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提高工作效率的方法
保證工作質(zhì)量，提高工作效率 熟習(xí)工作技能
針對(duì)“熟練程度”的提升，員工們應(yīng)先為自己的職業(yè)路向定位，通過(guò)學(xué)習(xí)，迅速提升自己在某方面的能力至合理標(biāo)準(zhǔn)，甚至超出水平。正所謂“熟能生巧”，當(dāng)某部分的工作速度加快后，便可以把省下來(lái)的時(shí)間，用作學(xué)習(xí)其它部分，提升工作效率。當(dāng)然，也可以選擇專(zhuān)注發(fā)展個(gè)人的強(qiáng)項(xiàng)，令水平提升至最高。 說(shuō)及工作效率，也就是對(duì)時(shí)間觀念的加強(qiáng)。一般工作效率不高的員工，都是對(duì)時(shí)間管理的概念較為薄弱，只會(huì)接受上級(jí)分派工作，心態(tài)過(guò)于被動(dòng)，未能有效地運(yùn)用自己的時(shí)間。他們大多數(shù)不知道自己的時(shí)間是如何花掉的，只感到一天的時(shí)間飛快地過(guò)去，還沒(méi)有完成甚么事情，便已經(jīng)到下班時(shí)間了。他們亦不會(huì)明白自己所花的時(shí)間是否合理。
提升效率方法
職場(chǎng)內(nèi)時(shí)間就是資源，當(dāng)企業(yè)都在爭(zhēng)分奪秒地爭(zhēng)取更好的業(yè)績(jī)時(shí)，員工應(yīng)配合其步伐，假如發(fā)覺(jué)自己時(shí)間概念不夠強(qiáng)，可以從兩方面著手處理：
(1)了解自己每天工作時(shí)間的分配，找出浪費(fèi)時(shí)間的原因，并且分析這個(gè)現(xiàn)象的成因，到底是因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)受到太多不速之客打擾，抑或是工作間太噪雜而未能集中精神等，這一切都要針對(duì)及正面解決。
(2)利用工具協(xié)助自己，如日程表或行動(dòng)計(jì)劃表等，清楚列明每天工作的內(nèi)容，每小時(shí)內(nèi)到底要處理甚么事情。每天有良好的記錄，就可以定出更有效的工作程序，達(dá)到提升工作效率的目的。
工作效率高低不僅體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平，還能看出企業(yè)的員工素質(zhì)，更能說(shuō)明企業(yè)在當(dāng)今市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，因此很多經(jīng)理人、很多企業(yè)也都在為提高工作效率絞盡腦汁，下面就將我在提高工作效率方面的一些心得，與朋友們一塊分享，敬請(qǐng)指教。
1. 保持最佳的工作激情 工作激情也可以說(shuō)是工作意愿，就是想不想做，想不想又好又快的做，是積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作，還是敷衍了事、拖拖拉拉的工作，兩種截然不同的心態(tài)，使得工作效率的具體表現(xiàn)也大相徑庭，因此工作激情成為提高工作效率的首要，就是說(shuō)提高和保持工作激情是提高工作效率的前提，關(guān)于如何提高和保持工作激情，在這里我不再贅述，敬請(qǐng)參閱本人發(fā)表在中國(guó)營(yíng)銷(xiāo)傳播網(wǎng)上的《保持營(yíng)銷(xiāo)團(tuán)隊(duì)工作激情的20招》。
2. 選擇正確的工作方向 工作方向就是工作目標(biāo)或工作目的，是一切工作的源頭和指導(dǎo)，我們可以選擇不同的工作方向，但是正確的工作方向只有一個(gè)，一旦選錯(cuò)了工作方向，工作效率將無(wú)從談起，或者說(shuō)勞民傷財(cái)、徒勞無(wú)功，對(duì)企業(yè)、對(duì)個(gè)人帶來(lái)的只有損失，因此工作之前，一定要慎重選擇、辨認(rèn)正確。
3. 選擇最好的工作方法 我們知道A公司和B公司之間的道路，也許有好多條，但只有兩公司之間的直線道路最近，只有選擇了直線道路才可能最先到達(dá)，也是效率最高的。選擇其他道路也能到達(dá)，但是效率卻沒(méi)有直線道路高。以此類(lèi)催，每項(xiàng)工作都有一個(gè)工作方法是某一狀態(tài)下效率最高的，只有找到了這個(gè)工作方法才能提高工作效率。因此這就要求我們?cè)诠ぷ髦�，一定費(fèi)盡心思找出最好的工作方法。
