淺談采購成本的管理

摘 要：通過對采購成本的分析，展開對采購成本控制的步驟論述，優(yōu)越的采購成本管理在于采取適合企業(yè)實(shí)際情況的成本控制方法。通過正確的方法解決成本控制的關(guān)鍵要素，才能使企業(yè)建立長期穩(wěn)定的發(fā)展路線和競爭地位。 　　關(guān)鍵詞：采購；成本管理；控制方法選擇 　　中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1008-4428（2013）10-20 -02 　　采購，是在市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)為獲取商品或服務(wù)，而對獲取對象的渠道、方式、質(zhì)量、價格、時機(jī)等進(jìn)行選擇，且把貨幣資金轉(zhuǎn)化為標(biāo)的物的交易過程。采購不僅僅是一種購買行為，而是從市場預(yù)測開始，經(jīng)過商品交易，直到采購的商品或服務(wù)轉(zhuǎn)移至需方的全部過程。 　　在整個采購活動過程中，一方面，通過采購獲取了資源，保證了企業(yè)正常生產(chǎn)的順利進(jìn)行，這是采購的效益；另一方面，在采購過程中，也會發(fā)生各種費(fèi)用，這就是采購成本。我們要追求采購經(jīng)濟(jì)效益的最大化，就是不斷降低采購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵的關(guān)鍵，就是要努力追求科學(xué)采購�？茖W(xué)采購是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化的基本利潤源泉。 　　一、分析采購成本 　　采購成本在各類企業(yè)總成本中都占有較大比重，是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)。采購成本的構(gòu)成關(guān)鍵是要分清狹義和廣義的成本。 　�。ㄒ唬┆M義的采購成本 　　狹義的采購成本包括發(fā)生在采購過程當(dāng)中，顯而易見產(chǎn)生的訂購過程成本（包括取得商品的費(fèi)用，訂購業(yè)務(wù)費(fèi)用等），以及受采購影響的庫存維持成本和不及時的缺貨成本。但狹義的采購成本不包括商品及物資的價格。 　　1、訂購成本是為了完成交易活動，而與供應(yīng)商達(dá)成采購契約并向其發(fā)出訂單過程中發(fā)生的各種成本。這些成本中，部分與訂購次數(shù)或數(shù)量沒有直接的關(guān)系，如設(shè)置采購機(jī)構(gòu)或辦事處的開支，都稱作訂購的固定成本；另一部分則隨訂購次數(shù)或數(shù)量的變化而變動，如差旅、郵遞、通信及餐飲等費(fèi)用，都稱為訂購的變動成本。 　　2、維持成本指為保持商品和物資的數(shù)量和性質(zhì)不發(fā)生變化而產(chǎn)生的費(fèi)用。可同樣分為固定成本和變動成本兩種。前者如倉儲折舊、倉儲人工等；后者如商品物資的占用資金、損壞和變質(zhì)、保險費(fèi)用和稅金等。 　　維持成本不容小覷，往往占采購成本的大部分比重，年度維持成本占采購成本的比重往往變化較大，可在9%-50%范圍內(nèi)，超市類企業(yè)一般在20%左右，這主要取決于超市的存貨政策。 　　3、缺貨成本，因采購延誤持續(xù)供給而造成的損失，如待產(chǎn)、停工、延遲發(fā)貨、喪失銷售機(jī)會和失去客戶等損失。 　　（二）廣義的采購成本 　　廣義的采購成本也就是整體采購成本，也可稱作戰(zhàn)略采購成本，指商品物資整個生產(chǎn)周期中發(fā)生的所有與產(chǎn)品、物資采購相關(guān)的成本。如采購市場調(diào)研費(fèi)用、采購決策成本、產(chǎn)品開發(fā)中供應(yīng)商參與成本及交貨、庫存、生產(chǎn)、質(zhì)檢、售后各階段因供應(yīng)商的參與所導(dǎo)致的成本增加或損失。 　　對采購成本的控制和分析也主要是對整體采購成本的關(guān)注，最終目的也是降低整體采購成本的花費(fèi)。 　　從整體成本的各個功能出發(fā)，可將整體成本分為以下幾種成本： 　　1、由于對供應(yīng)商的選擇和供應(yīng)商參與可能發(fā)生的成本，主要包括原材料及零部件影響產(chǎn)品的規(guī)格與技術(shù)水平而增加的成本；對供應(yīng)商各項水平的審核產(chǎn)生的費(fèi)用；原材料或零部件的鑒別過程產(chǎn)生的費(fèi)用；原材料及零部件不合格而產(chǎn)生的影響和損失帶來的費(fèi)用。 　　2、采購過程成本。主要包括商品采購價格及過程費(fèi)用；文件處理費(fèi)用；付款條件導(dǎo)致的匯率、利息費(fèi)用；材料運(yùn)輸及保險費(fèi)用等。 　　3、運(yùn)營過程發(fā)生的采購成本。如收發(fā)貨費(fèi)用；安全庫存費(fèi)用，庫存利息；不合格產(chǎn)品帶來的退換貨、包裝、運(yùn)輸費(fèi)用；原材料及部件庫存費(fèi)用；行政費(fèi)用等。 　　