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秘書應(yīng)掌握的接聽電話禮儀

時間:2023-05-07 07:36:18 資料 我要投稿
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秘書應(yīng)掌握的接聽電話禮儀

  辦公秘書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接聽電話的禮儀,讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情,通話結(jié)束后,對方會對您公司有極佳的印象。

秘書應(yīng)掌握的接聽電話禮儀

  通話時聲音不宜太大,讓對方聽得清楚就可以,否則對方會感覺不舒服,而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

  接起電話時首先應(yīng)自報單位名稱及所屬部門。

  接聽電話時,要詢問對方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。

  當對方要找的人不在時,在不了解對方的動機、目的是什么時,請不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

  當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應(yīng)先招待來訪客人,此時應(yīng)盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時,應(yīng)告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。

  在電話中傳達事情時,應(yīng)重復(fù)要點,對于數(shù)字、日期、時間等,應(yīng)再次確認以免出錯。

  如果對方?jīng)]有報上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時應(yīng)客氣而禮貌地詢問:"對不起,請問您是哪位?"要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時,最好不要口頭轉(zhuǎn)達,可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

  聽不清楚對方說話的內(nèi)容時,最好不要猶豫,應(yīng)立即將狀況明確告知對方,請對方給予改善。

  如果電話突然發(fā)生故障導致通話中斷,此時務(wù)必換另外的電話再撥給對方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

  掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對方已掛斷電話,才能放下聽筒。

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