常用公文文種的寫法及注意事項

　　公務文書是法定機關(guān)與組織在公務活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。下面是小編幫大家整理的常用公文文種的寫法及注意事項，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　常用公文文種的寫法及注意事項

　　公文是一種特殊的文章，寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外，還需要遵循一些特殊的規(guī)律，公文寫作基本要求就是對這些規(guī)律的反映。其內(nèi)容是：合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

　　公文標題居中排一行或數(shù)行。公文標題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”；第二層為“㈠”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”。成文時間用漢字，“零”可寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。

　　例文(建議報告)

　　關(guān)于開展強化免疫活動消滅脊髓灰質(zhì)炎的報告：

國務院：

　　脊髓灰質(zhì)炎(俗稱小兒麻痹)是一種不能有效治療，卻可用疫苗徹底預防的急性傳染病。

　　為實現(xiàn)《九十年代中國兒童發(fā)展規(guī)劃綱要》規(guī)定的一九九五年消滅脊髓灰質(zhì)炎的目標，國家決定開展強化免疫活動�，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：

　　一、自我國開展計劃免疫工作以來，脊髓灰質(zhì)炎疫苗接種率提高，發(fā)病率顯著下降，取得了可喜的戰(zhàn)績。

　　二、在冬季，脊髓灰質(zhì)炎病毒傳播能力最弱。為此，決定從現(xiàn)在起至一九九五年一月期間，每年的十二月五日和一月五日，對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。

　　以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門執(zhí)行。

　　衛(wèi)生部

　　一九九三年十月二日

　　例文(情況報告)

　　關(guān)于中央移民建鎮(zhèn)資金審計情況的報告

　　(審計署一九九九年十月二十二日)

　　根據(jù)《國務院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家計委災后重建整治江湖興修水利現(xiàn)場辦公會會議紀要的通知》(國辦發(fā)[1999]2號)的有關(guān)要求，我署組織省審計機關(guān)進行了審計調(diào)查。現(xiàn)將主要情況報告如下：

　　去冬今春，國家計委下達4省移民建鎮(zhèn)安置計劃23.3萬戶，中央財政預算內(nèi)專項資金34.9億元，并于3月底前下?lián)艿绞　�審計及調(diào)查結(jié)果表明，中央采取的移民建鎮(zhèn)措施，使飽受洪澇災害之苦的廣大移民發(fā)自內(nèi)心地感謝黨和政府的關(guān)懷，對改善、密切黨群關(guān)系及維護社會穩(wěn)定起到了有效的促進作用，同時也活躍了這些地區(qū)的市場，對經(jīng)濟增長起到了一定的拉動作用。但是，審計也發(fā)現(xiàn)了一些問題，需要引起足夠重視。

　　一、多數(shù)地方未按每戶1.5萬元撥補資金到戶(略)

　　二、一些地方統(tǒng)建房造價高，入住率低(略)

　　三、地方各級部門滯留占壓、擠占挪用資金等問題比較普遍(略)

　　四、拆舊完成情況不好(略)

　　針對這次審計查出的問題，提出以下建議：

　　一、對中央移民建鎮(zhèn)資金用于基礎(chǔ)設施建設的比例，國家計委應會同有關(guān)部門做出限制性規(guī)定，防止各行其是，隨意擴大。

　　二、重視和解決統(tǒng)建房入住率低的問題。

　　三、對這次審計查出的滯留占壓資金、擠占挪用資金及項目、資金管理混亂等問題，要進行整改，同時要進一步采取有力措施解決退耕移民的生計問題，并嚴格按照國辦發(fā)[1999]2號文件要求做好拆除舊房工作，切實做到建新拆舊。

　　《報告》寫作要點

　　報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關(guān)詢問時用的陳述性公文。

　　一、標題：制發(fā)機關(guān)＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。

　　二、正文：

　�、迨掠桑褐标惼涫�，把情況及前因、后果寫清楚。

　　㈡事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

　　三、結(jié)尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。

　　總結(jié)的寫法及范文：

　　(一)總結(jié)的標題

　　總結(jié)的標題有種種形式，最常見的是由單位名稱、時間、主要內(nèi)容、文種組成，如《xx市財政局19xx年工作總結(jié)》、《xx廠20xx年上半年工作總結(jié)》。有的總結(jié)標題中不出現(xiàn)單位名稱，如《創(chuàng)先爭優(yōu)活動總結(jié)》、《19xx年教學工作總結(jié)》。

　　有的總結(jié)標題只是內(nèi)容的概括，并不標明“總結(jié)”字樣，但一看內(nèi)容就知道是總結(jié)，如《一年來的談判及前途》《周恩來選集》上卷，人民出版社1980年版，第251頁。、《走活三步棋，選好一把手》《先鋒》1996年第5期。等。

