fèi)用，反而會(huì)增加運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。建立和運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目辦公室將不會(huì)是一件便宜的事，特別是當(dāng)項(xiàng)目辦公室要提供全方位服務(wù)的時(shí)候。 今天項(xiàng)目管理的處境類似于20世紀(jì)70年代和80年代時(shí)的質(zhì)量管理運(yùn)動(dòng)。那時(shí)，持否定態(tài)度的人質(zhì)疑建立質(zhì)量管理計(jì)劃會(huì)節(jié)約成本。他們堅(jiān)持認(rèn)為，質(zhì)量管理計(jì)劃所能節(jié)約的成本不可能抵消其自身運(yùn)作所花費(fèi)的費(fèi)用。然而，經(jīng)驗(yàn)證實(shí)，考慮周全的質(zhì)量計(jì)劃很快就能消化其自身的成本。真正的問(wèn)題變成：一個(gè)組織能負(fù)擔(dān)得起不建立切實(shí)的質(zhì)量管理計(jì)劃的后果嗎？
近期研究顯示，只有少數(shù)項(xiàng)目能夠在預(yù)算內(nèi)按期、保質(zhì)達(dá)到目標(biāo)（詳見(jiàn)實(shí)例，有Standish Group 和Gartner Group所做的研究）。過(guò)去單一的項(xiàng)目運(yùn)作方式未能產(chǎn)生值得稱贊的結(jié)果。如果質(zhì)量管理運(yùn)動(dòng)的發(fā)展歷程是一個(gè)很有意義的啟示的話，那么，一個(gè)主要以項(xiàng)目辦公室為特征的廣泛的項(xiàng)目管理方法將很快顯示其自身的價(jià)值。
實(shí)際建立和運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目辦公室的費(fèi)用沒(méi)有想象的那樣驚人，這是由于在大多數(shù)組織中完成項(xiàng)目工作的成本在整個(gè)組織中進(jìn)行分?jǐn)�，盡管并不能確切地知道具體數(shù)額，但該費(fèi)用是實(shí)際存在的。維持項(xiàng)目辦公室運(yùn)作的成本可能會(huì)少于或等于無(wú)項(xiàng)目辦公室狀態(tài)下運(yùn)作項(xiàng)目的累計(jì)成本。若考慮到項(xiàng)目辦公室能夠創(chuàng)造出一種工作環(huán)境，使項(xiàng)目組在這一環(huán)境中能夠正確高效地完成項(xiàng)目，那么，項(xiàng)目成本將大大降低。
項(xiàng)目辦公室與員工的創(chuàng)造性和靈活性
隨著組織的不斷成長(zhǎng)，人們會(huì)經(jīng)常辯論集權(quán)和分權(quán)的優(yōu)點(diǎn)。應(yīng)該說(shuō)，各有長(zhǎng)短。集權(quán)運(yùn)作趨于產(chǎn)生更高水平的一致性，更好直接控制；其缺點(diǎn)在于，解決方案可能會(huì)與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，且決策過(guò)程緩慢。相反，分權(quán)運(yùn)作所產(chǎn)生的方案趨于反映現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際，使工人有權(quán)作出快速?zèng)Q定，其缺點(diǎn)在于，有可能失去了一致性，控制力較弱。
項(xiàng)目辦公室傾向于集權(quán)決策，但這并不意味著在實(shí)際決策過(guò)程中喪失了創(chuàng)造性和靈活性.一個(gè)配置良好的項(xiàng)目辦公室的設(shè)立是為了支持項(xiàng)目組更有效的工作，而不是告知他們?nèi)绾稳スぷ�；鼓�?lì)項(xiàng)目人員在工作中盡可能地發(fā)揮其創(chuàng)造性和獨(dú)立性，同時(shí)他們的獨(dú)立性又將受項(xiàng)目辦公室所制定的程序約束。
倡導(dǎo)建立項(xiàng)目辦公室的人們必須澄清，項(xiàng)目辦公室是為整個(gè)團(tuán)體服務(wù)的，是通過(guò)維持一個(gè)有秩序的環(huán)境來(lái)對(duì)項(xiàng)目人員的工作提供支持，而非對(duì)他們進(jìn)行限制。
建立交流計(jì)劃
一開(kāi)始，項(xiàng)目辦公室的倡導(dǎo)者就應(yīng)該建立交流計(jì)劃來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目辦公室的自覺(jué)溝通。一個(gè)典型的交流計(jì)劃有幾部分組成，例如，應(yīng)指定一個(gè)發(fā)言人來(lái)代表項(xiàng)目辦公室發(fā)言，同時(shí)應(yīng)建立從同事中收集信息反饋的機(jī)制，比如，走近他們并同他們交談。應(yīng)該開(kāi)發(fā)出一些定期對(duì)員工進(jìn)行有關(guān)項(xiàng)目辦公室工作的培訓(xùn)，如發(fā)簡(jiǎn)報(bào)，等。
