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淺談采購(gòu)成本的管理
摘 要：通過(guò)對(duì)采購(gòu)成本的分析，展開(kāi)對(duì)采購(gòu)成本控制的步驟論述，優(yōu)越的采購(gòu)成本管理在于采取適合企業(yè)實(shí)際情況的成本控制方法。通過(guò)正確的方法解決成本控制的關(guān)鍵要素，才能使企業(yè)建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展路線和競(jìng)爭(zhēng)地位。 關(guān)鍵詞：采購(gòu)；成本管理；控制方法選擇 中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1008-4428（2013）10-20 -02 采購(gòu)，是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)為獲取商品或服務(wù)，而對(duì)獲取對(duì)象的渠道、方式、質(zhì)量、價(jià)格、時(shí)機(jī)等進(jìn)行選擇，且把貨幣資金轉(zhuǎn)化為標(biāo)的物的交易過(guò)程。采購(gòu)不僅僅是一種購(gòu)買行為，而是從市場(chǎng)預(yù)測(cè)開(kāi)始，經(jīng)過(guò)商品交易，直到采購(gòu)的商品或服務(wù)轉(zhuǎn)移至需方的全部過(guò)程。 在整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，一方面，通過(guò)采購(gòu)獲取了資源，保證了企業(yè)正常生產(chǎn)的順利進(jìn)行，這是采購(gòu)的效益；另一方面，在采購(gòu)過(guò)程中，也會(huì)發(fā)生各種費(fèi)用，這就是采購(gòu)成本。我們要追求采購(gòu)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，就是不斷降低采購(gòu)成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵的關(guān)鍵，就是要努力追求科學(xué)采購(gòu)。科學(xué)采購(gòu)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化的基本利潤(rùn)源泉。 一、分析采購(gòu)成本 采購(gòu)成本在各類企業(yè)總成本中都占有較大比重，是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)。采購(gòu)成本的構(gòu)成關(guān)鍵是要分清狹義和廣義的成本。 �。ㄒ唬┆M義的采購(gòu)成本 狹義的采購(gòu)成本包括發(fā)生在采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中，顯而易見(jiàn)產(chǎn)生的訂購(gòu)過(guò)程成本（包括取得商品的費(fèi)用，訂購(gòu)業(yè)務(wù)費(fèi)用等），以及受采購(gòu)影響的庫(kù)存維持成本和不及時(shí)的缺貨成本。但狹義的采購(gòu)成本不包括商品及物資的價(jià)格。 1、訂購(gòu)成本是為了完成交易活動(dòng)，而與供應(yīng)商達(dá)成采購(gòu)契約并向其發(fā)出訂單過(guò)程中發(fā)生的各種成本。這些成本中，部分與訂購(gòu)次數(shù)或數(shù)量沒(méi)有直接的關(guān)系，如設(shè)置采購(gòu)機(jī)構(gòu)或辦事處的開(kāi)支，都稱作訂購(gòu)的固定成本；另一部分則隨訂購(gòu)次數(shù)或數(shù)量的變化而變動(dòng)，如差旅、郵遞、通信及餐飲等費(fèi)用，都稱為訂購(gòu)的變動(dòng)成本。 2、維持成本指為保持商品和物資的數(shù)量和性質(zhì)不發(fā)生變化而產(chǎn)生的費(fèi)用�？赏瑯臃譃楣潭ǔ杀竞妥儎�(dòng)成本兩種。前者如倉(cāng)儲(chǔ)折舊、倉(cāng)儲(chǔ)人工等；后者如商品物資的占用資金、損壞和變質(zhì)、保險(xiǎn)費(fèi)用和稅金等。 維持成本不容小覷，往往占采購(gòu)成本的大部分比重，年度維持成本占采購(gòu)成本的比重往往變化較大，可在9%-50%范圍內(nèi)，超市類企業(yè)一般在20%左右，這主要取決于超市的存貨政策。 3、缺貨成本，因采購(gòu)延誤持續(xù)供給而造成的損失，如待產(chǎn)、停工、延遲發(fā)貨、喪失銷售機(jī)會(huì)和失去客戶等損失。 �。ǘ⿵V義的采購(gòu)成本 廣義的采購(gòu)成本也就是整體采購(gòu)成本，也可稱作戰(zhàn)略采購(gòu)成本，指商品物資整個(gè)生產(chǎn)周期中發(fā)生的所有與產(chǎn)品、物資采購(gòu)相關(guān)的成本。如采購(gòu)市場(chǎng)調(diào)研費(fèi)用、采購(gòu)決策成本、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)中供應(yīng)商參與成本及交貨、庫(kù)存、生產(chǎn)、質(zhì)檢、售后各階段因供應(yīng)商的參與所導(dǎo)致的成本增加或損失。 