4. 施行科學(xué)的工作計(jì)劃 采用計(jì)劃管理，對(duì)每項(xiàng)工作都要認(rèn)真分析、正確量化，結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況、歷史狀況、行業(yè)狀況、工作狀況等，制定出科學(xué)合理的工作計(jì)劃，并按照工作計(jì)劃認(rèn)真執(zhí)行，對(duì)于工作計(jì)劃執(zhí)行中出現(xiàn)的突變情況，要及時(shí)、正確的進(jìn)行修正，施行科學(xué)的工作計(jì)劃是提高工作效率的保障。
5. 工具的選擇和使用 “工欲善其事，必先利其器”，選擇好的工具能使得事半功倍，比如騎摩托車(chē)就比騎自行車(chē)工作效率高，開(kāi)轎車(chē)又比騎摩托車(chē)的工作效率高，選擇電子郵件就比普通寄信工作效率高若干倍，現(xiàn)在是科技飛速發(fā)展的時(shí)代，新的工具層出不窮，甚至每一個(gè)新工具的出現(xiàn)，都是對(duì)老工具的革命，對(duì)提高工作效率都有相當(dāng)大的幫助，因此選擇合適、高效的工具，對(duì)提高工作效率有直接幫助。
6. 引進(jìn)適用的新設(shè)備 就生產(chǎn)方面來(lái)說(shuō)，采用新設(shè)備往往都能極大的提高工作效率，這方面是眾所周知的，在此不再贅言。
7. 采用新技術(shù)新工藝 前面說(shuō)的要選擇最好的工作方法，對(duì)生產(chǎn)、加工業(yè)而言，就是要不斷地改進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)工藝，只有創(chuàng)新、引進(jìn)、吸收新技術(shù)、新工藝，才能保證生產(chǎn)效率和生產(chǎn)水平的永遠(yuǎn)領(lǐng)先，才能真正體現(xiàn)新技術(shù)、新工藝對(duì)提高工作效率的貢獻(xiàn)。
8. 只做必須做的工作 工作前要對(duì)工作進(jìn)行分類(lèi)，分出重要又緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急的工作，按計(jì)劃、有步驟，只做當(dāng)時(shí)必須做的工作，免得喧賓奪主，影響了正常工作的進(jìn)展，確保有效工作的效率提高。
9. 養(yǎng)成好的工作習(xí)慣 平時(shí)要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，要按計(jì)劃工作，要按流程操作， 要服從指揮，要搞好工作協(xié)調(diào)，要搞好工具、設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，要勤學(xué)好問(wèn)，要善于總結(jié)提高，要向榜樣看學(xué)習(xí)……等等諸如此類(lèi)的工作習(xí)慣，都能提高工作效率。
10. 要學(xué)會(huì)放松和休息 記得有人說(shuō)過(guò)：不會(huì)休息就不會(huì)工作，其實(shí)很有道理，休息好了才能精力、體力充沛，精力、體力充沛才能以最好的狀態(tài)的工作�，F(xiàn)在的職場(chǎng)人士，多數(shù)面臨來(lái)自企業(yè)、社會(huì)、家庭等各方面的壓力，重壓之下難免影響工作效率，因此學(xué)會(huì)放松，使自己從壓力下解放出來(lái)，才能以輕松的心情積極的工作之中。所以，放松和休息都是為了保障員工的最佳工作狀態(tài)，也只有在最好的工作狀態(tài)下，才能提高工作效率。
綜上所述，提高工作效率的途徑，或許千條萬(wàn)條，但這十條應(yīng)該是比較關(guān)鍵的，因此經(jīng)理人和企業(yè)，最好以此為鏡，檢視自己和企業(yè)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互通有無(wú)，學(xué)習(xí)交流，以期真正提高工作效率！
制定合理的計(jì)劃，合理的分配時(shí)間，在效率上提升！
A將工作分分類(lèi)
你每天所要處理的工作，如果仔細(xì)想來(lái)無(wú)非有兩種：事務(wù)型和思考型。如果將你所要做的工作做如此劃分，區(qū)別對(duì)待，也許你會(huì)收到事半功倍的效果。
性質(zhì)相近的事情可以集中在同一個(gè)時(shí)間段來(lái)處理，而對(duì)于那些需要集中精力、一氣
