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提高工作效率的方法

時間:2023-05-01 05:21:15 資料 我要投稿
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提高工作效率的方法

保證工作質(zhì)量,提高工作效率 熟習(xí)工作技能

針對“熟練程度”的提升,員工們應(yīng)先為自己的職業(yè)路向定位,通過學(xué)習(xí),迅速提升自己在某方面的能力至合理標(biāo)準(zhǔn),甚至超出水平。正所謂“熟能生巧”,當(dāng)某部分的工作速度加快后,便可以把省下來的時間,用作學(xué)習(xí)其它部分,提升工作效率。當(dāng)然,也可以選擇專注發(fā)展個人的強項,令水平提升至最高。 說及工作效率,也就是對時間觀念的加強。一般工作效率不高的員工,都是對時間管理的概念較為薄弱,只會接受上級分派工作,心態(tài)過于被動,未能有效地運用自己的時間。他們大多數(shù)不知道自己的時間是如何花掉的,只感到一天的時間飛快地過去,還沒有完成甚么事情,便已經(jīng)到下班時間了。他們亦不會明白自己所花的時間是否合理。

提升效率方法

職場內(nèi)時間就是資源,當(dāng)企業(yè)都在爭分奪秒地爭取更好的業(yè)績時,員工應(yīng)配合其步伐,假如發(fā)覺自己時間概念不夠強,可以從兩方面著手處理:

(1)了解自己每天工作時間的分配,找出浪費時間的原因,并且分析這個現(xiàn)象的成因,到底是因為工作時受到太多不速之客打擾,抑或是工作間太噪雜而未能集中精神等,這一切都要針對及正面解決。

(2)利用工具協(xié)助自己,如日程表或行動計劃表等,清楚列明每天工作的內(nèi)容,每小時內(nèi)到底要處理甚么事情。每天有良好的記錄,就可以定出更有效的工作程序,達到提升工作效率的目的。

工作效率高低不僅體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平,還能看出企業(yè)的員工素質(zhì),更能說明企業(yè)在當(dāng)今市場上的競爭力,因此很多經(jīng)理人、很多企業(yè)也都在為提高工作效率絞盡腦汁,下面就將我在提高工作效率方面的一些心得,與朋友們一塊分享,敬請指教。

1. 保持最佳的工作激情 工作激情也可以說是工作意愿,就是想不想做,想不想又好又快的做,是積極主動、認(rèn)真負責(zé)的工作,還是敷衍了事、拖拖拉拉的工作,兩種截然不同的心態(tài),使得工作效率的具體表現(xiàn)也大相徑庭,因此工作激情成為提高工作效率的首要,就是說提高和保持工作激情是提高工作效率的前提,關(guān)于如何提高和保持工作激情,在這里我不再贅述,敬請參閱本人發(fā)表在中國營銷傳播網(wǎng)上的《保持營銷團隊工作激情的20招》。

2. 選擇正確的工作方向 工作方向就是工作目標(biāo)或工作目的,是一切工作的源頭和指導(dǎo),我們可以選擇不同的工作方向,但是正確的工作方向只有一個,一旦選錯了工作方向,工作效率將無從談起,或者說勞民傷財、徒勞無功,對企業(yè)、對個人帶來的只有損失,因此工作之前,一定要慎重選擇、辨認(rèn)正確。

3. 選擇最好的工作方法 我們知道A公司和B公司之間的道路,也許有好多條,但只有兩公司之間的直線道路最近,只有選擇了直線道路才可能最先到達,也是效率最高的。選擇其他道路也能到達,但是效率卻沒有直線道路高。以此類催,每項工作都有一個工作方法是某一狀態(tài)下效率最高的,只有找到了這個工作方法才能提高工作效率。因此這就要求我們在工作之前,一定費盡心思找出最好的工作方法。

4. 施行科學(xué)的工作計劃 采用計劃管理,對每項工作都要認(rèn)真分析、正確量化,結(jié)合現(xiàn)實狀況、歷史狀況、行業(yè)狀況、工作狀況等,制定出科學(xué)合理的工作計劃,并按照工作計劃認(rèn)真執(zhí)行,對于工作計劃執(zhí)行中出現(xiàn)的突變情況,要及時、正確的進行修正,施行科學(xué)的工作計劃是提高工作效率的保障。