對(duì)采購(gòu)成本的控制和分析也主要是對(duì)整體采購(gòu)成本的關(guān)注，最終目的也是降低整體采購(gòu)成本的花費(fèi)。 從整體成本的各個(gè)功能出發(fā)，可將整體成本分為以下幾種成本： 1、由于對(duì)供應(yīng)商的選擇和供應(yīng)商參與可能發(fā)生的成本，主要包括原材料及零部件影響產(chǎn)品的規(guī)格與技術(shù)水平而增加的成本；對(duì)供應(yīng)商各項(xiàng)水平的審核產(chǎn)生的費(fèi)用；原材料或零部件的鑒別過(guò)程產(chǎn)生的費(fèi)用；原材料及零部件不合格而產(chǎn)生的影響和損失帶來(lái)的費(fèi)用。 2、采購(gòu)過(guò)程成本。主要包括商品采購(gòu)價(jià)格及過(guò)程費(fèi)用；文件處理費(fèi)用；付款條件導(dǎo)致的匯率、利息費(fèi)用；材料運(yùn)輸及保險(xiǎn)費(fèi)用等。 3、運(yùn)營(yíng)過(guò)程發(fā)生的采購(gòu)成本。如收發(fā)貨費(fèi)用；安全庫(kù)存費(fèi)用，庫(kù)存利息；不合格產(chǎn)品帶來(lái)的退換貨、包裝、運(yùn)輸費(fèi)用；原材料及部件庫(kù)存費(fèi)用；行政費(fèi)用等。 4、質(zhì)量控制中發(fā)生的采購(gòu)成本。包括供應(yīng)商質(zhì)量體系審核確認(rèn)；檢驗(yàn)費(fèi)用；不合格品對(duì)生產(chǎn)交貨方面的影響；不合格品造成的返工及退貨成本等。 二、制定采購(gòu)成本控制方案 采購(gòu)人員的最終目的是降低整體采購(gòu)成本，在對(duì)整體采購(gòu)成本進(jìn)行分析后，應(yīng)制訂可行的采購(gòu)成本控制方案。采購(gòu)成本控制方案每一個(gè)步驟都直接影響到控制效果的實(shí)現(xiàn)。 �。ㄒ唬┓治鲇绊懖少�(gòu)成本形成和變化的內(nèi)、外部因素 首先要按照狹義采購(gòu)成本，分析影響訂貨成本、維持成本和缺貨成本的可能因素；然后進(jìn)行仔細(xì)緊密的供應(yīng)價(jià)格因素分析。 （二）制定采購(gòu)成本標(biāo)準(zhǔn) 成本標(biāo)準(zhǔn)作為成本控制的準(zhǔn)繩，在成本計(jì)劃中一般表現(xiàn)為各項(xiàng)指標(biāo)，采購(gòu)成本控制也是如此。按照整體采購(gòu)成本概念，不同企業(yè)需要根據(jù)自身實(shí)際，規(guī)定一系列具體的標(biāo)準(zhǔn)。確定這些標(biāo)準(zhǔn)的方法大致分三種。 1、計(jì)劃指標(biāo)分解法。即將大指標(biāo)分解為小指標(biāo)。分解時(shí)可以按部門、單位分解，也可以按不同產(chǎn)品和各種產(chǎn)品的工藝階段或零部件進(jìn)行分解，若更細(xì)致一點(diǎn)，還可以按工序進(jìn)行分解。 2、預(yù)算法。就是用制定預(yù)算的辦法來(lái)制定控制標(biāo)準(zhǔn)。有的企業(yè)基本上是根據(jù)季度的生產(chǎn)銷售計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃來(lái)制訂較短期（如月份）的費(fèi)用開(kāi)支預(yù)算，并把它作為成本控制的標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)用這種方法需由實(shí)際出發(fā)進(jìn)行制訂和調(diào)整預(yù)算。 3、定額法。就是建立起定額和費(fèi)用開(kāi)支限額，并將這些定額和限額作為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制。在企業(yè)里，凡是能建立定額的地方，都應(yīng)把定額建立起來(lái)，如材料消耗定額、工時(shí)定額等。實(shí)行定額控制的辦法有利于成本控制的具體化和經(jīng)常化。 �。ㄈ┲贫ú少�(gòu)成本控制規(guī)范，監(jiān)督采購(gòu)成本的形成 企業(yè)可通過(guò)制度建設(shè)，形成完善的采購(gòu)成本控制規(guī)范，以根據(jù)控制標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)成本形成的各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)常地進(jìn)行檢查、評(píng)比和監(jiān)督。建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)后活動(dòng)，提高采購(gòu)效率，杜絕部門之間的矛盾激化，還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行為。