　　還有的總結(jié)采用雙標題。正標題點明文章的主旨或重心，副標題具體說明文章的內(nèi)容和文種，如《構(gòu)建農(nóng)民進入市場的新機制——運城麥棉產(chǎn)區(qū)發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟的實踐與總結(jié)》、《加強醫(yī)德修養(yǎng)樹立醫(yī)療新風——南方醫(yī)院惠僑科精神文明建設的經(jīng)驗》。

　　(二)總結(jié)的正文

　　和其他應用文體一樣，總結(jié)的正文也分為開頭、主體、結(jié)尾三部分，各部分均有其特定的內(nèi)容。

　　1、開頭

　　總結(jié)的開頭主要用來概述基本情況。包括單位名稱、工作性質(zhì)、主要任務、時代背景、指導思想，以及總結(jié)目的、主要內(nèi)容提示等。作為開頭部分，要注意簡明扼要，文字不可過多。

　　2、主體

　　這是總結(jié)的主要部分，內(nèi)容包括成績和做法、經(jīng)驗和教訓、今后打算等方面。這部分篇幅大、內(nèi)容多，要特別注意層次分明、條理清楚。

　　主體部分常見的結(jié)構(gòu)形態(tài)有三種。

　　第一，縱式結(jié)構(gòu)。就是按照事物或?qū)嵺`活動的過程安排內(nèi)容。寫作時，把總結(jié)所包括的時間劃分為幾個階段，按時間順序分別敘述每個階段的成績、做法、經(jīng)驗、體會。這種寫法的好處是事物發(fā)展或社會活動的全過程清楚明白。

　　第二，橫式結(jié)構(gòu)。按事實性質(zhì)和規(guī)律的不同分門別類地依次展開內(nèi)容，使各層之間呈現(xiàn)相互并列的態(tài)勢。這種寫法的優(yōu)點是各層次的內(nèi)容鮮明集中。

　　第三，縱橫式結(jié)構(gòu)。安排內(nèi)容時，即考慮到時間的先后順序，體現(xiàn)事物的發(fā)展過程，又注意內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，從幾個方面總結(jié)出經(jīng)驗教訓。這種寫法，多數(shù)是先采用縱式結(jié)構(gòu)，寫事物發(fā)展的各個階段的情況或問題，然后用橫式結(jié)構(gòu)總結(jié)經(jīng)驗或教訓。

　　主體部分的外部形式，有貫通式、小標題式、序數(shù)式三種情況。

　　貫通式適用于篇幅短小、內(nèi)容單純的總結(jié)。它像一篇短文，全文之中不用外部標志來顯示層次。

　　小標題式將主體部分分為若干層次，每層加一個概括核心內(nèi)容的小標題，重心突出，條理清楚。

　　序數(shù)式也將主體分為若干層次，各層用“一、二、三……”的序號排列，層次一目了然。

　　3、結(jié)尾

　　結(jié)尾是正文的收束，應在總結(jié)經(jīng)驗教訓的基礎(chǔ)上，提出今后的方向、任務和措施，表明決心、展望前景。這段內(nèi)容要與開頭相照應，篇幅不應過長。有些總結(jié)在主體部分已將這些內(nèi)容表達過了，就不必再寫結(jié)尾。

　　(三)總結(jié)寫作的注意事項

　　1、要堅持實事求是原則

　　實事求是、一切從實際出發(fā)，這是總結(jié)寫作的基本原則，但在總結(jié)寫作實踐中，違反這一原則的情況卻屢見不鮮。有人認為“三分工作七分吹”，在總結(jié)中夸大成績，隱瞞缺點，報喜不報憂。這種弄虛作假、浮夸邀功的壞作風，對單位、對國家、對事業(yè)、對個人都沒有任何益處，必須堅決防止。

　　2、要注意共性、把握個性

　　總結(jié)很容易寫得千篇一律、缺乏個性。當然，總結(jié)不是文學作品，無需刻意追求個性特色，但千部一腔的文章是不會有獨到價值的，因而也是不受人歡迎的。要寫出個性，總結(jié)就要有獨到的發(fā)現(xiàn)、獨到。

　　3、要詳略得當，突出重點

　　有人寫總結(jié)總想把一切成績都寫進去，不肯舍棄所有的正面材料，結(jié)果文章寫得臃腫拖沓，沒有重點，不能給人留下深刻印象�？偨Y(jié)的選材不能求全貪多、主次不分，要根據(jù)實際情況和總結(jié)的目的，把那些既能顯示本單位、本地區(qū)特點，又有一定普遍性的材料作為重點選用，寫得詳細、具體。而一般性的材料則要略寫或舍棄。

　　法定公文寫法基礎(chǔ)

　�。�1）報告

　　報告是用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復詢問的文種。按用途可分為：工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告等。機關(guān)常用也是申論考試出現(xiàn)頻率最高的報告分別是情況報告和工作報告。