4、質(zhì)量控制中發(fā)生的采購成本。包括供應(yīng)商質(zhì)量體系審核確認(rèn)；檢驗(yàn)費(fèi)用；不合格品對生產(chǎn)交貨方面的影響；不合格品造成的返工及退貨成本等。 　　二、制定采購成本控制方案 　　采購人員的最終目的是降低整體采購成本，在對整體采購成本進(jìn)行分析后，應(yīng)制訂可行的采購成本控制方案。采購成本控制方案每一個步驟都直接影響到控制效果的實(shí)現(xiàn)。 　　（一）分析影響采購成本形成和變化的內(nèi)、外部因素 　　首先要按照狹義采購成本，分析影響訂貨成本、維持成本和缺貨成本的可能因素；然后進(jìn)行仔細(xì)緊密的供應(yīng)價格因素分析。 　�。ǘ�）制定采購成本標(biāo)準(zhǔn) 　　成本標(biāo)準(zhǔn)作為成本控制的準(zhǔn)繩，在成本計劃中一般表現(xiàn)為各項指標(biāo)，采購成本控制也是如此。按照整體采購成本概念，不同企業(yè)需要根據(jù)自身實(shí)際，規(guī)定一系列具體的標(biāo)準(zhǔn)。確定這些標(biāo)準(zhǔn)的方法大致分三種。 　　1、計劃指標(biāo)分解法。即將大指標(biāo)分解為小指標(biāo)。分解時可以按部門、單位分解，也可以按不同產(chǎn)品和各種產(chǎn)品的工藝階段或零部件進(jìn)行分解，若更細(xì)致一點(diǎn)，還可以按工序進(jìn)行分解。 　　2、預(yù)算法。就是用制定預(yù)算的辦法來制定控制標(biāo)準(zhǔn)。有的企業(yè)基本上是根據(jù)季度的生產(chǎn)銷售計劃和采購計劃來制訂較短期（如月份）的費(fèi)用開支預(yù)算，并把它作為成本控制的標(biāo)準(zhǔn)。采購用這種方法需由實(shí)際出發(fā)進(jìn)行制訂和調(diào)整預(yù)算。 　　3、定額法。就是建立起定額和費(fèi)用開支限額，并將這些定額和限額作為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制。在企業(yè)里，凡是能建立定額的地方，都應(yīng)把定額建立起來，如材料消耗定額、工時定額等。實(shí)行定額控制的辦法有利于成本控制的具體化和經(jīng)常化。 　�。ㄈ�）制定采購成本控制規(guī)范，監(jiān)督采購成本的形成 　　企業(yè)可通過制度建設(shè)，形成完善的采購成本控制規(guī)范，以根據(jù)控制標(biāo)準(zhǔn)，對采購成本形成的各個項目經(jīng)常地進(jìn)行檢查、評比和監(jiān)督。建立嚴(yán)格的采購制度不僅能規(guī)范企業(yè)的采購后活動，提高采購效率，杜絕部門之間的矛盾激化，還能預(yù)防采購人員的不良行為。首先，采購制度應(yīng)規(guī)定商品和物資采購的申請、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可權(quán)、采購的流程、相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等；其次要建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度；同時，要建立價格檔案和價格評價體系，組織專門小組，對采購物品的價格進(jìn)行比較和分析，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)采購價格和成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作業(yè)績對采購人員進(jìn)行獎懲。 　　企業(yè)對供應(yīng)商的管理有待加強(qiáng)。目前很多企業(yè)的采購工作都存在著一個誤區(qū)，認(rèn)為采購工作就是和供應(yīng)商搞好關(guān)系，然后在這種關(guān)系基礎(chǔ)上，與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對企業(yè)而言，這種情況是很危險的。在采購行為中，與供應(yīng)商建立良好的個人關(guān)系固然重要，長此以往，就會產(chǎn)生企業(yè)對某些特定供應(yīng)商的依賴，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應(yīng)商，不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，也會在企業(yè)內(nèi)部滋生腐敗行為，損害企業(yè)的利益。 　�。ㄋ模┘皶r糾正差錯 　　對于成本差異發(fā)生的原因，查明責(zé)任者后按情況給予相應(yīng)措施，分別提出改進(jìn)方法，并貫徹執(zhí)行。 　　三、控制采購成本的關(guān)鍵因素 　　采購成本控制的關(guān)鍵因素，以制造業(yè)企業(yè)為例，是指物資采購的控制、入庫與存儲的控制和對采購部門的考核。 　�。ㄒ唬�對物資采購的控制 　　生產(chǎn)所需的采購品、外協(xié)件、元器件等物資一般實(shí)行集中采購，統(tǒng)一供給，目的在于實(shí)現(xiàn)批量采購，降低采購成本。 　　