首先，采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定商品和物資采購(gòu)的申請(qǐng)、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可權(quán)、采購(gòu)的流程、相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購(gòu)的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等；其次要建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度；同時(shí)，要建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系，組織專門小組，對(duì)采購(gòu)物品的價(jià)格進(jìn)行比較和分析，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格和成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作業(yè)績(jī)對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。 企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理有待加強(qiáng)。目前很多企業(yè)的采購(gòu)工作都存在著一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為采購(gòu)工作就是和供應(yīng)商搞好關(guān)系，然后在這種關(guān)系基礎(chǔ)上，與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對(duì)企業(yè)而言，這種情況是很危險(xiǎn)的。在采購(gòu)行為中，與供應(yīng)商建立良好的個(gè)人關(guān)系固然重要，長(zhǎng)此以往，就會(huì)產(chǎn)生企業(yè)對(duì)某些特定供應(yīng)商的依賴，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應(yīng)商，不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，也會(huì)在企業(yè)內(nèi)部滋生腐敗行為，損害企業(yè)的利益。 （四）及時(shí)糾正差錯(cuò) 對(duì)于成本差異發(fā)生的原因，查明責(zé)任者后按情況給予相應(yīng)措施，分別提出改進(jìn)方法，并貫徹執(zhí)行。 三、控制采購(gòu)成本的關(guān)鍵因素 采購(gòu)成本控制的關(guān)鍵因素，以制造業(yè)企業(yè)為例，是指物資采購(gòu)的控制、入庫(kù)與存儲(chǔ)的控制和對(duì)采購(gòu)部門的考核。 （一）對(duì)物資采購(gòu)的控制 生產(chǎn)所需的采購(gòu)品、外協(xié)件、元器件等物資一般實(shí)行集中采購(gòu)，統(tǒng)一供給，目的在于實(shí)現(xiàn)批量采購(gòu)，降低采購(gòu)成本。 采購(gòu)部門以生產(chǎn)計(jì)劃部門提出的需求計(jì)劃為依據(jù)，結(jié)合庫(kù)存情況，編制采購(gòu)計(jì)劃。組織采購(gòu)時(shí)，要加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，堅(jiān)持貨比三家，推行競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)的采購(gòu)原則。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)實(shí)際，確定采購(gòu)額度審批權(quán)限，。此外，在市場(chǎng)上經(jīng)常采購(gòu)的物資，可實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)。 �。ǘ⿲�(duì)物資入庫(kù)與存儲(chǔ)的控制 物資到達(dá)公司后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)填制入庫(kù)單，庫(kù)管員和驗(yàn)收員根據(jù)物資的不同形態(tài)，分別采取各種計(jì)量手段，準(zhǔn)確計(jì)量，認(rèn)真驗(yàn)收。財(cái)務(wù)部應(yīng)該加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督，審核合同或計(jì)劃、發(fā)票、入庫(kù)單規(guī)格，手續(xù)是否齊備、完善。采購(gòu)部年末應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)決算的要求進(jìn)行全面的財(cái)產(chǎn)盤店清查，做到賬賬相符。并組織各部門清查盤店已領(lǐng)未用物資的結(jié)存情況。 �。