　　基本框架

　　陳述基本情況——指明存在的問題——提出解決的對策；是什么——為什么——怎么辦；背景與內(nèi)涵——重要性與必要性——重要舉措；目的——理由——打算。

　�。�2）請示

　　請示是“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準”的公文類型。請示按內(nèi)容、用途可以分為三種主要類型：求示性請示，求準性請示，求轉(zhuǎn)性請示。請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習慣用的有“以上意見是否妥當，請批示”、“妥否，請指示”、“當否，請批復”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。

　　基本框架

　　請示理由——事項——要求；是什么——為什么——怎么辦；背景——目的——措施。

　　（3）批復

　　是用于答復下級機關(guān)請示事項的文書。在實踐中也有許多行文關(guān)系不當、錯用文種的例子，主要表現(xiàn)在同級機關(guān)之間、上級政府所屬部門與下級政府之間，本為同級關(guān)系，應用“函”而用了“批復”。

　　基本框架

　　是什么——為什么——怎么辦；背景理由——答復指示——工作要求。

　�。�4）意見

　　意見是用于對重要問題提出見解和處理辦法的文種，其內(nèi)容主體為對策。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項；作為下行文，可用于領(lǐng)導機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。以下行文即提出解決問題的對策措施的情況居多。意見的標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。意見正文的基本結(jié)構(gòu)：由引言、主體和結(jié)尾三部分。

　　基本框架

　　是什么——為什么——怎么辦；是什么——為什么——怎么辦——怎么樣（要達到什么要求）；背景與目的（重要性、必要性）——工作舉措——工作要求；背景與現(xiàn)狀——必要性或原因理由——工作要求；目的——理由——安排——要求。

　�。�5）命令（令）

　　命令和令是用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布實施重大強制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位及人員的文種。此類文件所用范圍有限，權(quán)威性高，而內(nèi)容簡單，往往只是“某某法規(guī)現(xiàn)已經(jīng)在某級政府常務會議上通過，現(xiàn)予以頒布”，寫作難度很低，因此，在寫作考試題中極少出現(xiàn)。

　　基本框架

　　原由——內(nèi)容——要求；原因目的——規(guī)定或措施——希望或要求。

　　（6）決定

　　決定是用于對重要事項或重大行動做出安排、獎懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項的文種。如《中共中央、國務院關(guān)于全面加強人口和計劃生育工作統(tǒng)籌解決人口問題的決定》，對人口和計劃生育工作、解決人口問題做出安排。

　　基本框架

　　是什么——為什么——怎么辦；背景和目的——重要性和必要性——工作舉措；目的——理由——安排。

　�。�7）公告

　　公告是用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項的文種。由于指明是向全社會或全世界公告事項，此文種一般只包括標題、正文和發(fā)文機關(guān)、成文時間四部分，有時加“特此公告”字樣，不須寫出收文機關(guān)或公告對象的稱謂，結(jié)構(gòu)相對簡單。

　　基本框架

　　是什么——為什么——怎么辦；背景——目的或意義——內(nèi)容——號召；

　�。�8）通告

　　通告是用于公布各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項的文種。通告的發(fā)布有時小于公告，如僅限對國內(nèi)某一類群體通告事項，一般也無須寫出通告對象的稱謂，有時需加導語和結(jié)語，如“為做好安全監(jiān)管工作，維護公共安全”，“特此通告，望周知”等。

　　基本框架

　　為什么——怎么辦；目的——要求；事由——措施。

　�。�9）通知

　　通知是把需要知悉和遵照執(zhí)行的事項、情況、要求告知、曉示特定對象的公文文種，適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

　　基本框架

　　告知對象——告知事項——原因理由——落實要求。

　　（10）通報

　　通報是用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的文種。主要作用在于學習其他地區(qū)、單位、個人的經(jīng)驗，推動工作發(fā)展；吸取教訓，防止類似問題的發(fā)生；了解情況，促進工作順利開展。通報按用途分為三種：表彰性通報、批評性通報、情況通報。

　　通報的主體為四部分：事由、分析判斷、決定與措施、要求。

　　基本框架

　　事情原由——處理情況——經(jīng)驗教訓總結(jié)——落實或預防要求。

　�。�11）議案

　　議案是用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項的文種。此類文件為政府向立法機關(guān)提交審議事項專用，寫作考試考查的可能性極低。

　　基本框架

　　提請審議的事項——理由——期望和要求

　　（12）函

　　函是用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的文種。其突出特點是多為平行文，用于同級機關(guān)之間、不同系統(tǒng)的單位之間公文往來。函，本質(zhì)是一種書信，既有書信的一般特點，又要遵循公文的格式和規(guī)范性要求。

　　基本框架

　　是什么——為什么——怎么辦；背景——理由——要求。

　�。�13）會議紀要

　　會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的文種。紀要中記載的安排部署工作、解決和處理問題的思路、方案、措施的內(nèi)容，屬于對策范疇。與會議記錄不同的是，記錄往往屬于原始記錄，對內(nèi)容未加提煉加工，而紀要則須主旨突出、層次清楚，體式更加嚴格規(guī)范。

　　基本框架

　　是什么——為什么——怎么辦；背景——理由——措施——要求。

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