呵成的思考型工作，則要謹(jǐn)慎對(duì)待，在做之前要進(jìn)行充分的思考，不停地想，苦思之后方有靈感閃現(xiàn)，這時(shí)要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干擾的時(shí)間段集中去做。
B為工作制定計(jì)劃
在這里需要指出一種錯(cuò)誤的理解，制定工作計(jì)劃不是給自己施壓，是為了讓自己記住該做的事。每天面對(duì)大量的工作，誰(shuí)都不免產(chǎn)生“丟三落四”、忙而無(wú)序的狀況；如果會(huì)工作，養(yǎng)成定時(shí)作計(jì)劃的習(xí)慣，效果是大大不一樣的。該做什么，什么時(shí)候做自己心中非常有數(shù)。制定工作計(jì)劃，關(guān)鍵是要會(huì)分解目標(biāo)，把制定的月目標(biāo)分解到一個(gè)周，一個(gè)周的目標(biāo)再分解到每一天。也許看上去是一個(gè)很龐大的，擔(dān)心完成不了的工作目標(biāo)，經(jīng)過(guò)這樣的層層分解后，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，原來(lái)要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)并不是很難；這樣工作起來(lái)才不會(huì)感到有很大的壓力。
養(yǎng)成利于工作的好習(xí)慣
一些好習(xí)慣的養(yǎng)成，常常有助于工作效率的提高 她說(shuō)自己的第一個(gè)原則就是在工作時(shí)間里不做與工作無(wú)關(guān)的事，特別是私事。 情緒好壞往往會(huì)影響到工作狀態(tài)。盡量不要把一些不好的情緒帶進(jìn)工作里， 此外，每天定時(shí)完成日常工作也很重要，
2. 許多方法可以幫助我們提高效率，兼顧工作與生活，例如個(gè)人的工作習(xí)慣、依靠團(tuán)隊(duì)、建立完善的流程等，這里主要探討個(gè)人效率問(wèn)題。假設(shè)您提高20%的工作效率，每周工作5天，無(wú)需加班，就能獲得6天的績(jī)效。實(shí)際上，您的效率提高可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)20%。
首先要明白，效率的關(guān)鍵在于良好的工作習(xí)慣，而不是學(xué)會(huì)一兩個(gè)方法， 建立工作列表
隨時(shí)記下要做的工作，所有事情一目了然。注意：
區(qū)分輕重緩急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。
設(shè)置并重視完成期限，就像對(duì)自己的承諾。
具體明確，如果太大就分解成簡(jiǎn)單的工作。
這一方法比較容易，大多數(shù)人都可以使用。
作用：
既減少記憶，又避免遺忘。
能快速著手工作。
有效利用瑣碎時(shí)間。
利用日程安排
日程安排與工作列表的不同在于，工作列表只是說(shuō)明要做什么，而日程還確定了什么時(shí)間去做。養(yǎng)成制定日程的習(xí)慣有些難度。我們可以：
先從時(shí)間已確定的事務(wù)開(kāi)始，例如會(huì)議、會(huì)面等。
逐漸培養(yǎng)日程安排能力，根據(jù)個(gè)人習(xí)慣，將事務(wù)安排在合適的時(shí)間。
不要安排得太滿(mǎn)，留下必要的緩沖時(shí)間。
相似的工作在一起，盡量減少角色的變化。
特別要養(yǎng)成習(xí)慣，隨時(shí)利用瑣碎時(shí)間做一些瑣碎的小事。
保持工作焦點(diǎn)和熱情
每天早晨先確立今天的目標(biāo)，讓工作焦點(diǎn)清晰，然后以最大的熱情地去做。 學(xué)會(huì)調(diào)整工作狀態(tài)，用積極的意識(shí)去激發(fā)熱情；
想辦法避免干擾。各種興趣愛(ài)好很影響工作狀態(tài)，把它們放到合適的孤立的時(shí)間段，例如午餐之后午休之前，或者重要工作完成之后，不要放在重要時(shí)間段之前。 建立正確的觀念
心中清楚什么事情值得花時(shí)間去做。學(xué)會(huì)權(quán)衡和取舍。
遇到難題尋求幫助
有時(shí)我們會(huì)面臨一些難題，如果您陷在一個(gè)思路中，可能會(huì)空耗時(shí)間，這時(shí)不妨同他人溝通一下，聽(tīng)聽(tīng)別人的見(jiàn)解，或許有更多的解決思路；
或者您對(duì)一個(gè)難題有了一個(gè)思路，也應(yīng)該立即與他人溝通一下，驗(yàn)證思路。一般的，在前期發(fā)現(xiàn)問(wèn)題比后期改正問(wèn)題要節(jié)省數(shù)倍的時(shí)間精力。
分解復(fù)雜工作
