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淺談如何做好項目部綜合辦公室的工作
淺談如何做好項目點綜合辦公室的工作
作為南水北調(diào)中線工程白河倒虹吸工程項目的綜合辦公室，不僅是中國水利水電第十四工程局有限公司在河南省南水北調(diào)戰(zhàn)線的形象窗口，同樣也是項目部的一面鮮明的旗幟。辦公室擔負著參與政務、管理事物、溝通服務的重要職責，起著承上啟下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的橋梁紐帶作用，又有著傳遞信息，研究方針政策，輔佐領導決策的作用。辦公室工作人員是為領導辦事的腿，為領導想事的腦，因此要求素質(zhì)比較高，承受的壓力也比較大。所以辦公室的工作人員都要充分認識辦公室工作的各項職能，努力加強辦自身能力和素質(zhì)的培養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。
一、辦公室的五大職能
辦公室被稱為中樞神經(jīng)；是直接為單位領導服務、工作的綜合性辦事機構(gòu)；是項目部的參謀中心、運轉(zhuǎn)中心、信息中心、服務中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務、督辦等五大主要職能。
（一）辦公室的參謀職能
領導者的基本責任就是決策。工作中辦公室與領導接觸多，對上對下信息渠道廣、可以及時匯報，及時反饋相關(guān)問題，因此辦公室就成了領導決策的“參謀部”，辦公室的工作人員都是“參謀長”。辦公室要
圍繞項目部中心工作，貼近領導想法和思路，為領導出謀劃策，拾遺補缺，積極開展調(diào)查研究，把握動向，為領導提供最佳決策參考，多為領導提出備選決策方案，不要讓領導做問答題，而要讓讓領導做“選擇題”，并做好決策實施過程中的控制與反饋。作為“參謀長”要私下練就政策關(guān)、業(yè)務關(guān)、綜合協(xié)調(diào)關(guān)三把“硬刷子”，工作中做到心誠、詞恭、眼活、腿勤，才能更好的為領導當好參謀，保證領導決策的順利執(zhí)行。
（二）辦公室的助手職能
辦公室作為項目部的行政管理機關(guān)，擔負著領導行政事務處理的助手角色，成為輔佐行政領導行政事務的重要機構(gòu)和部門。行政事務包括很多內(nèi)容，概括來講主要有辦會、辦文、辦事三項，要求辦會要細致、辦文要規(guī)范、辦事要細心。辦會主要是指項目部的各類大會、小會，以及各種儀式和慶典。辦公室在承辦會議時要分清會議的規(guī)模大小，制定會議的具體方案；辦文主要是指文件制度的擬草、領導講話稿的起草，公文的審核把關(guān)，公文運轉(zhuǎn)和文件收發(fā)等，要嚴格按照公文處理辦法的要求，促進企業(yè)各項工作的規(guī)范化管理；辦事指日常工作中繁瑣的行政事務，要做到有事速辦，急事急辦，特事特辦。
（三）辦公室的協(xié)調(diào)職能
對項目部的辦公室來講，協(xié)調(diào)職能主要體現(xiàn)在圍
繞項目部的中心工作，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，疏通相關(guān)環(huán)節(jié)，以理順項目部內(nèi)外的工作鏈條。辦公室的協(xié)調(diào)職能主要體現(xiàn)在：1、上下關(guān)系的協(xié)調(diào)。上級領導機關(guān)的各種指示和文件精神、下屬單位的工作情況和請示事項需要辦公室傳達和轉(zhuǎn)達，及時向領導進行綜合反饋，便于領導作出科學決策。2、辦公室與領導的關(guān)系協(xié)調(diào)。辦公室工作人員要時刻體察領導在想什么，取得領導信任，建立良好的上下級關(guān)系。3、領導成員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。企業(yè)領導班子成員分管工作不同，有時由于工作繁忙或外出溝通交流的少。這樣各自的工作進展情況就要通過辦公室進行中間傳遞，使領導掌握全面情況，保證整體目標的實現(xiàn)。4、職能部門之間的協(xié)調(diào)。由于各職能部門工作分工的不同，會存在工作推諉的現(xiàn)象，這種情況下，辦公室就要從及維護全局利益出發(fā)，求同存異，避免部門間扯皮或內(nèi)耗。
（四） 辦公室的服務職能
做好辦公室工作必須強化服務意識，轉(zhuǎn)變工作作風，樹立良好形象，以領導和群眾的滿意度作為衡量辦公室工作服務水平的基本依據(jù)。1、辦公室是領導的左膀右臂，要默默站在領導身后操心每一個細節(jié)，有一個順口溜很形象的體現(xiàn)了辦公室為領導服務的細節(jié)：“領導沒行我先行，我看道路平不平；領導沒嘗我先嘗，我看飯菜涼不涼；領導沒坐我先坐，我看位置錯不錯；領導沒講我先講，我看話筒響不響”。2、辦
