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構(gòu)建現(xiàn)代商務秘書合理的知識結(jié)構(gòu)
教育與培訓
構(gòu)建現(xiàn)代商務秘書合理的知識結(jié)構(gòu)
劉素琴
某電信公司翻譯隨團一起到國外采購設(shè)備，在談及設(shè)備技術(shù)指標性能時翻譯不知所云，技術(shù)人員雖然理解專業(yè)術(shù)語卻無法草擬合同文本，秘書雖會起草文本卻苦于法律和英語功底欠缺而難以下筆。最后，在翻譯、技術(shù)人員、法律顧問、秘書的通力合作下問題才得到了解決。
可見目前我國開設(shè)商務秘書專業(yè)的院校培養(yǎng)出來的學生在知識結(jié)構(gòu)上存在著明顯缺陷，很難勝任企業(yè)秘書工作。因此，有的企業(yè)只得從專業(yè)技術(shù)人員中選擇文字功底較好的員工改行從事秘書工作，這既造成人才的另一種浪費，又抑制了企業(yè)對秘書專業(yè)畢業(yè)生的需求。這就要求開設(shè)商務秘書專業(yè)的院校在學生知識能力構(gòu)建和課程體系建設(shè)上作進一步的調(diào)整與完善，以適應現(xiàn)代化企業(yè)管理對秘書人才的要求。我們認為，開設(shè)秘書專業(yè)的高職高專院校在課程設(shè)置上除保持原有的秘書實務、公文寫作等核心課程外，還應增加五個模塊的內(nèi)容：
一、專業(yè)知識是勝任企業(yè)工作的基礎(chǔ)。企業(yè)的辦公室不僅承擔著秘書工作職能，還承擔著企業(yè)策劃、廣告宣傳等職能，企業(yè)秘書只有熟悉本行業(yè)、本企業(yè)的通用業(yè)務技術(shù)及相關(guān)專業(yè)術(shù)語，才能滿足開展業(yè)務活動、進行企業(yè)策劃、宣傳企業(yè)文化和擬定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)目標、業(yè)務發(fā)展思路等工作的需要。因此，高職高專院校在秘書教育中應改革培養(yǎng)模式，可采取一、二年級打好專業(yè)基礎(chǔ)，三、四年級根據(jù)就業(yè)方向進行班級重組，分別開設(shè)不同行業(yè)類別的相關(guān)專業(yè)課程，以增強學生的專業(yè)適應性。
二、法律法規(guī)知識是依法工作的保障。目前企業(yè)的綜合辦公室大多集秘書事務與法律事務于一身，秘書除了做好日常工作外還要從事企業(yè)規(guī)章制度的起草、審查，參與商務談判、項目招標，負責合同的起草、審查與第一文庫網(wǎng)管理，辦理企業(yè)注冊、登記、年檢，處理商標、專利等專業(yè)性強且責任重大的事務。企業(yè)秘書只有具
備相關(guān)的法律法規(guī)知識，才能依法從事管理并依法維護企業(yè)的合法權(quán)益。
三、專業(yè)英語是對外溝通的橋梁。隨著國際經(jīng)濟交往活動的增多，中資企業(yè)與外企、外商的業(yè)務往來日益頻繁。在涉外活動中，商務秘書要從事外事接待、涉外信函處理，為領(lǐng)導準備相關(guān)企業(yè)背景材料、業(yè)務資料和事務文書，不具備一定的外語水平尤其是專業(yè)外語水平和英語口語能力顯然是不行的。
四、財務知識是企業(yè)管理的重要工具。現(xiàn)階段，國家對國有企業(yè)的管理主要是通過對資產(chǎn)保值增值率、資產(chǎn)負債率、利潤率、凈資產(chǎn)收益率等一系列經(jīng)濟指標的考核而實現(xiàn)的，對企業(yè)的監(jiān)控也是通過資產(chǎn)負債率、凈資產(chǎn)收益率、市盈率、每股獲利倍數(shù)、每股股利等指標實現(xiàn)的，企業(yè)內(nèi)部往往也是通過分析業(yè)務收入增長率、資產(chǎn)收益率、利潤率、勞動生產(chǎn)率、職工工資增長率等對企業(yè)的經(jīng)營狀況進行考核和評價的。這就要求商務秘書必須具備較為系統(tǒng)的財務知識。
五、商務禮儀知識是開展工作的通行證。因為商務秘書要經(jīng)常從事接待工作并安排出訪、會務、談判、慶典、發(fā)布會等，所以掌握一定的商務禮儀知識如基本的禮節(jié)禮儀、少數(shù)民族的風俗習慣、外國的風土人情等就顯得十分必要。
當然，政治素質(zhì)、政策水平、綜合分析能力、創(chuàng)新能力等對職業(yè)秘書來說也是必不可少的，但這些素質(zhì)與能力的養(yǎng)成并非一日之功，需要秘書不斷學習、培養(yǎng)和積累。
（作者單位：安徽郵電職業(yè)技術(shù)學院）
《秘書之友》2005年第5期
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