對(duì)復(fù)雜的工作，善于分解，分而治之，或?qū)で笏说膮f(xié)助，協(xié)同完成工作。 展開(kāi)多個(gè)工作線索
在某一時(shí)刻，你需要集中精力專(zhuān)注于一件事情。但某一段時(shí)間，最好有多個(gè)工作線索，如同吃著碗里的，看著鍋里的。有兩種情況適合這種方式。
遇到思路阻礙時(shí)可以暫時(shí)擱置，等經(jīng)過(guò)醞釀之后有了思路再做，有些難題可能在你放松思考的時(shí)候會(huì)迎刃而解。
提前考慮下一步工作思路，當(dāng)前工作完成時(shí)，下一步的大思路也清晰了，可以立即
著手去做，同時(shí)，開(kāi)始思考再后一步的問(wèn)題。
多個(gè)工作線索也可能使你思緒繁雜，這需要合理安排。
量化目標(biāo)完成情況，不斷改進(jìn)
記錄并量化工作完成情況（如果有工作列表就簡(jiǎn)單了）。用數(shù)字掌握自己的工作價(jià)值情況，然后：
改進(jìn)， 改進(jìn)， 改進(jìn)。
通常的情況是，你不知道自己應(yīng)該做什么：這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的工作會(huì)有什么樣的影響？這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么？當(dāng)你厘清了所有的問(wèn)題后，再開(kāi)始工作。 你必須理清的問(wèn)題包括：
——我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？
目標(biāo)清楚不是要對(duì)方跟你解釋公司的目標(biāo)或是策略，而是這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么，公司的目標(biāo)與你個(gè)人目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設(shè)定公司未來(lái)一年的營(yíng)運(yùn)策略與目標(biāo)，你可以問(wèn)說(shuō)：“我的工作目標(biāo)應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？”
舉例來(lái)說(shuō)，如果公司預(yù)計(jì)提升10％的營(yíng)業(yè)額，那么行銷(xiāo)部門(mén)必須達(dá)成什么樣的部門(mén)目標(biāo)或是個(gè)別業(yè)務(wù)員必須達(dá)到多少的業(yè)績(jī)，才能完成公司整體的目標(biāo)。 ——可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始？
你要知道的不是工作細(xì)節(jié)的問(wèn)題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級(jí)。例如，應(yīng)該先確認(rèn)好哪些事項(xiàng)，才能開(kāi)始進(jìn)行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其它流程的變動(dòng)而必須一再的重做；各項(xiàng)流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等。 ——我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？
可以尋求主管的建議，在過(guò)程中有可能犯下哪些錯(cuò)誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，曾經(jīng)發(fā)生過(guò)哪些意料之外的情形，必須預(yù)做準(zhǔn)備。這樣可以大幅減少不必要的錯(cuò)誤嘗試，當(dāng)然更能增加成功的機(jī)會(huì)。
——有哪些可用的工具與資源？
你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時(shí)間以及工作進(jìn)度。
2、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔(dān)心： ——會(huì)不會(huì)因此丟了工作？
——我和同事之間的友誼是否就此結(jié)束？
——老板有可能接受嗎？
拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對(duì)自己負(fù)責(zé)，管理自己的時(shí)間與工作，不應(yīng)讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。
在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)問(wèn)自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對(duì)我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌�？而如果你答�?yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？ 一旦有了決定之后，該怎么拒絕呢？如果是比較熟識(shí)的同事、朋友，或是完全不相識(shí)的人，最好是直接了當(dāng)?shù)恼f(shuō)：“抱歉，幫不上忙，”或是“現(xiàn)在真的很忙，抽不出時(shí)間。”不要多費(fèi)唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡(jiǎn)單的一兩句話就可以。而且必須在當(dāng)下直接回絕，不要拖延一兩天才說(shuō)出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時(shí)間應(yīng)該花費(fèi)在以下提到的另一種情況。
如果是面對(duì)客戶(hù)或是比較不熟識(shí)的其它部門(mén)同事，就應(yīng)該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問(wèn)題是：要如何響應(yīng)才能維持更好的關(guān)系，建立未來(lái)合作的基礎(chǔ)？ 首先，你要說(shuō)明為何無(wú)法答應(yīng)的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是幫助對(duì)方找到另一個(gè)更好的解決方法，有沒(méi)有可能找到其它人幫忙。讓對(duì)方覺(jué)得你不是在推卸責(zé)任，而是真的想幫助他解決問(wèn)題。
這時(shí)候的回答不再是“是”與“否”的問(wèn)題，而是溝通與對(duì)話的過(guò)程。你不是拒絕對(duì)方，而是與對(duì)方溝通解決的方法。溝通的過(guò)程也同樣讓對(duì)方了解你實(shí)際的工作情況，而不會(huì)無(wú)緣無(wú)故的一再找上你，請(qǐng)求你的幫忙。
3、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆的工作，實(shí)在是沒(méi)道理�！钡怯袥](méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上？你有沒(méi)有適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)真實(shí)的情況？如果你不說(shuō)出來(lái)，老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)的幫助老板訂出工作的優(yōu)先級(jí)。
你不是不做，但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來(lái)最大的效益，必須優(yōu)先處理。然后列出手中有哪些工作正在進(jìn)行，需要哪些支持才能在期限內(nèi)完成。
當(dāng)你做好以上的準(zhǔn)備時(shí)，再開(kāi)始與老板面對(duì)面討論，你可以問(wèn)說(shuō)：“未來(lái)幾天或幾星期內(nèi)必須先達(dá)成哪三個(gè)目標(biāo)？”或是直接告訴他：“我已經(jīng)先排定未來(lái)幾天應(yīng)該要優(yōu)先完成的工作項(xiàng)目，想聽(tīng)聽(tīng)你的建議？”總而言之，把短期內(nèi)應(yīng)該先完成、而且你有能力完成的工作項(xiàng)目確定下來(lái)。這樣不僅可以減少自己的工作負(fù)擔(dān)，更可以提醒老板，讓他了解你的實(shí)際工作量。
最后提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。
4、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿(mǎn)意
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