公室是機關(guān)的管家，要和職能部門之間相互尊重，互相支持，做好機關(guān)服務，發(fā)揮辦公室的橋梁紐帶作用。
3、企業(yè)改制后，隨著企務公開的推行，使企業(yè)管理的民主化程度大為提高，如今項目部的職工群眾都參與到項目的管理中來。因此辦公室一定要改進和加強為基層服務的方式和能力，克服“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的衙門作風，如實反應基層單位和群眾的意見和合理化建議，有效加強領導與基層的聯(lián)系，構(gòu)建和諧融洽的企業(yè)環(huán)境。
（五）辦公室的督辦職能
對領導的各項決策、工作部署、重要指示和規(guī)章制度等的執(zhí)行和落實，辦公室要建立科學的登記制度，進行分類登記，并根據(jù)領導的批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門。完善督辦手續(xù)，健全登記和簽收手續(xù)，分輕重緩急進行及時催辦，歷次催辦的過程及情況，應有所記錄，在督辦中要精心組織協(xié)調(diào)，分階段、有重點地進行督促和檢查，全面了解有關(guān)決策的落實情況，善于發(fā)現(xiàn)和敢于反映工作中存在的突出問題，以便決策和工作部署貫徹、落實到實處。督辦工作要嚴格執(zhí)行保密工作規(guī)定，強化辦公室督辦人員的責任心，明確專人，辦完辦妥為止。
二、辦公室工作的基本要求
辦公室是綜合性的管理部門，職責賦予辦公室很多權(quán)利，使辦公室成為處理繁雜事務的焦點部門，眾
目睽睽、議論紛紛的熱點部門。這就為辦公室工作人員的能力提出了更高的要求。在工作中我們要提高認識、看重責任；低調(diào)做人，高效辦事；提升素質(zhì)，注重創(chuàng)新；淡泊名利，行穩(wěn)致遠，一步一個腳印將辦公室工作做的更好。
（一）提高認識，看重責任
認識和責任是相輔相成，辯證統(tǒng)一的，對辦公室工作的認識提高了責任心就會增強，責任心增強了那么認識就會加深。要明白在辦公室工作是一件光榮的事情，是一個在領導身邊工作的角色，這不是誰都能做的。把項目部當成自己的家，加班加點，辛苦清貧，從年頭忙到年尾是常有的事，做好這些事情，才能爭取更好的機會。辦公室工作人員要經(jīng)受得起各種誤解、挫折和委屈，包容的起各種酸甜苦辣，要有強烈的事業(yè)心、責任心和榮譽感，踏踏實實、任勞任怨、埋頭苦干。
（二）低調(diào)做人，高效辦事
做事先做人。辦公室工作人員經(jīng)常和領導在一起，所處的環(huán)境較為特殊，大家的眼睛都盯著你，所以一定不要張揚，拿出“挾天子以令諸侯”的樣子，弄不好對自己有影響。做人低調(diào)才能靜下心來想工作，干工作。領導的指示、決策和意向，辦公室要第一時間領會并安排和傳達，周密督辦，及時反饋，遇到問題
及時向領導匯報、與部門溝通，提高辦事效率。辦公室辦事效率高，才有利于企業(yè)的發(fā)展。正所謂低調(diào)做人就是德，高效辦事就是才，德才兼?zhèn)洳潘闶呛细竦霓k公室工作人員。
（三）提升素質(zhì)，注重創(chuàng)新
現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，企業(yè)的管理也在不斷更新，辦公室的工作涉及面比較廣泛，需要辦公室工作人員不斷加強學習，努力提高政策水平、綜合管理水平和現(xiàn)代化管理水平，成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。辦公室工作人員要有一個好的精神面貌，待人接物禮貌自然，對內(nèi)具有親和力，對外講究溝通技巧。隨著辦公自動化的發(fā)展，還需要我們不斷學習，創(chuàng)新工作思路和載體，實行目標管理，提高工作效率和服務質(zhì)量，促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
（四）淡泊名利，行穩(wěn)致遠
作為辦公室工作人員要愿意為項目工作，為項目奉獻，在工作中對名利不要看的太重，要始終保持一顆平靜的心態(tài)，嚴格自律，謹慎言行。作為辦公室的工作人員首先就要做好廉政工作，做到有權(quán)不亂用，只求搞好工作，有錢不濫用，只講自覺奉獻，有成績不驕傲，只顧大局，為項目部的穩(wěn)定發(fā)展貢獻一份力量。
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