ㄈ⿲�(duì)采購(gòu)部的考核 公司定期下達(dá)成本控制指標(biāo)，并據(jù)以對(duì)采購(gòu)部考核： 材料采購(gòu)價(jià)格差異=∑當(dāng)年實(shí)際采購(gòu)量×（當(dāng)年采購(gòu)價(jià)-上年采購(gòu)價(jià)） 采購(gòu)品損失額=∑采購(gòu)品損失數(shù)量×采購(gòu)單價(jià) 采購(gòu)費(fèi)用降低額=本年采購(gòu)品總額×（本年采購(gòu)費(fèi)用率-上年采購(gòu)費(fèi)用率） 財(cái)務(wù)部設(shè)賬單單獨(dú)核算采購(gòu)費(fèi)用及損失。 四、采購(gòu)成本控制方法的選擇 企業(yè)的成本控制方法有多種可選：價(jià)值分析（value analysis ，VA）、價(jià)值工程（value engineering， VE）和ABC分類控制法（activity based costing）；此外，企業(yè)可以通過(guò)采購(gòu)模式和策略的調(diào)整達(dá)到成本控制的目的，一般包括實(shí)施準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)策略（JIT采購(gòu)）、網(wǎng)上采購(gòu)策略、集中采購(gòu)策略、聯(lián)合采購(gòu)策略、與供應(yīng)商建立采購(gòu)?fù)嘶蚝炗嗛L(zhǎng)期采購(gòu)協(xié)議、陽(yáng)光采購(gòu)策略和國(guó)際采購(gòu)策略等。 選擇哪種采購(gòu)成本控制方法與企業(yè)采購(gòu)物品的性質(zhì)密切相關(guān)。一般說(shuō)來(lái)，各行業(yè)采購(gòu)物品可分為杠桿產(chǎn)品、戰(zhàn)略物資、一般產(chǎn)品和瓶頸產(chǎn)品四類。 對(duì)于采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)小、采購(gòu)金額也小的一般產(chǎn)品，成本控制的重點(diǎn)在于降低采購(gòu)管理費(fèi)用，減少采購(gòu)頻率。其中，可應(yīng)用總訂單、綜合性供應(yīng)商、長(zhǎng)期合作等方式進(jìn)行管理和控制。 對(duì)于采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)小、單位時(shí)間采購(gòu)金額大的杠桿產(chǎn)品，要求采購(gòu)人員要具備充分的專業(yè)知識(shí)，利用VA、VE方法進(jìn)行單件產(chǎn)品的成本分析；此外，還要培養(yǎng)潛在供應(yīng)商，利用有效價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)得到合適的采購(gòu)價(jià)格，當(dāng)然供應(yīng)商要保持相對(duì)穩(wěn)定。 對(duì)于采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)大、單位時(shí)間采購(gòu)金額也大的戰(zhàn)略物資，除了要進(jìn)行單件產(chǎn)品成本分析外，更重要的是要壟斷資源，保證供應(yīng)，與供應(yīng)商建立穩(wěn)定和堅(jiān)實(shí)的供應(yīng)關(guān)系。 對(duì)于采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)大、單位時(shí)間采購(gòu)金額小的瓶頸產(chǎn)品，則需要與供應(yīng)商進(jìn)行長(zhǎng)期合作，進(jìn)行有效的搭配組合，提高對(duì)稀缺資源的掌控能力。同時(shí)，要努力縮短付款周期。 采購(gòu)的管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的科學(xué)的工作，在物資價(jià)格及采購(gòu)過(guò)程費(fèi)用飛快波動(dòng)的今天，對(duì)于整體采購(gòu)的成本控制更顯得至關(guān)重要。如何能做好采購(gòu)成本管理的工作，是企業(yè)建立自身競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。把握采購(gòu)成本的管理，加強(qiáng)控制方法的多變性，有利于企業(yè)在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的長(zhǎng)足發(fā)展。 參考文獻(xiàn)： [1]王槐林.采購(gòu)管理與庫(kù)存控制[M].中國(guó)物資出版社，2008. [2]宋健.現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)[M].北京科技出版社，2008. [3]黃昌華.采購(gòu)主管高效工作手冊(cè)[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2008. 作者簡(jiǎn)介： 劉陶然，男，河北廊坊人，東南大學(xué)MBA在讀研究生，現(xiàn)供職于南京威立雅環(huán)境服務(wù)有限公司。
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