成立項(xiàng)目辦公室
一旦項(xiàng)目辦公室被批準(zhǔn)成立，在其啟動(dòng)之前應(yīng)關(guān)注并必須解決的以下幾個(gè)問(wèn)題： ▲項(xiàng)目辦公室的職能； ▲項(xiàng)目辦公室的編制； ▲項(xiàng)目辦公室在組織機(jī)構(gòu)中所處的位置以及實(shí)際工作地點(diǎn)的選擇。
項(xiàng)目辦公室的職能
如前所述，項(xiàng)目辦公室可開(kāi)展廣泛的活動(dòng)。一般來(lái)講，項(xiàng)目辦公室可以建立項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)計(jì)劃編制軟件。更進(jìn)一步講，項(xiàng)目辦公室可以提供全方位的服務(wù)，例如咨詢、輔導(dǎo)、培訓(xùn)、維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、維護(hù)計(jì)劃軟件和為項(xiàng)目經(jīng)理提供后勤服務(wù)。
當(dāng)項(xiàng)目辦公室建立時(shí)，首先要解決的問(wèn)題是確定項(xiàng)目辦公室應(yīng)該做什么。
項(xiàng)目辦公室的人員配備
項(xiàng)目辦公室人員配備對(duì)于兩方面比較敏感：一是，項(xiàng)目辦公室在組織的項(xiàng)目管理中是否起這核心的指導(dǎo)作用，二是，項(xiàng)目辦公室所支持的職能范圍。
如果項(xiàng)目辦公室只是起簡(jiǎn)單的支持和輔助作用，那么，項(xiàng)目辦公室人員配備則是比較簡(jiǎn)單的事，只由幾個(gè)人組成便可：一位富有多年項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的主管、一位或兩位富有扎實(shí)項(xiàng)目管理技巧的專業(yè)人員和一位能處理日常事務(wù)的專業(yè)文秘來(lái)進(jìn)行文字處理和檔案管理以及組織其他部門(mén)進(jìn)行日常聯(lián)系，等。或者，整個(gè)項(xiàng)目辦公室只由一位全能的專家組成，由他主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理。這種簡(jiǎn)單配置的主要作用在于，當(dāng)組織內(nèi)部出現(xiàn)項(xiàng)目管理的問(wèn)題時(shí)，則采用具體項(xiàng)目具體處理的方式運(yùn)作。
如果項(xiàng)目辦公室在組織中起著核心的指導(dǎo)作用，人員配備則較為復(fù)雜。項(xiàng)目辦公室則應(yīng)由一位主管、多位專業(yè)人員和行政管理人員組成。該主管應(yīng)被正式賦予相當(dāng)大的權(quán)利，以顯示上層管理者對(duì)項(xiàng)目有效管理的嚴(yán)肅性。該主管在組織機(jī)構(gòu)中的位置應(yīng)等同于高層職能經(jīng)理的位置。 項(xiàng)目辦公室的專業(yè)人員應(yīng)具有廣泛的經(jīng)驗(yàn)和技巧，其中有新手能對(duì)基本預(yù)算提供技術(shù)支持，安排工作進(jìn)程，配置資源和解決計(jì)算機(jī)軟件問(wèn)題等，也有專家能解決任何與項(xiàng)目相關(guān)的問(wèn)題。行政管理人員應(yīng)具備文字處理、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)和辦公室交流溝通等基本技能。
項(xiàng)目辦公室的人員配備也要隨著其工作的變化而調(diào)整。如果項(xiàng)目辦公室需要為組織制定項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和程序，那么，必需配備有相當(dāng)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行；如果項(xiàng)目辦公室提供咨詢、輔導(dǎo)和培訓(xùn)，則要提供經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目管理專家。
項(xiàng)目辦公室的位置
應(yīng)把項(xiàng)目辦公室建立在合理的位置上。許多金融機(jī)構(gòu)，例如銀行和房地產(chǎn)公司，都把項(xiàng)目辦公室設(shè)在信息部門(mén)里，這樣設(shè)置之所以合理是因?yàn)樵S多金融機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目需要借助電信系統(tǒng)把人們聯(lián)系起來(lái)，而其核心工作就在信息服務(wù)部門(mén)。在以工程項(xiàng)目為主的組織里面，項(xiàng)目辦公室常與組織的工程活動(dòng)聯(lián)系在一起。在其他類型的組織中，一般把項(xiàng)目辦公室看作與合同、銷售和財(cái)務(wù)部門(mén)并行的一個(gè)獨(dú)立職能部門(mén)。
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