5. 工具的選擇和使用 “工欲善其事,必先利其器”,選擇好的工具能使得事半功倍,比如騎摩托車就比騎自行車工作效率高,開轎車又比騎摩托車的工作效率高,選擇電子郵件就比普通寄信工作效率高若干倍,現(xiàn)在是科技飛速發(fā)展的時代,新的工具層出不窮,甚至每一個新工具的出現(xiàn),都是對老工具的革命,對提高工作效率都有相當(dāng)大的幫助,因此選擇合適、高效的工具,對提高工作效率有直接幫助。

6. 引進適用的新設(shè)備 就生產(chǎn)方面來說,采用新設(shè)備往往都能極大的提高工作效率,這方面是眾所周知的,在此不再贅言。

7. 采用新技術(shù)新工藝 前面說的要選擇最好的工作方法,對生產(chǎn)、加工業(yè)而言,就是要不斷地改進生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)工藝,只有創(chuàng)新、引進、吸收新技術(shù)、新工藝,才能保證生產(chǎn)效率和生產(chǎn)水平的永遠領(lǐng)先,才能真正體現(xiàn)新技術(shù)、新工藝對提高工作效率的貢獻。

8. 只做必須做的工作 工作前要對工作進行分類,分出重要又緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急的工作,按計劃、有步驟,只做當(dāng)時必須做的工作,免得喧賓奪主,影響了正常工作的進展,確保有效工作的效率提高。

9. 養(yǎng)成好的工作習(xí)慣 平時要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,要按計劃工作,要按流程操作, 要服從指揮,要搞好工作協(xié)調(diào),要搞好工具、設(shè)備的維護保養(yǎng),要勤學(xué)好問,要善于總結(jié)提高,要向榜樣看學(xué)習(xí)……等等諸如此類的工作習(xí)慣,都能提高工作效率。

10. 要學(xué)會放松和休息 記得有人說過:不會休息就不會工作,其實很有道理,休息好了才能精力、體力充沛,精力、體力充沛才能以最好的狀態(tài)的工作。現(xiàn)在的職場人士,多數(shù)面臨來自企業(yè)、社會、家庭等各方面的壓力,重壓之下難免影響工作效率,因此學(xué)會放松,使自己從壓力下解放出來,才能以輕松的心情積極的工作之中。所以,放松和休息都是為了保障員工的最佳工作狀態(tài),也只有在最好的工作狀態(tài)下,才能提高工作效率。

綜上所述,提高工作效率的途徑,或許千條萬條,但這十條應(yīng)該是比較關(guān)鍵的,因此經(jīng)理人和企業(yè),最好以此為鏡,檢視自己和企業(yè),取長補短,互通有無,學(xué)習(xí)交流,以期真正提高工作效率!

制定合理的計劃,合理的分配時間,在效率上提升!

A將工作分分類

你每天所要處理的工作,如果仔細想來無非有兩種:事務(wù)型和思考型。如果將你所要做的工作做如此劃分,區(qū)別對待,也許你會收到事半功倍的效果。

性質(zhì)相近的事情可以集中在同一個時間段來處理,而對于那些需要集中精力、一氣

呵成的思考型工作,則要謹(jǐn)慎對待,在做之前要進行充分的思考,不停地想,苦思之后方有靈感閃現(xiàn),這時要安排精力旺盛、思路敏捷,而且不易被干擾的時間段集中去做。

B為工作制定計劃

在這里需要指出一種錯誤的理解,制定工作計劃不是給自己施壓,是為了讓自己記住該做的事。每天面對大量的工作,誰都不免產(chǎn)生“丟三落四”、忙而無序的狀況;如果會工作,養(yǎng)成定時作計劃的習(xí)慣,效果是大大不一樣的。該做什么,什么時候做自己心中非常有數(shù)。制定工作計劃,關(guān)鍵是要會分解目標(biāo),把制定的月目標(biāo)分解到一個周,一個周的目標(biāo)再分解到每一天。也許看上去是一個很龐大的,擔(dān)心完成不了的工作目標(biāo),經(jīng)過這樣的層層分解后,結(jié)果發(fā)現(xiàn),原來要實現(xiàn)這個目標(biāo)并不是很難;這樣工作起來才不會感到有很大的壓力。