采購部門以生產(chǎn)計劃部門提出的需求計劃為依據(jù)，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。組織采購時，要加強(qiáng)市場調(diào)研，堅持貨比三家，推行競爭機(jī)制，實(shí)行優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的采購原則。同時，根據(jù)企業(yè)實(shí)際，確定采購額度審批權(quán)限，。此外，在市場上經(jīng)常采購的物資，可實(shí)行定點(diǎn)采購。 　�。ǘ�）對物資入庫與存儲的控制 　　物資到達(dá)公司后，采購人員應(yīng)及時填制入庫單，庫管員和驗(yàn)收員根據(jù)物資的不同形態(tài)，分別采取各種計量手段，準(zhǔn)確計量，認(rèn)真驗(yàn)收。財務(wù)部應(yīng)該加強(qiáng)會計監(jiān)督，審核合同或計劃、發(fā)票、入庫單規(guī)格，手續(xù)是否齊備、完善。采購部年末應(yīng)根據(jù)財務(wù)決算的要求進(jìn)行全面的財產(chǎn)盤店清查，做到賬賬相符。并組織各部門清查盤店已領(lǐng)未用物資的結(jié)存情況。 　　（三）對采購部的考核 　　公司定期下達(dá)成本控制指標(biāo)，并據(jù)以對采購部考核： 　　材料采購價格差異=∑當(dāng)年實(shí)際采購量×（當(dāng)年采購價-上年采購價） 　　采購品損失額=∑采購品損失數(shù)量×采購單價 　　采購費(fèi)用降低額=本年采購品總額×（本年采購費(fèi)用率-上年采購費(fèi)用率） 　　財務(wù)部設(shè)賬單單獨(dú)核算采購費(fèi)用及損失。 　　四、采購成本控制方法的選擇 　　企業(yè)的成本控制方法有多種可選：價值分析（value analysis ，VA）、價值工程（value engineering， VE）和ABC分類控制法（activity based costing）；此外，企業(yè)可以通過采購模式和策略的調(diào)整達(dá)到成本控制的目的，一般包括實(shí)施準(zhǔn)時采購策略（JIT采購）、網(wǎng)上采購策略、集中采購策略、聯(lián)合采購策略、與供應(yīng)商建立采購?fù)�盟或簽訂長期采購協(xié)議、陽光采購策略和國際采購策略等。 　　選擇哪種采購成本控制方法與企業(yè)采購物品的性質(zhì)密切相關(guān)。一般說來，各行業(yè)采購物品可分為杠桿產(chǎn)品、戰(zhàn)略物資、一般產(chǎn)品和瓶頸產(chǎn)品四類。 　　對于采購風(fēng)險小、采購金額也小的一般產(chǎn)品，成本控制的重點(diǎn)在于降低采購管理費(fèi)用，減少采購頻率。其中，可應(yīng)用總訂單、綜合性供應(yīng)商、長期合作等方式進(jìn)行管理和控制。 　　對于采購風(fēng)險小、單位時間采購金額大的杠桿產(chǎn)品，要求采購人員要具備充分的專業(yè)知識，利用VA、VE方法進(jìn)行單件產(chǎn)品的成本分析；此外，還要培養(yǎng)潛在供應(yīng)商，利用有效價格競爭得到合適的采購價格，當(dāng)然供應(yīng)商要保持相對穩(wěn)定。 　　對于采購風(fēng)險大、單位時間采購金額也大的戰(zhàn)略物資，除了要進(jìn)行單件產(chǎn)品成本分析外，更重要的是要壟斷資源，保證供應(yīng)，與供應(yīng)商建立穩(wěn)定和堅實(shí)的供應(yīng)關(guān)系。 　　對于采購風(fēng)險大、單位時間采購金額小的瓶頸產(chǎn)品，則需要與供應(yīng)商進(jìn)行長期合作，進(jìn)行有效的搭配組合，提高對稀缺資源的掌控能力。同時，要努力縮短付款周期。 　　采購的管理工作是一項系統(tǒng)的科學(xué)的工作，在物資價格及采購過程費(fèi)用飛快波動的今天，對于整體采購的成本控制更顯得至關(guān)重要。如何能做好采購成本管理的工作，是企業(yè)建立自身競爭力的關(guān)鍵因素。把握采購成本的管理，加強(qiáng)控制方法的多變性，有利于企業(yè)在行業(yè)競爭中的長足發(fā)展。 　　參考文獻(xiàn)： 　　[1]王槐林.采購管理與庫存控制[M].中國物資出版社，2008. 　　[2]宋健.現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)知識[M].北京科技出版社，2008. 　　[3]黃昌華.采購主管高效工作手冊[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2008. 　　作者簡介： 　　劉陶然，男，河北廊坊人，東南大學(xué)MBA在讀研究生，現(xiàn)供職于南京威立雅環(huán)境服務(wù)有限公司。

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