養(yǎng)成利于工作的好習(xí)慣

一些好習(xí)慣的養(yǎng)成,常常有助于工作效率的提高 她說自己的第一個原則就是在工作時間里不做與工作無關(guān)的事,特別是私事。 情緒好壞往往會影響到工作狀態(tài)。盡量不要把一些不好的情緒帶進工作里, 此外,每天定時完成日常工作也很重要,

2. 許多方法可以幫助我們提高效率,兼顧工作與生活,例如個人的工作習(xí)慣、依靠團隊、建立完善的流程等,這里主要探討個人效率問題。假設(shè)您提高20%的工作效率,每周工作5天,無需加班,就能獲得6天的績效。實際上,您的效率提高可能遠遠超過20%。

首先要明白,效率的關(guān)鍵在于良好的工作習(xí)慣,而不是學(xué)會一兩個方法, 建立工作列表

隨時記下要做的工作,所有事情一目了然。注意:

區(qū)分輕重緩急,先做重要的事情,注重效率更注重效果。

設(shè)置并重視完成期限,就像對自己的承諾。

具體明確,如果太大就分解成簡單的工作。

這一方法比較容易,大多數(shù)人都可以使用。

作用:

既減少記憶,又避免遺忘。

能快速著手工作。

有效利用瑣碎時間。

利用日程安排

日程安排與工作列表的不同在于,工作列表只是說明要做什么,而日程還確定了什么時間去做。養(yǎng)成制定日程的習(xí)慣有些難度。我們可以:

先從時間已確定的事務(wù)開始,例如會議、會面等。

逐漸培養(yǎng)日程安排能力,根據(jù)個人習(xí)慣,將事務(wù)安排在合適的時間。

不要安排得太滿,留下必要的緩沖時間。

相似的工作在一起,盡量減少角色的變化。

特別要養(yǎng)成習(xí)慣,隨時利用瑣碎時間做一些瑣碎的小事。

保持工作焦點和熱情

每天早晨先確立今天的目標(biāo),讓工作焦點清晰,然后以最大的熱情地去做。 學(xué)會調(diào)整工作狀態(tài),用積極的意識去激發(fā)熱情;

想辦法避免干擾。各種興趣愛好很影響工作狀態(tài),把它們放到合適的孤立的時間段,例如午餐之后午休之前,或者重要工作完成之后,不要放在重要時間段之前。 建立正確的觀念

心中清楚什么事情值得花時間去做。學(xué)會權(quán)衡和取舍。

遇到難題尋求幫助

有時我們會面臨一些難題,如果您陷在一個思路中,可能會空耗時間,這時不妨同他人溝通一下,聽聽別人的見解,或許有更多的解決思路;

或者您對一個難題有了一個思路,也應(yīng)該立即與他人溝通一下,驗證思路。一般的,在前期發(fā)現(xiàn)問題比后期改正問題要節(jié)省數(shù)倍的時間精力。

分解復(fù)雜工作

對復(fù)雜的工作,善于分解,分而治之,或?qū)で笏说膮f(xié)助,協(xié)同完成工作。 展開多個工作線索

在某一時刻,你需要集中精力專注于一件事情。但某一段時間,最好有多個工作線索,如同吃著碗里的,看著鍋里的。有兩種情況適合這種方式。

遇到思路阻礙時可以暫時擱置,等經(jīng)過醞釀之后有了思路再做,有些難題可能在你放松思考的時候會迎刃而解。

提前考慮下一步工作思路,當(dāng)前工作完成時,下一步的大思路也清晰了,可以立即

著手去做,同時,開始思考再后一步的問題。

多個工作線索也可能使你思緒繁雜,這需要合理安排。

量化目標(biāo)完成情況,不斷改進

記錄并量化工作完成情況(如果有工作列表就簡單了)。用數(shù)字掌握自己的工作價值情況,然后:

改進, 改進, 改進。

通常的情況是,你不知道自己應(yīng)該做什么:這個目標(biāo)對你的工作會有什么樣的影響?這個目標(biāo)對你的意義是什么?當(dāng)你厘清了所有的問題后,再開始工作。 你必須理清的問題包括:

——我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?

目標(biāo)清楚不是要對方跟你解釋公司的目標(biāo)或是策略,而是這個目標(biāo)對你的意義是什么,公司的目標(biāo)與你個人目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設(shè)定公司未來一年的營運策略與目標(biāo),你可以問說:“我的工作目標(biāo)應(yīng)該做出哪些調(diào)整?是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式?”

舉例來說,如果公司預(yù)計提升10%的營業(yè)額,那么行銷部門必須達成什么樣的部門目標(biāo)或是個別業(yè)務(wù)員必須達到多少的業(yè)績,才能完成公司整體的目標(biāo)。 ——可否建議我,要從哪個地方開始?

你要知道的不是工作細節(jié)的問題,而是要確定大致的方向與優(yōu)先級。例如,應(yīng)該先確認(rèn)好哪些事項,才能開始進行后續(xù)的作業(yè);哪些事情應(yīng)該排在最后,以避免其它流程的變動而必須一再的重做;各項流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等。 ——我應(yīng)該注意哪些事情,避免影響目標(biāo)的達成?

可以尋求主管的建議,在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失,應(yīng)該要如何避免;根據(jù)過去的經(jīng)驗,曾經(jīng)發(fā)生過哪些意料之外的情形,必須預(yù)做準(zhǔn)備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試,當(dāng)然更能增加成功的機會。

——有哪些可用的工具與資源?

你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用,可以尋求哪些支持,這樣才能更有效規(guī)劃自己的時間以及工作進度。

2、懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進度

對于許多人來說,拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情,你總是擔(dān)心: ——會不會因此丟了工作?

——我和同事之間的友誼是否就此結(jié)束?

——老板有可能接受嗎?

拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況,你必須對自己負責(zé),管理自己的時間與工作,不應(yīng)讓別人的額外要求,讓自己陷入忙亂的局面。

在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時,應(yīng)該先問問自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?”你必須考慮,如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進度,而且因為你的拖延而影響到其它人?而如果你答應(yīng)了,是否真的可以達到對方要求的目標(biāo)? 一旦有了決定之后,該怎么拒絕呢?如果是比較熟識的同事、朋友,或是完全不相識的人,最好是直接了當(dāng)?shù)恼f:“抱歉,幫不上忙,”或是“現(xiàn)在真的很忙,抽不出時間!辈灰噘M唇舌,也不需要解釋一堆的理由,只要簡單的一兩句話就可以。而且必須在當(dāng)下直接回絕,不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多,寶貴的時間應(yīng)該花費在以下提到的另一種情況。

如果是面對客戶或是比較不熟識的其它部門同事,就應(yīng)該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是:要如何響應(yīng)才能維持更好的關(guān)系,建立未來合作的基礎(chǔ)? 首先,你要說明為何無法答應(yīng)的原因,并表示你的歉意。然后,最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法,有沒有可能找到其它人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責(zé)任,而是真的想幫助他解決問題。

這時候的回答不再是“是”與“否”的問題,而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方,而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對方了解你實際的工作情況,而不會無緣無故的一再找上你,請求你的幫忙。

3、主動提醒老板排定優(yōu)先級,可大幅減輕工作負擔(dān)

“手邊的工作都已經(jīng)做不完了,又丟給我一堆的工作,實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)真實的情況?如果你不說出來,老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且,他可能早就不記得之前已經(jīng)交待你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。

你當(dāng)然不可能同時完成這么多的工作,為什么不主動的幫助老板訂出工作的優(yōu)先級。

你不是不做,但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來最大的效益,必須優(yōu)先處理。然后列出手中有哪些工作正在進行,需要哪些支持才能在期限內(nèi)完成。

當(dāng)你做好以上的準(zhǔn)備時,再開始與老板面對面討論,你可以問說:“未來幾天或幾星期內(nèi)必須先達成哪三個目標(biāo)?”或是直接告訴他:“我已經(jīng)先排定未來幾天應(yīng)該要優(yōu)先完成的工作項目,想聽聽你的建議?”總而言之,把短期內(nèi)應(yīng)該先完成、而且你有能力完成的工作項目確定下來。這樣不僅可以減少自己的工作負擔(dān),更可以提醒老板,讓他了解你的實際工作量。

最后提醒一點,討論的過程中必須時時站在主管的立場思考,體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題,而不是把問題推給主管。當(dāng)然,更不應(yīng)該自己承受問題。

4、報告時要有自己的觀點,只需少量的信息即可讓老板感到滿意

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